Максимальную производительность можно обеспечить при соблюдении режима труда и отдыха. По закону сотрудникам регулярно предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск с целью восстановить работоспособность. Как его оформляют, сколько длится и другие важные вопросы будут рассмотрены в статье.

Основные юридические источники

Основной документ – Трудовой кодекс РФ
ст. 115
продолжительность
ст. 122 – 124
порядок и очередность предоставления
ст. 126
замена денежной выплатой
ст. 136
сроки выплат
Дополнительные нормативно-правовые акты
ч. 5 ст. 37
Конституция РФ
ст. 24, 208, 210 и др.
Налоговый кодекс
Постановление Госкомстата России 2004 г. № 1
Письмо ФСС № 02-13/07-4830
Письмо Роструда № 1693-6-1

Что говорит закон о главном отдыхе

Трудовой кодекс говорит, что ежегодный оплачиваемый отпуск – это период времени, предназначенный для отдыха сотрудника от основной деятельности с сохранением должности и размера зарплаты. Вид оплаты труда, сменность, организационно-правовая структура и другие факторы не влияют на него.

Право на пользование им имеют абсолютно все сотрудники. В том числе:

  • трудящиеся по совместительству;
  • частично занятые;
  • оказывающие услуги на дому;
  • дистанционные сотрудники.

Условия предоставления более детально прописывают в коллективном договоре или общеобязательных документах по организации. При этом их содержание согласуют с мнением профсоюза.

Непрерывный отдых положен сотруднику каждый в год. Причем, отсчет начинают не с 1 января, а с момента поступления на работу – так гласит ст. 123 ТК РФ. По закону право пойти на отдых появляется спустя полгода. Но по договоренности с руководством это возможно и раньше. Также см. «Когда можно брать отпуска по Трудовому кодексу».

Постоянным сотрудникам главный отдых предоставляют на основании внутреннего документа – графика. Его составляют регулярно и утверждают заблаговременно – не позднее 17 декабря текущего года. Также см. «График отпусков».

Отсутствие отдыха больше двух лет подряд запрещено Трудовым кодексом.

Заметим, что отдельные сотрудники могут брать отдых в любое подходящее для них время. К ним относят:

  • родителей, воспитывающих ребенка-инвалида;
  • беременных или родивших сотрудниц (до или после декрета);
  • служащие, супруга которых пребывает в декрете;
  • лица до 18 лет;
  • люди, совмещающие дополнительную работу с основной.

Также см. «Может ли работодатель не отпускать в отпуск: на чьей стороне закон».

Право на отпуск без учета графика также положено работникам Крайнего Севера, которые желают сопровождать своего несовершеннолетнего отпрыска в другой регион с целью поступить в учебное заведение (на сдачу экзаменов).

Деньги вместо отдыха по новым правилам: миф или реальность?

Сразу развеем все сомнения: последние коррективы в вопрос о замещении отдыха денежной суммой законодатель вносил в 2013 году. Поэтому никакой новый закон о ежегодном отпуске в 2015 году и в 2016-м депутаты пока не принимали. То есть, действуют прежние правила. Также см. «Компенсация за неиспользованный отпуск».

Согласно ст. 126 ТК РФ, часть главного отдыха может быть заменена денежным эквивалентом. Для этого требуется соблюсти два условия:

  1. продолжительность – превышает 28 календарных дней;
  2. сотрудник подает письменное заявление с соответствующей просьбой.

Исключение: заменить отдых денежной компенсацией невозможно:

  • беременным сотрудницам;
  • несовершеннолетним;
  • людям, чья деятельность связана с вредными или опасными трудовыми факторами.

Для них возмещение денежных средств возможно только при увольнении.

Ежегодный оплачиваемый отпуск: сколько дней

Его предоставляют сотруднику, который проработал по договору непрерывно – минимум полгода. Не обязательно сразу использовать его полностью. По соглашению с начальством допустимо разделение его на части. Главное условие – одна из них не может длиться меньше 14 дней.

На основании ст. 115 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск в 2016 году дают продолжительностью не менее 28 календарных дней. Также см. «Сколько дней отпуска положено за год».

Дополнительный отдых

Он предназначен для сотрудников, деятельность которых:

  • опасна для здоровья;
  • проходит в тяжелых климатических условиях;
  • не нормирована (день не лимитирован).

Его минимальная продолжительность – 7 дней. В зависимости от финансового состояния, организация имеет право самостоятельно определять условия и продолжительность данного ежегодного отпуска для своего персонала. Также см. «Дополнительные отпуска за вредные условия труда в 2016 году».

Перенос или продление

Законодательство России разрешает продлять или переносить отдых по желанию сотрудников при возникновении таких случаев:

  • недомогание в период отдыха (когда есть документальное подтверждение – листок нетрудоспособности);
  • выполнение государственных обязательств, которые освобождают от работы (например, участие в суде);
  • возникновение внештатной ситуации, когда обычный рабочий процесс пострадает в связи с отсутствием сотрудника.

Перенос отдыха также возможен, если:

  • наниматель не соблюдал сроки уведомления сотрудника о предстоящем отпуске;
  • своевременно не перечислены соответствующие выплаты;
  • сотрудник согласился не уходить в отпуск в текущем году по производственной необходимости.

Все решения оговариваются обеими сторонами, а новый срок устанавливают по заявлению сотрудника. Также см. «Перенос отпуска на следующий год».

Если руководитель досрочно вызвал сотрудника из отпуска, оставшиеся дни сохраняются за ним. Причем, законодательство разрешает воспользоваться ими в любое другое время. Также см. «Отзываем работника из отпуска».

Ежегодный оплачиваемый отпуск: порядок его предоставления

Законодательство требует правильного составления документов при выходе сотрудников в отпуск. В них отражают размер и сроки начисления денежных средств, продолжительность отдыха и другую информацию. Все это подтверждает отсутствие нарушений с обеих сторон. Оформление происходит в несколько этапов.

Этап 1. Подготовка уведомления или принятие заявления

Когда служащий собирается в отпуск по графику, организация обязана за 14 дней до его начала отправить ему под роспись уведомление. Унифицированной формы этого документа не существует, поэтому допустимо составлять его по своему усмотрению. Далее приведен пример такого уведомления.

уведомление об отпуске

Если же сотрудник планирует отдых не по графику, он должен написать на имя руководителя заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск. Образец на 2015 и 2016 годы размещен ниже. В нем необходимо указать:

  • Ф.И.О. адресата, название организации;
  • просьбу дать основной отпуск;
  • продолжительность – календарные дни;
  • дату составления.

В конце ставят подписи сторон и резолюцию руководителя.

Zayavlenie na otpusk i ego perenos primer

Совет: рекомендуем подавать этот документ загодя – за несколько дней до планируемой даты отдыха, чтобы в бухгалтерии своевременно сделали начисление.

Этап 2. Подготовка распоряжения

Обычно кадровые специалисты составляют приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск по образцу. В нем отмечают личные сведения о сотруднике – Ф.И.О., табельный номер, а также длительность отсутствия, подписи и т. д. Документ должен быть составлен раньше даты ухода сотрудника на отдых. Это свидетельствует о том, что он своевременно ознакомился с распоряжением и расчет сделан оперативно. Также см. «Образец приказа на отпуск».

Этап 3. Делаем отметки

В табеле учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13) основной отдых отмечают кодом «ОТ» или цифрой «09». Дополнительный – обозначением «ОД» или «10». При этом фиксируют каждые сутки нахождения сотрудника в отпуске. Аналогичную информацию вносят в личную карточку сотрудника. Далее вашему вниманию – пример заполнения. Также см. «Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени».

Tabel' ucheta rabochego vremeni

Как оформляют перенос или продление отдыха

Последовательность действий аналогична рассмотренному выше алгоритму. Разница заключается в содержании заявления на ежегодный отпуск (образец документа о переносе даты показан далее). Так, решение обязательно согласовывают с руководителем предприятия.
Zayavlenie na perenos otpuska

Порядок расчета оплаты отдыха

Денежные средства начисляют за счет работодателя и выдают не позднее, чем за три дня до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ). Расчет ежегодного основного оплачиваемого отпуска по Трудовому кодексу ведут на основании трех показателей:

    1. Длительность расчетного периода.

Согласно ст. 139 ТК РФ, берут во внимание 12 месяцев, предшествующих уходу на отдых, и суммируют все поступления, предусмотренные системой оплаты труда. При этом исключают праздничные и нерабочие дни, период нахождения в декрете, на больничном или отпуске за свой счет.

    2. Средняя дневная зарплата (ЗПср.д.) – величина, зависимая от количества полностью отработанных дней в расчетном периоде.

таблица

Обратите внимание: средняя зарплата сотрудника может увеличиваться только при росте тарифных ставок, окладов, денежных вознаграждений. Но если эти показатели остались на прежнем уровне, а повысился лишь размер премий или введены новые надбавки, среднедневной заработок остается на прежнем уровне.

    Расчет отпускных (ОТ) производят по формуле:

ОТ=ЗПср.д.х Дотп.

Дотп. – количество дней отдыха

Также см. «Расчет отпуска в 2016 году: примеры».

Налогообложение

Денежные средства, выплачиваемые за основной, дополнительный или удлиненный отпуск учитывают при налогообложении прибыли фирмы. Кроме того, их признают доходами сотрудников, поэтому удерживают НДФЛ и страховые взносы. Также см. «Вычисляем НДФЛ от суммы на руки».

Одновременно, в расходы на оплату труда не включают:

    1. выплаты за дни отдыха, превышающие установленный законодательством период и разрешенные внутренними актами организации (п. 24 ст. 270 НК РФ);
    2. затраты на дополнительный отдых, предоставленный сотруднику для прохождения лечения в санатории по причине возникновения трудовой травмы или профзаболевания. Дело в том, что соответствующие суммы возмещает Фонд соцстраха.

Пример оформления и расчета

Крылов, занимающий должность IT-директора в компании ПАО «Эдельвейс», планирует пойти в основной отпуск продолжительностью 28 дней с 04.07.2016 (не по графику, а в связи с семейными обстоятельствами). За расчетный период (с 01.06.2015 до 30.06.2016) ему начислено:

  • зарплата – 387 400 руб.;
  • премиальные выплаты – 48 430 руб.

Все дни отработаны сотрудником полностью. Последовательность дальнейших действий такова.

    1. Сотрудник составляет на имя руководителя заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск. Образец будет выглядеть так.

Zayavlenie na otpusk i ego perenos primer

    2. При положительном решении руководителя издают распоряжение о переносе даты, вносят коррективы в график отдыха. За несколько дней до выхода сотрудника в отпуск подготавливают соответствующий приказ.

Далее – как он должен выглядеть

Prikaz-o-predostavlenii-otpuska-primer

    3. Когда сотрудник пойдет в отпуск, в табеле ставят отметки «ОТ» на весь период отдыха.

Rabochij tabel

    4. Расчет отпускных.

Поскольку период был отработан сотрудником полностью, средняя дневная зарплата составит:

srednyaya-dnevnaya-zarplat

Сумма начисленных отпускных будет равна:

ОТ=1240 х 28=34 720 руб.

Размер подоходного налога и отчислений в ФСС:

34 720 х 13% = 4514 руб. – сумма НДФЛ;

34 720 х 30% = 10 416 руб. – размер страховых взносов.

После оформления документов бухгалтерия обязана выдать Крылову отпускные в размере 30 206 руб. (с учетом НДФЛ) не позднее 30 июня 2016 года.

Наконец напомним, что наниматель обязан регулярно предоставлять ежегодный оплачиваемый (основной) отпуск своим сотрудникам. Максимальная продолжительность отсутствия непрерывного отдыха – два года. Учтите, что при нарушении этого требования возможно привлечение к административным санкциям в виде штрафов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.