Согласие на обработку персональных данных: правила оформления, бланки и образцы

Также см. “Изменения по персональным данным с 1 марта 2023 года: обзор“. 

Зачем нужно согласие

Согласие на обработку персональных данных – ключевой документ, который обеспечивает законность использования личных данных.

Документ (согласие) начинается с описания того, какие стороны участвуют в сборе, хранении или использовании персональных данных, а также какие законы применяются к этой деятельности. Затем следует описание того, какой тип информации можно получать от отдельных лиц, чтобы их данные обрабатывались на законных основаниях и с соблюдением этических норм. Кроме того, в этом документе объясняется, как действовать, если человек передумает давать разрешение на определенные виды обработки.

Получается, что «согласие» это один из базовых документов рамках взаимодействия «работник-работодатель”. Однако этот документ также может потребоваться и в других сферах жизни (например, в при взаимодействии с клиентами).

Что относится к персональным данным

К персональным данным относятся:

• фамилия, имя, отчество;
• пол, возраст;
• образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;
• место жительства;
• семейное положение, наличие детей, родственные связи;
• факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
• финансовое положение. Сведения о заработной плате также являются персональными данными (Письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 N 08КМ-3681);
• деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
• прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Получение персональных данных работника

Все персональные данные работника следует получать у него самого (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Причем это допускается только с его согласия.

Чтобы получить персональные данные сотрудника:

• получите согласие на обработку персданных;
• возьмите данные из документов сотрудника;
• попросите третьих лиц предоставить сведения (с согласия работника).

Работодатели являются операторами персональных данных и обязаны уведомлять Роскомнадзор о начале обработки персональных данных работников. Подробнее см. “Как в 2023 году все работодатели обязаны уведомлять РКН“.

Получение согласия работника на обработку персональных данных

Если вы собираетесь обрабатывать персональные данные сотрудника, возьмите у него письменное согласие. С таким согласием вы сможете обрабатывать персданные сотрудника, но будете не вправе их передавать. На это нужно отдельное согласие (п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК РФ).

В согласии укажите личные данные сотрудника, цель обработки персданных и их перечень, а также срок, в течение которого действует согласие сотрудника.

Имейте в виду

Согласие сотрудника на обработку должно быть конкретным, информированным, сознательным, предметным и однозначным. Это значит, что в нем нужно установить конкретную цель обработки, перечень данных, которые будете обрабатывать, а также указать, чьи персданные будете обрабатывать и кто выступает оператором обработки.

Если обрабатываете биометрические персональные данные сотрудников, проверьте, что упомянули о них в согласиях. Если нет — чтобы хранить фото и видеозаписи с сотрудником, получите отдельное согласие на обработку биометрических данных.

Срок действия согласия закон не ограничивает, поэтому можно указать любой срок. Например, до дня его отзыва (ст. 9 Закона N 152-ФЗ).

Таблица: образцы согласий на обработку персональных данных работников (в различных ситуациях)

Согласие на обработку персональных данных других лиц

Зачастую бизнес сталкивается с необходимостью обработки персональных данных клиентов (например, покупателей, посетителей сайтов и прочее). В таких обстоятельствах также важно удостовериться, что вы получили однозначное согласие на взаимодействие с их персональными данными. Далее – примеры согласий, которые следует оформить.

Видео по теме