Смотрите также
×
Как делать опись дел по личному составу
Для чего нужен и как ведут журнал…
Автор:

Как формировать личные дела работников: инструкция

Компании формируют личные дела сотрудников по своему усмотрению. Конкретного порядка для этой процедуры не установлено. Организации самостоятельно определяют ее, закрепив в своих локальных актах. Однако, проводя формирование личного дела работника, необходимо обратить внимание на некоторые существенные для обеспечения сохранности информации моменты. Итак, разбираем порядок формирования личных дел.

Основные этапы формирования личного дела

Под личным делом сотрудника понимаю комплекс сгруппированных и подшитых в папку документов о нем и его работе. Как правило, дело оформляют в хронологической последовательности – по мере появления документов.

Законодательно закрепленной процедуры, по которой проводят формирование дел по личному составу, нет. Организации самостоятельно разрабатывают внутреннюю политику в данной сфере и закрепляют ее во внутренних документах. При этом обязательно устанавливают перечень должностных лиц, ответственных за ведение дел.

По сути, формирование личных дел работников сводится к сбору, группировке, сортировке и подшивке документов, содержащих:

  • личную информацию, необходимую для оформления и поддержания трудовых отношений;
  • данные о результатах работы сотрудника в компании.

Подробнее о том, что подшивать личное дело, читайте в статье «Состав документов в личном деле сотрудника».

Ответственный сотрудник кадровой службы при оформлении работника заводит папку, в которую складывает все документы по приему сотрудника с его личными данными. Он оформляет титульный лист, определяет номер дела и место его хранения.

При появлении иных документов о работе трудящегося их складывают в дело в обратной хронологической последовательности. То есть так, как поступают. Сначала в папке лежит последний по времени создания документ, а в конце – первые и оформленные в связи с приемом.

Ведение личного дела начинается с приемом работника и заканчивается его увольнением. После оформления документов об увольнении содержание папки перекладывают в прямой хронологической последовательности. То есть, первыми идут документы о приеме, а последующие складывают по дате их издания. Проверяют соответствие состава дела внутренней описи. Все листы нумеруют простым карандашом.

Дело сшивают в книгу толщиной не более 4 см с количеством листов, не превышающим 250 шт. Если объем дела по сотруднику получается больше, его делят на несколько томов. После окончательного формирования личного дела его передают в архив.

О том, как положено хранить личные дела и готовить их для хранения в архиве, узнайте из статьи «Как хранить личные дела сотрудников».

Что подшивают при приеме работника

На первом шаге собирают анкетные данные сотрудника, его личные документы. Также необходимо собрать его заявление о приеме на работу и распоряжение руководителя о зачислении в штат организации. Вот примерный перечень документов на первом этапе:

  • личная анкета или резюме, автобиография;
  • копии рекомендательных писем;
  • копии документов об образовании;
  • заявление о приеме на работу;
  • приказ о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • согласие на обработку персональных данных;
  • сведения о проведенном медосмотре.

СОВЕТ

Такие документы, как паспорт, ИНН, СНИЛС, свидетельство о браке и рождении ребенка, копию военного билета лучше не хранить в личном деле, а только выписать из них необходимую для заключения трудового договора информацию и вернуть работнику.

Лист с данными, зафиксированными на основании приведенных документов, тоже подшивают в личное дело. В это же время заводят внутреннюю опись, в которой регистрируют все документы, подшиваемые в дело. Обязательно заполняют титульный лист.

Как оформить опись в личное дело, узнайте из материала «Как составить опись документов в личном деле: образец».

Как заполнять титульный лист личного дела – смотрите «Как оформить личное дело работника: правила и образец».

Наполнение личного дела в ходе трудовой детальности сотрудника

В дальнейшем работник, ответственный за ведение дел, должен отслеживать изменения в личных данных работников, а также в их служебном положении и документально фиксировать их в деле. По мере изменения статуса трудящегося, папка может пополняться следующими документами:

  • акты проведенных аттестаций;
  • документы о повышении квалификации или получении дополнительного образования;
  • заявления сотрудника о переводах;
  • приказы о переводе, замещении, назначении на должность, наложении дисциплинарных взысканий или поощрении;
  • документы, фиксирующие допущенные недочеты, служащие основанием для наказания;
  • служебные записки и ходатайства о поощрении работника;
  • приказы по отпускам и командировкам.

Что делать при увольнении работника

При увольнении сотрудника в личное дело подшивают документы о расторжении трудовых отношений – заявление, приказ об увольнении.

До того, как сформировать личное дело сотрудника окончательно, необходимо:

  • перепроверить все содержащиеся в нем документы;
  • сверить их с внутренней описью;
  • при необходимости – добавить недостающую информацию.

Листы нумеруют простым карандашом, из папки извлекают все скрепки или скобы. Может быть составлен итоговый лист-заверитель.

Как составить итоговый лист-заверитель, мы рассказали в материале «Как хранить личные дела сотрудников».

После всего этого личное дело по акту приемки-передачи сдают в архив.