Автор:

Положение об отпусках в 2020 году

Законодательством не установлена обязанность утверждать положение о предоставлении отпусков. Однако мы рекомендуем его оформить в тех случаях, когда в правилах внутреннего трудового распорядка не прописан порядок предоставления, переноса и оплаты отпуска.

Также смотрите:

Основные моменты

Положение об отпусках (далее – Положение) составляется в произвольной форме с соблюдением внутренних правил по оформлению организационно-распорядительных документов.

В Положении рекомендуется указать все основные моменты, касающиеся оформления отпусков:

  • какие отпуска предоставляются;
  • как согласовывается заявление на отпуск и его перенос;
  • из какого расчета отпуск оплачивается;
  • как предоставляется отпуск с последующим увольнением и другие моменты.

Положение утверждается приказом. После утверждения этот документ становится обязательным к исполнению всеми работниками компании. Сотрудники знакомятся с данным приказом под роспись в листе ознакомления. Для вновь принятых на работу сотрудников Положение включают в перечень внутренних локальных актов компании, с которыми новый работник должен быть ознакомлен.

Рассмотрим основные моменты Положения, которые мы рекомендуем в него включить.

Виды отпусков

Напомним, что в основном работникам положен стандартный отпуск в 28 календарных дней. Однако есть категории сотрудников, которым положены дополнительные отпуска. Например, несовершеннолетним сотрудникам или сотрудникам, имеющим ненормированный рабочий день. Если вы хотите освежить свои знания про категории сотрудников, кому положены дополнительные отпуска, советуем ознакомиться с нашей статьей «Дополнительный оплачиваемый отпуск в 2020 году».

Несмотря на то, что обязательность предоставления дополнительных дней отдыха прописана только некоторым категориям сотрудников, вы можете еще установить и свои. Тем самым ваши работники будут дольше отдыхать, лучше работать после отдыха и держаться за место. Например, по закону положен допотпуск в количестве 3 дней за ненормированный рабочий день. Вы можете Положением установить, например, дополнительно не 3, а 5 дней отдыха. Или установить, что инвалидам вы дополнительно предоставляете 3 дня отдыха. Это не ухудшает положение сотрудников, поэтому вы вправе это делать.

Также в Положении надо прописать и порядок предоставления отпусков за свой счет. Есть обязательные виды отпусков, которые следует предоставлять в соответствии с законом.

Например, есть обязанность нанимателя предоставлять отпуск сотруднику при рождении ребенка. Об этом можно прочитать в статье «Отпуск при рождении ребенка в 2020 году».

Также положено предоставлять отпуска в связи со смертью близкого родственника. О том, какой отпуск предоставляется на свадьбу вы узнаете из данной публикации «Как взять отпуск на свадьбу в 2020 году».

Порядок предоставления отпусков

В положении об отпусках рекомендуется указать за какой период работы работнику полагается отпуск. Так, по общему правилу первый отпуск полагается сотруднику только по окончанию шестимесячного стажа у конкретного работодателя. А далее по графику отпусков. Во избежание вопросов вы можете прописать эти нормы в своем ЛНА. Подробнее о том, когда вы можете предоставить сотруднику оплачиваемый отпуск за первый год работы в компании, читайте в материале «Право на первый отпуск».

Часто работники по своим личным убеждениям предпочитают не брать весь отпуск целиком, а разделяют его на части. Не все знают, что по закону положено, чтобы одна из частей отпуска была обязательно 14 календарных дней. Поэтому это правило стоит прописать в Положении. Однако ведомство не рекомендует чрезмерно дробить отпуск на части, т.к. в этом случае работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить свои силы для нового рабочего периода.

Далее в положении пропишите порядок получения дополнительного отпуска. Как он может браться: отдельно или может быть присоединен к основному отпуску. Это правило законодательно не установлено, поэтому будет хорошо, если вы это зафиксируете в своем документе.

Документальное оформление отпуска

На этот раздел мы советуем обратить особое внимание. И даже следует дополнить его формами заявлений, чтобы работники не делали ошибки.

Начать стоит с указания сроков подготовки графика отпусков. Это будет основным документом, регламентирующим очередность предоставления отпусков: и основных, и дополнительных. Вы можете ознакомиться со статьей, посвященной оформлению – «Приказы о графике отпусков в 2020 году».

По закону график отпусков не должен согласовываться с работниками в силу ч. 1 ст. 123 ТК РФ. Однако есть работники, пожелания которых вы не имеете право не учитывать. Такие сотрудники идут в отпуск тогда, когда им это удобно. Подробнее данный вопрос раскрыт в статье «Как составить и утвердить график отпусков на 2020 год».

Также в Положении стоит прописать порядок уведомления работника о предстоящем отпуске. Это можно сделать письменно или направить уведомление по корпоративной электронной почте. Многие компании настраивают автоматическое направление таких уведомлений из программы, в которой ведется учет зарплаты.

Рекомендуется указать в ЛНА, в какой срок работник должен написать заявление на отпуск не по графику. Отдельно распишите порядок предоставления ученического отпуска.

Если в Положении у вас не будет расписан порядок и форма уведомления работодателя об основаниях продления отпуска, то вы будете иметь головную боль по окончании отпуска, когда работник не выйдет на работу. Многие сотрудники считают, что отпуск продляется автоматически при болезни. Однако они не знают, что они должны как-то уведомить об этом своего работодателя.

Перенос и отзыв из отпуска

Обязательно пропишите в Положении порядок переноса и отзыва работника из отпуска.

В связи с тем, что не всех сотрудников можно отзывать из отпуска, а от разрешенных категорий требуется письменное согласие на отзыв, детально опишите порядок отзыва работников из отпуска.

Не лишним будет указание в Положении на то, что отзыв из отпуска возможен только при соблюдении норм ч. 1 ст. 125 ТК РФ. В этом случае работник не потеряет возможность на двухнедельный обязательный отпуск.

Перенос отпуска возможен по просьбе руководителя или по личной инициативе работника. Однако просьбу руководителя можно проигнорировать, т.к. работник имеет право идти в отпуск в соответствии с утвержденным графиком отпусков. Однако возможны ситуации, когда работнику самому может потребоваться перенос запланированного отпуска. Так, в период пандемии коронавируса и ограничения авиаперелетов, а также закрытия многих государственных границ, многие работники отменяли свои отпуска.

Более подробно про перенос отпуска вы сможете прочитать в статье – «Перенос отпуска в 2020 году».

Порядок оплаты отпуска

Данный порядок следует особо детализировать, если работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности. Если у вас нет отдельного документа, регламентирующего порядок компенсации проезда в отпуск и обратно, то следует это сделать здесь.

Порядок оплаты отпуска – это выплата отпускных за 3 дня до начала отпуска. Если данный срок не соблюден, то работник имеет право отменить свой отпуск.

Образец положения об отпусках

Как вы уже догадались, положение об отпусках довольно сложный документ, в котором вы должны учесть многие моменты. Особенно важно отразить те случаи, которые четко не прописаны в трудовом законодательстве или возможны вариации. Наши специалисты специально для вас разработали образец положения об отпусках. Вы можете скачать его и дополнить его необходимыми моментами, которые используются именно в вашей компании.

Положение обычно утверждается приказом. В нем указывается дата начала применения Положения. Делать это не обязательно. Можно в правом верхнем углу Приложения указать:

  • утверждено;
  • дата;
  • должность;
  • подпись;
  • расшифровка ФИО руководителя.

Это тоже будет иметь юридическую силу.

Как ознакомить работников с Положением

С Положением необходимо ознакомить всех без исключения работников, оформленных по трудовому договору. Для этого необходимо оформить лист ознакомления или специальный журнал. Лист ознакомления может выглядеть так:

Если работник не хочет знакомиться с Положением, то зачитайте ему этот документ при свидетелях. Далее составьте акт о том, что работник ознакомлен устно. Несмотря на то, что подписи работника в Положении нет, это не освободит работника от обязанности действовать в соответствии с документом.

Итоги

Положение об отпусках не является обязательным документом. Однако его утверждение поможет избежать ошибок в оформлении отпусков, а также многих спорных моментов, которые четко не прописаны в законодательстве. Образец Положения поможет вам самостоятельно разработать данный документ и использовать его в своей работе.