Назначение листа ознакомления с личным делом
Организация сама определяет периодичность составления листа ознакомления с личным делом сотрудника. Это можно делать 1 раз после приема работника либо регулярно по мере пополнения папки новыми документами.
Кроме того, согласно ст. 89 ТК РФ, сотрудники имеют полное право знакомиться с персональной информацией, которую хранит наниматель. И он обязан предоставлять им такую возможность по требованию.
Помимо того, что сотрудник получает сведения о составе документов, хранящихся у нанимателя, он также может обратить внимание на недостающие данные в деле. Таким образом, обеспечивается дополнительный контроль за полнотой информации в деле, а также сохранностью содержащейся в нем документации.
На практике принято оформлять лист ознакомления с личным делом не реже 1 раза в год.
Состав реквизитов и форма листа ознакомления с делом
Бланк листа ознакомления с документами дела законодательно не определен. Следовательно, компания может разработать его сама.
В перечень реквизитов, которые должна содержать подобная форма, обязательно следует включить следующие данные:
- наименование организации;
- Ф.И.О. и должность знакомящегося работника;
- номер дела, состав которого просматривает работник;
- дата ознакомления;
- подпись и расшифровка.
Возможно также наличие столбца с примечаниями для случаев обнаружения недостачи документов или отражения критических замечаний сотрудника.
Примерная форма листа ознакомления с личным делом представлена ниже.
При необходимости можно дополнить лист реквизитом, подтверждающим, что документы просмотрены в присутствии ответственного за хранение личных дел лица и каких-либо изъятий не было.
Заполненный образец листа ознакомления с личным делом представлен ниже.
Указанный документ хранят в составе личного дела и по окончании его ведения подшивают в папку с остальными документами дела.