Также смотрите:
Законодательные основы и цели передачи дел
Несмотря на то, что правовыми нормами понятие и процедура передачи дел не регламентированы, на практике при увольнении сотрудников её довольно часто проводят. Подобная операция включает в себя:
- проверку наличия необходимой для выполнения работы на текущем месте документации, полноту ее состава;
- оценку перечня и уровня завершенности текущих работ и проектов;
- информирование о способах и методах проведения работ в компании;
- проверку фактического наличия вверенных увольняемому сотруднику товарно-материальных и денежных ценностей, имущества.
Согласно положениям ст. 21 и 22 ТК РФ, работник обязан, а работодатель вправе требовать от него добросовестного исполнения закрепленных трудовым договором и локальными актами должностных обязанностей, обеспечения сохранности имущества нанимателя.
Кроме того, подписывая трудовой договор, сотрудник обязуется выполнять порученные ему функции в интересах, под управлением и контролем нанимателя (ст. 56 ТК РФ). Таким образом, вся созданная работником в процессе выполнения должностных обязанностей документация – собственность работодателя. И работник должен обеспечить ее сохранность.
В отношении материально-ответственных лиц передача дел при увольнении – необходимость, так как они заняты обслуживанием денежных и материальных ценностей и при подписании договора прямо берут на себя ответственность за их сохранность. Так, согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), проведение инвентаризации обязательно в случае увольнения материально-ответственных лиц.
Особенно актуальна передача дел и ценностей при смене ключевых должностей в компании – директоров, главных бухгалтеров, руководителей отделов и департаментов. Поскольку они имеют полномочия на распоряжение значительной частью ресурсов и несут за их сохранность ответственность. Кроме того, топ-менеджмент владеет информацией о стратегии, состоянии бизнеса, особенностях конкуренции в выбранном бизнес-направлении, наличии незавершенных и перспективных проектов.
ВАЖНО!
Приемка-передача дел должна быть завершена до дня увольнения сотрудника. Задерживать его специально для этого компания не имеет права.
Организация имеет право закрепить в локальных актах порядок проведения передачи дел и знакомить с ним всех сотрудников при приеме под роспись. В этом случае она может требовать от увольняющегося:
- предоставить всю необходимую информацию;
- отчитаться о вверенных ценностях.
Особенности процедуры передачи дел
Передача дел может происходить к сотруднику, принимаемому взамен увольняющегося, в случае если кандидат уже найден. Либо, если преемника нет, руководитель определяет другого работника, которому нужно предоставить все отчеты, документацию и вверить ценности.
Процесс передачи дел включает:
- Оформление приказа, назначающего передачу дел и ценностей, утверждающего состав комиссии по передаче, план и сроки проведения.
- Фактическую проверку наличия документов, ТМЦ, имущества.
- Оформление акта приемки-передачи дел при увольнении работника.
Нужно понимать, что подобную процедуру целесообразно организовывать только с работниками, задействованными при обслуживании существенного объема ценностей и документации, оказывающих влияние на бизнес-процессы. Проводить подобные действия, допустим, с грузчиком или уборщицей смысла нет.
Если увольняется материально-ответственное лицо, дополнительно издают приказ о проведении инвентаризации.
Что должно быть в приказе о передаче дел
Нигде в законе не определено, как составлять приказ о передаче дел при увольнении. Поэтому его оформляют в произвольной форме. В него включают следующую информацию:
- Ф.И.О. уходящего сотрудника, сдающего дела и ценности;
- Ф.И.О. работника, принимаемого на замену либо уже работающего, назначенного для приема дел и документов;
- данные членов комиссии, участвующих в процессе приемки-передачи;
- основание для проведения процедуры – увольнение;
- сроки проведения мероприятия.
С приказом под роспись знакомят всех участников процедуры, включая членов комиссии. Кроме того, в приказе может быть предусмотрен график передачи конкретных объектов и дел в виде плана мероприятий.
Далее приведён образец приказа передачи дел при увольнении с планом, который можно бесплатно скачать:
Процедура проверки, пересчета, передачи дел и ценностей
Все документы при передаче должны быть сшиты в папки. Комиссия принимает их по описи, сверяя наименование дел и документов с данными в ней. Проверяют фактическое наличие ценностей, которые числятся под ответственностью увольняемого лица, проводят их пересчет. Информацию о них тоже фиксируют в описи.
Для материально-ответственных лиц, передающих большой объем ценностей, проводят полноценную инвентаризацию с оформлением инвентаризационной описи, сличительной ведомости (в случае выявления отклонений). Ее результаты впоследствии включают в акт-приемки передачи.
Если помимо ценностей и документов необходимо получить сведения о находящихся в работе проектах и их текущем состоянии, целесообразно запросить с увольняющегося письменный отчет. Его составляют в произвольной форме. Он содержит подробную информацию по каждому рабочему проекту, стадии его выполнения, планируемых на ближайшее время шагах для его реализации.
Возможна ситуация, когда помимо всего вышеперечисленного необходимо, чтобы уходящий сотрудник обучил преемника базовым приемам выполнения работы. Например, это может быть обучение формированию отчетов в программе. Такие действия так же можно предусмотреть в плане передачи дел, а факт их совершения зафиксировать впоследствии в акте приемки-передачи.
Как оформить акт приемки-передачи дел
По окончании процесса составляют акт приемки-передачи дел произвольной формы. Он включает:
- Ф.И.О. и должности передающих и принимающих дела работников;
- название переданных документов и их количество;
- наименование передаваемых ценностей и имущества, их количество;
- если были действия по обучению сотрудника приемам работы, передано описание проектов с указанием стадий их выполнения, это тоже нужно отразить в акте;
- при выявлении расхождений в ходе пересчета дел и ценностей результаты нужно зафиксировать в документе;
- в акте должны быть подписи передавшего и принявшего работника, а также членов комиссии, присутствовавших при передаче.
В случае большого перечня ценностей и/или документации можно оформить их описи в качестве приложения к акту.
Акт составляют в 2-х экземплярах, один из которых остается в компании, а другой – у уволенного сотрудника.