Смотрите также
×
Как сделать опись дел по личному составу
Для чего нужен и как ведется журнал…
Автор:

Как осуществляется хранение личных дел сотрудников

Компании, осуществляющие ведение и хранение личных дел сотрудников, должны придерживаться определенных правил. Связано это с наличием в таких документах большого количества персональной информации, ответственность за неразглашение которой посторонним лицам полностью лежит на работодателе.

На что обратить внимание при хранении незакрытых личных дел

До того момента, пока сотрудник не уволен, все документы на него хранятся в каровой службе компании. Место, где должны храниться личные дела сотрудников, необходимо оборудовать сейфами или запираемыми металлическими шкафами. В них и размещаются папки с документами. Доступ к ним предоставляется только уполномоченным на обработку персональных данных лицам.

В кадровой службе хранятся только дела работающих сотрудников, документы по уволенному персоналу передаются в архив.

Порядок размещения и сортировки дел внутри шкафов, сейфов или металлических запирающихся картотек организации определяют самостоятельно. Например, их можно расставлять по первой букве фамилии сотрудников, группировать по подразделениям или порядковым номерам.

Все хранящиеся дела лучше регистрировать в специальном журнале. Папки должны доставаться из места хранение только на время внесения в них дополнительных документов или получения из них нужной информации.

Не допускается оставление открытого дела на столе без присмотра уполномоченного к его обработке сотрудника. После того, как трудящийся расторгнет трудовой договор и в дело будут подшиты все документы по увольнению, оно передается в архив компании.

Подготовка дел к хранению в архиве

До того момента, как начать хранить личные дела уволенных сотрудников в архиве, их нужно подготовить надлежащим образом. Для этого необходимо (п. 4.20п. 4.22 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526):

  • удалить из документов все металлические скрепки, скобы или другие приспособления для скрепления листов;
  • проверить папку на наличие дублирующих документов и изъять при необходимости лишние копии;
  • пронумеровать все страницы кроме описи и листа-заверителя простым карандашом в правом верхнем углу. Листы с фотографиями нумеруются как одна страница, а на отдельных фотографиях номер проставляется на обороте.

Возможны случаи, когда нумерация листов в описи отличается от фактического количества страниц.

Окончательное оформление документов перед тем, как хранить личные дела сотрудников в архиве, включает:

  • подшивка (переплет) дела;
  • составление листа-заверителя;
  • проверка и при необходимости уточнение внутренней описи;
  • внесение уточнений на титульный лист в случае необходимости.

На этом подготовка личного дела для сдачи в архив может считаться законченной. Толщина каждой папки с документами должна быть не более 4 см., а количество листов в ней не должно превышать 250 страниц.

В случаях, когда дело занимает больший объем, нужно разбить его на отдельные тома. При этом требуется сшить личное дело сотрудника как указано Правилах, утвержденных Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526, на 4 прокола в папку с картонной обложкой, с размещением в конце отдельного листа-заверителя.

Важно

Документы длительного срока хранения (свыше 10 лет) передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства по ним (п. 4.10 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Особенности составления листа-заверителя

Лист-заверитель подтверждает комплектность переданного в архив дела, а также состояние переданных в нем документов. Утвержденного бланка нет, он составляется в произвольной форме со следующими реквизитами:

  • номер дела;
  • количество листов в деле;
  • описание физического состояния отдельных листов в деле.

На практике применяется форма по Приложению 8 к Приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Передача дела на хранение в архив

Передача личных дел в архив происходит по описи (п. 4.31 Правил). В ней отражается индекс дела, его название, сроки хранения, периоды накопления в нем документов.

Опись делает структурное подразделение, передающее папки в архив. В конце проставляется итоговое количество передаваемых дел и ставится подпись составителя. Также она должна быть заверена руководителем структурного подразделения.

В ходе приемки личных дел в архив проверяется:

  • правильность их формирования и оформления;
  • соответствие количества зарегистрированных дел тому, что предусмотрено номенклатурой компании.

Выявленные в ходе проверки недостатки устраняются передающим дела структурным подразделением. При передаче дел обязательно присутствует представитель сдающего подразделения и работник архива. В графе «Примечание» описи могут проставляться пометки о наличии каждого дела.

В конце описи указывается количество принятых дел, номера отсутствующих папок, дата поступления дел, названия должностей, подписи и расшифровки лица сдающего и принимающего дела на хранение. Также в дополнение к описи дел может дополнительно составляться акт приемки-придачи дел. Опись оформляется минимум в 2-экземплярах, один из которых остается у передавшего дела структурного подразделения, а другой в архиве.

Как правило для хранения дел в компании выделяется запираемое помещение, оборудованное стеллажами. Организация размещения в нем дел должна позволять быстро осуществлять их идентификацию и поиск. По окончании предельного срока хранения личные дела работников подлежат уничтожению.

Сроки хранения личных дела в архиве

Как правило, личные дела работников содержат документы длительного срока хранения. В связи с наличием в папках документов по личному составу ,установлены следующий срок хранения личных дел уволенных сотрудников (п. 4.8 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 237, ст. 22.1 Закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ):

  • для законченных делопроизводством до 01.01.2003 – 75 лет;
  • для завершенных после 01.01.2003 – 50 лет.