Смотрите также
×
Как происходит формирование личного дела работника
Состав и перечень документов в личном деле…
Автор:

Как оформить лист ознакомления с личным делом

Законодательство не требует от компании оформлять лист ознакомления с личным делом. Это факультативный документ, лишний раз подтверждающий, что сотрудник знал о составе документов в деле и имел к ним доступ. Утвержденного бланка такого листа нет, и компании необходимо самостоятельно разработать его форму.

Назначение листа ознакомления с личным делом

Организация сама определяет периодичность составления листа ознакомления с личным делом сотрудника. Это можно делать один раз после приема работника, либо регулярно по мере пополнения папки новыми документами. Кроме того, согласно ст. 89 ТК РФ сотрудники имеют полное право знакомиться с персональной информацией, которая хранится у нанимателя и он обязан им предоставлять такую возможность по требованию.

Помимо того, что сотрудник получает сведения о составе документов, хранящихся у нанимателя, он также может обратить внимание на недостающие данные в деле. Таким образом, обеспечивается дополнительный контроль за полнотой информации в деле, а также сохранностью содержащейся в нем документации.

На практике принято оформлять лист ознакомления с личным делом не реже одного раза в год.

Состав реквизитов и форма листа ознакомления с делом

Бланк листа ознакомления с документами дела законодательно не определен, следовательно, компания может разработать его сама. В перечень реквизитов, которые должна содержать подобная форма, обязательно следует включить следующие данные:

  • наименование организации;
  • Ф.И.О. и должность знакомящегося работника;
  • номер дела, состав которого просматривает работник;
  • дата ознакомления;
  • подпись и расшифровка.

Возможно также наличие столбца с примечаниями для случаев обнаружения недостачи документов или отражения критических замечаний сотрудника. Примерная форма листа ознакомления с личным делом представлена ниже.

При необходимости, можно дополнить лист реквизитом, подтверждающим, что документы просматривались в присутствии ответственного за хранение личных дел лица, каких-либо изъятий не производилось. Заполненный образец листа ознакомления с личным делом представлен ниже.

Указанный документ хранится в составе личного дела и по окончании его ведения подшивается папку с остальными документами дела.