Закон не требует от компании оформлять лист ознакомления с личным делом. Это необязательный документ, лишний раз подтверждающий, что сотрудник знает о составе документов в деле и имел к ним доступ. Утвержденного бланка такого листа нет, и компании необходимо самостоятельно разработать его форму. Приводим образец листа ознакомления с личным делом, который можно скачать.

Назначение листа ознакомления с личным делом

Организация сама определяет периодичность составления листа ознакомления с личным делом сотрудника. Это можно делать 1 раз после приема работника либо регулярно по мере пополнения папки новыми документами.

Кроме того, согласно ст. 89 ТК РФ, сотрудники имеют полное право знакомиться с персональной информацией, которую хранит наниматель. И он обязан предоставлять им такую возможность по требованию.

Помимо того, что сотрудник получает сведения о составе документов, хранящихся у нанимателя, он также может обратить внимание на недостающие данные в деле. Таким образом, обеспечивается дополнительный контроль за полнотой информации в деле, а также сохранностью содержащейся в нем документации.

На практике принято оформлять лист ознакомления с личным делом не реже 1 раза в год.

Состав реквизитов и форма листа ознакомления с делом

Бланк листа ознакомления с документами дела законодательно не определен. Следовательно, компания может разработать его сама.

В перечень реквизитов, которые должна содержать подобная форма, обязательно следует включить следующие данные:

  • наименование организации;
  • Ф.И.О. и должность знакомящегося работника;
  • номер дела, состав которого просматривает работник;
  • дата ознакомления;
  • подпись и расшифровка.

Возможно также наличие столбца с примечаниями для случаев обнаружения недостачи документов или отражения критических замечаний сотрудника.

Примерная форма листа ознакомления с личным делом представлена ниже.

При необходимости можно дополнить лист реквизитом, подтверждающим, что документы просмотрены в присутствии ответственного за хранение личных дел лица и каких-либо изъятий не было.

Заполненный образец листа ознакомления с личным делом представлен ниже.

Указанный документ хранят в составе личного дела и по окончании его ведения подшивают в папку с остальными документами дела.

Оставьте свой комментарий