Основные этапы формирования личного дела
Под личным делом сотрудника понимаю комплекс сгруппированных и подшитых в папку документов о нем и его работе. Как правило, дело оформляют в хронологической последовательности – по мере появления документов.
Законодательно закрепленной процедуры, по которой проводят формирование дел по личному составу, нет. Организации самостоятельно разрабатывают внутреннюю политику в данной сфере и закрепляют ее во внутренних документах. При этом обязательно устанавливают перечень должностных лиц, ответственных за ведение дел.
По сути, формирование личных дел работников сводится к сбору, группировке, сортировке и подшивке документов, содержащих:
- личную информацию, необходимую для оформления и поддержания трудовых отношений;
- данные о результатах работы сотрудника в компании.
Подробнее о том, что подшивать личное дело, читайте в статье «Состав документов в личном деле сотрудника».
Ответственный сотрудник кадровой службы при оформлении работника заводит папку, в которую складывает все документы по приему сотрудника с его личными данными. Он оформляет титульный лист, определяет номер дела и место его хранения.
При появлении иных документов о работе трудящегося их складывают в дело в обратной хронологической последовательности. То есть так, как поступают. Сначала в папке лежит последний по времени создания документ, а в конце – первые и оформленные в связи с приемом.
Ведение личного дела начинается с приемом работника и заканчивается его увольнением. После оформления документов об увольнении содержание папки перекладывают в прямой хронологической последовательности. То есть, первыми идут документы о приеме, а последующие складывают по дате их издания. Проверяют соответствие состава дела внутренней описи. Все листы нумеруют простым карандашом.
Дело сшивают в книгу толщиной не более 4 см с количеством листов, не превышающим 250 шт. Если объем дела по сотруднику получается больше, его делят на несколько томов. После окончательного формирования личного дела его передают в архив.
О том, как положено хранить личные дела и готовить их для хранения в архиве, узнайте из статьи «Как хранить личные дела сотрудников».
Что подшивают при приеме работника
На первом шаге собирают анкетные данные сотрудника, его личные документы. Также необходимо собрать его заявление о приеме на работу и распоряжение руководителя о зачислении в штат организации. Вот примерный перечень документов на первом этапе:
- личная анкета или резюме, автобиография;
- копии рекомендательных писем;
- копии документов об образовании;
- заявление о приеме на работу;
- приказ о приеме на работу;
- трудовой договор;
- согласие на обработку персональных данных;
- сведения о проведенном медосмотре.
СОВЕТ
Такие документы, как паспорт, ИНН, СНИЛС, свидетельство о браке и рождении ребенка, копию военного билета лучше не хранить в личном деле, а только выписать из них необходимую для заключения трудового договора информацию и вернуть работнику.
Лист с данными, зафиксированными на основании приведенных документов, тоже подшивают в личное дело. В это же время заводят внутреннюю опись, в которой регистрируют все документы, подшиваемые в дело. Обязательно заполняют титульный лист.
Как оформить опись в личное дело, узнайте из материала «Как составить опись документов в личном деле: образец».
Как заполнять титульный лист личного дела – смотрите «Как оформить личное дело работника: правила и образец».
Наполнение личного дела в ходе трудовой детальности сотрудника
В дальнейшем работник, ответственный за ведение дел, должен отслеживать изменения в личных данных работников, а также в их служебном положении и документально фиксировать их в деле. По мере изменения статуса трудящегося, папка может пополняться следующими документами:
- акты проведенных аттестаций;
- документы о повышении квалификации или получении дополнительного образования;
- заявления сотрудника о переводах;
- приказы о переводе, замещении, назначении на должность, наложении дисциплинарных взысканий или поощрении;
- документы, фиксирующие допущенные недочеты, служащие основанием для наказания;
- служебные записки и ходатайства о поощрении работника;
- приказы по отпускам и командировкам.
Что делать при увольнении работника
При увольнении сотрудника в личное дело подшивают документы о расторжении трудовых отношений – заявление, приказ об увольнении.
До того, как сформировать личное дело сотрудника окончательно, необходимо:
- перепроверить все содержащиеся в нем документы;
- сверить их с внутренней описью;
- при необходимости – добавить недостающую информацию.
Листы нумеруют простым карандашом, из папки извлекают все скрепки или скобы. Может быть составлен итоговый лист-заверитель.
Как составить итоговый лист-заверитель, мы рассказали в материале «Как хранить личные дела сотрудников».
После всего этого личное дело по акту приемки-передачи сдают в архив.