Автор:

Передача дел при увольнении: на каких основаниях и как осуществляется

Нормативно передача дел при увольнении работника не закреплена и не отнесена к обязательным процедурам при расторжении трудового договора. На практике, ввиду многообразия традиций делового оборота, типов и форм документов, приемов и методов выполнения работ в каждой компании, она просто необходима. При отсутствии передачи дел продуктивность нового сотрудника на рабочем месте в первые месяцы работы будет существенно ниже, кроме того, он не сможет адекватно оценить текущее состояние проектов и наличие всей необходимой документации.

Также смотрите:

Законодательные основы и цели передачи дел

Несмотря на то, что правовыми нормами понятие и процедура передачи дел не регламентированы, на практике при увольнении сотрудников она довольно частно проводится. Подобная операция включает в себя:

  • проверку наличия необходимой для выполнения работы на текущем месте документации, полноту ее состава;
  • оценку перечня и уровня завершенности текущих работ и проектов;
  • информирование о способах и методах проведения работ в компании;
  • проверка фактического наличия вверенных увольняемому сотруднику товарно-материальных и денежных ценностей, имущества.

Согласно положениям ст. 21 и ст. 22 ТК РФ работник обязан, а работодатель вправе требовать от него добросовестного исполнения закрепленных трудовым договором и локальными актами должностных обязанностей, обеспечения сохранности имущества нанимателя.

Кроме того, подписывая трудовой договор, сотрудник обязуется выполнять порученные ему функции в интересах, под управлением и контролем нанимателя (ст. 56 ТК РФ). Таким образом, вся созданная работником в процессе выполнения должностных обязанностей документация является собственностью работодателя и работник должен обеспечить ее сохранность.

В отношении материально-ответственных лиц передача дел при увольнении является необходимостью, так как они заняты обслуживанием денежных и материальных ценностей и при подписании договора прямо берут на себя ответственность за их сохранность. Так согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, ред. от 24.12.2010) проведение инвентаризации обязательно в случае увольнения материально-ответственных лиц.

Особенно актуальной передача дел и ценностей становится при смене ключевых должностей в компании: директоров, главных бухгалтеров, руководителей отделов и департаментов. Поскольку они имеют полномочия на распоряжение значительной частью ресурсов и несут за их сохранность ответственность. Кроме того, топ-менеджмент владеет информацией о стратегии, состоянии бизнеса, особенностях конкуренции в выбранном бизнес-направлении, наличии незавершенных и перспективных проектов.

ВАЖНО!
Приемка-передача дел должна быть завершена до дня увольнения сотрудника, задерживать его специально для этого компания не имеет права.

Организация имеет право закрепить в локальных актах порядок проведения передачи дел и знакомить с ним всех сотрудников при приеме под роспись. В этом случае она сможет требовать от увольняющегося предоставить всю необходимую информацию и отчитаться о вверенных ценностях.

Особенности процедуры передачи дел

Передача дел может происходить к сотруднику, принимаемому взамен увольняющегося, в случае если кандидат уже найден. Либо, если преемника нет, руководитель определяет другого работника, которому нужно будет предоставить все отчеты, документацию и вверить ценности. Процесс передачи включает в себя:

  • оформление приказа, назначающего передачу дел и ценностей, утверждающего состав комиссии по передаче, план и сроки проведения;
  • фактическая проверка наличия документов, товарно-материальных ценностей, имущества;
  • оформление акта приемки-передачи дел при увольнении работника.
ВАЖНО!
Нужно понимать, что подобную процедуру целесообразно организовывать только с работниками, задействованными при обслуживании существенного объема ценностей и документации, оказывающих влияние на бизнес-процессы. Проводить подобные действия, допустим, с грузчиком или уборщицей смысла нет.

Если увольняется материально-ответственное лицо, дополнительно издается приказ о проведении инвентаризации.

Что должно быть в приказе о передаче дел

Нигде в нормативной документации не определено, как составлять приказ о передаче дел при увольнении и поэтому он оформляется в произвольной форме. В него включается следующая информация:

  • ФИО уходящего сотрудника, сдающего дела и ценности;
  • ФИО работника, принимаемого на замену или уже работающего, назначенного для приема дел и документов;
  • данные членов комиссии, участвующих в процессе приемки-передачи;
  • основание для проведения процедуры – увольнение;
  • сроки проведения мероприятия.

С приказом под роспись знакомятся все участники процедуры, включая членов комиссии. Кроме того, в приказе может быть предусмотрен график передачи конкретных объектов и дел в виде плана мероприятий. Приказ с планом передачи дел при увольнении образец скачать по ссылке.

Процедура проверки, пересчета, передачи дел и ценностей

Все документы при передаче должны быть сшиты в папки. Комиссия принимает их по описи, сверяя наименование дел и документов с данными в ней. Проверяется фактическое наличие ценностей, которые числятся под ответственностью увольняемого лица, проводится их пересчет. Информация о них также фиксируется в описи.

Для материально-ответственных лиц, передающих большой объем ценностей, проводится полноценная инвентаризация с оформлением инвентаризационной описи, сличительной ведомости в случае выявления отклонений. Ее результаты впоследствии включаются в акт-приемки передачи.

Если, помимо ценностей и документов, необходимо получить сведения о находящихся в работе проектах и их текущем состоянии, целесообразно запросить с увольняющегося письменный отчет. Он составляется в произвольной форме и содержит подробную информацию по каждому рабочему проекту, стадии его выполнения, планируемых на ближайшее время шагах для его реализации.

Возможна ситуация, когда помимо всего вышеперечисленного необходимо, чтобы уходящий сотрудник обучил преемника базовым приемам выполнения работы. Например, это может быть обучение формированию отчетов в программе. Такие действия также можно предусмотреть в плане передачи дел, а факт их совершения зафиксировать впоследствии в акте приемки-передачи.

Как оформить акт приемки-передачи дел

По окончании процесса составляется акт приемки-передачи дел произвольной формы. Он включает в себя:

  • ФИО и должности передающих и принимающих дела работников;
  • название переданных документов и их количество;
  • наименование передаваемых ценностей и имущества, их количество;
  • если были совершены действия по обучению сотрудника приемам работы, передано описание проектов с указанием стадий их выполнения, это также нужно отразить в акте;
  • при выявлении расхождений в ходе пересчета дел и ценностей, результаты нужно зафиксировать в документе;
  • в акте должны быть подписи передавшего и принявшего работника, а также членов комиссии, присутствовавших при передаче.

В случае большого перечня ценностей или документации можно оформить их описи в качестве приложения к акту. Акт составляется в 2 экземплярах, один из которых остается в компании, а другой у уволенного сотрудника.