Также смотрите:
Основные моменты
Положение об отпусках (далее – Положение) составляют в произвольной форме с соблюдением внутренних правил по оформлению организационно-распорядительных документов.
В Положении рекомендуем указать все основные моменты, касающиеся оформления отпусков. А именно:
- какие отпуска предоставляются;
- как согласовывается заявление на отпуск и его перенос;
- из какого расчета отпуск оплачивается;
- как предоставляется отпуск с последующим увольнением и др. моменты.
Положение утверждают приказом. После утверждения этот документ становится обязательным к исполнению всеми работниками компании.
Сотрудников знакомят с данным приказом под роспись в листе ознакомления. Для вновь принятых на работу сотрудников Положение включают в перечень внутренних актов компании, с которыми новый работник должен быть ознакомлен.
Рассмотрим основные моменты Положения, которые рекомендуем в него включить.
Виды отпусков
Напомним, что в основном работникам положен стандартный отпуск в 28 календарных дней. Однако есть категории сотрудников, которым положены дополнительные отпуска. Например, несовершеннолетним или имеющим ненормированный рабочий день.
Если нужно освежить знания про категории сотрудников, кому положены дополнительные отпуска, советуем ознакомиться с нашей статьей «Кому положен дополнительный оплачиваемый отпуск в 2020 году».
Несмотря на то, что обязательность предоставления дополнительных дней отдыха в законе прописана только некоторым категориям сотрудников, работодатель может ещё установить и свои. Тем самым, работники будут дольше отдыхать, лучше работать после отдыха и держаться за место.
ПРИМЕР
По закону положен допотпуск в количестве 3-х дней за ненормированный рабочий день. Положением можно установить, например, дополнительно не 3, а 5 дней отдыха. Или установить, что инвалидам дополнительно предоставляют 3 дня отдыха. Это не ухудшает положение сотрудников, поэтому наниматель вправе это делать.
Также в Положении об отпусках надо прописать порядок предоставления отпусков за свой счет. Ведь есть обязательные виды отпусков, которые следует предоставлять в соответствии с законом.
Например, есть обязанность нанимателя предоставлять отпуск сотруднику при рождении ребенка. Об этом можно прочитать в статье «Положен ли отпуск при рождении ребенка».
Также положено предоставлять отпуска в связи со смертью близкого родственника.
О том, какой отпуск предоставляют на свадьбу, вы узнаете из публикации «Как взять отпуск на свадьбу».
Порядок предоставления отпусков
В Положении об отпусках рекомендуем указать, за какой период работы сотруднику положен отпуск.
Так, по общему правилу первый отпуск положен сотруднику только по окончании 6-месячного стажа у конкретного работодателя. А далее – по графику отпусков. Во избежание вопросов можно прописать эти нормы в локальном нормативном акте.
Подробнее о том, когда можно предоставить сотруднику оплачиваемый отпуск за первый год работы в компании, читайте в материале «Право на первый отпуск».
Часто работники по своим личным убеждениям предпочитают не брать весь отпуск целиком, а разделяют его на части. Не все знают, что по закону положено, чтобы одна из частей отпуска была обязательно 14 календарных дней. Поэтому данное правило стоит прописать в Положении. Однако чиновники не рекомендуют чрезмерно дробить отпуск на части, т. к. в этом случае работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить свои силы для нового рабочего периода.
Далее в Положении пропишите порядок получения дополнительного отпуска. Как его можно брать: отдельно или можно присоедить к основному отпуску. Это правило законодательно не установлено, поэтому будет хорошо, если это зафиксировано в документе работодателя.
Документальное оформление отпуска
На этот раздел советуем обратить особое внимание. И даже следует дополнить его формами заявлений, чтобы работники не делали ошибки.
Начать стоит с указания сроков подготовки графика отпусков. Это основной документ, регламентирующий очередность предоставления отпусков – и основных, и дополнительных.
Вы можете ознакомиться со статьей, посвященной оформлению – «Как составить и утвердить график отпусков: образцы приказов».
По закону график отпусков не нужно согласовывать с работниками – в силу ч. 1 ст. 123 ТК РФ. Однако есть работники, пожелания которых работодатель не имеет права не учитывать. Такие сотрудники идут в отпуск тогда, когда им это удобно.
Подробнее данный вопрос раскрыт в статье «Как составить и утвердить график отпусков на 2020 год».
Также в Положении стоит прописать порядок уведомления работника о предстоящем отпуске. Это можно сделать письменно или направить уведомление по корпоративной электронной почте. Многие компании настраивают автоматическое направление таких уведомлений из программы, в которой ведут учет зарплаты.
Рекомендуем указать в локальном акте, в какой срок работник должен написать заявление на отпуск не по графику. И отдельно расписать порядок предоставления ученического (учебного) отпуска.
Если в Положении не расписан порядок и форма уведомления работодателя об основаниях продления отпуска, будете иметь головную боль по окончании отпуска, когда сотрудник не выйдет на работу. Многие работники считают, что отпуск продляется автоматически при болезни. Однако они не знают, что должны как-то уведомить об этом своего работодателя.
Перенос и отзыв из отпуска
Обязательно пропишите в Положении порядок переноса и отзыва работника из отпуска.
В связи с тем, что не всех сотрудников можно отзывать из отпуска, а от разрешенных категорий нужно письменное согласие на отзыв, детально опишите порядок отзыва работников из отпуска.
Не лишним будет указание в Положении на то, что отзыв из отпуска возможен только при соблюдении норм ч. 1 ст. 125 ТК РФ. В этом случае работник не потеряет возможность на 2-недельный обязательный отпуск.
Перенос отпуска возможен по просьбе руководителя или по личной инициативе работника. Однако просьбу руководителя можно проигнорировать, т. к. работник имеет право идти в отпуск в соответствии с утвержденным графиком отпусков.
Возможны ситуации, когда работнику самому может быть необходим перенос запланированного отпуска. Так, в период пандемии коронавируса 2020, ограничения авиаперелетов и закрытия государственных границ, многие работники отменяли свои отпуска.
Более подробно про перенос отпуска вы можете прочитать в статье «Правила переноса отпуска».
Порядок оплаты отпуска
Данный порядок следует особо детализировать, если работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности. Если нет отдельного документа, регламентирующего порядок компенсации проезда в отпуск и обратно, следует это прописать в Положении.
Порядок оплаты отпуска – это выплата отпускных за 3 дня до начала отпуска. Если данный срок не соблюден, работник имеет право отменить свой отпуск.
Образец Положения об отпусках
Как понятно, Положение об отпусках – довольно сложный документ, в котором нужно учесть многие моменты. Особенно важно отразить те случаи, которые четко не прописаны в трудовом законодательстве или возможны вариации.
Наши специалисты разработали образец Положения об отпусках. Вы можете бесплатно скачать его и дополнить необходимыми правилами, которые применяют именно в вашей организации.
Положение обычно утверждают приказом. В нем указывают дату начала применения Положения. Делать это не обязательно. Можно в правом верхнем углу Приложения указать:
- утверждено;
- дата;
- должность;
- подпись;
- расшифровка Ф.И.О. руководителя.
Это тоже будет иметь юридическую силу.
Как ознакомить работников с Положением
С Положением необходимо ознакомить всех без исключения работников, оформленных по трудовому договору. Для этого нужно оформить лист ознакомления или специальный журнал.
Лист ознакомления может выглядеть так:
Если работник не хочет знакомиться с Положением, зачитайте ему этот документ при свидетелях. Далее составьте акт о том, что работник ознакомлен устно. Несмотря на то, что подписи работника в Положении нет, это не освободит работника от обязанности действовать в соответствии с документом.
Итоги
Положение об отпусках – не обязательный документ. Однако его утверждение поможет избежать ошибок в оформлении отпусков, а также многих спорных моментов, которые четко не прописаны в законе. Приведённый образец Положения поможет самостоятельно разработать данный документ и использовать его в своей работе.