Смотрите также
×
Как осуществляется хранение личных дел сотрудников
Для чего нужен и как ведется журнал…
Автор:

Состав и перечень документов в личном деле сотрудника

Поскольку законодательно состав личного дела работника не установлен, работодатель сам вправе определять его. Для этого он может исходить из сроков хранения, ценности документов и полезности для нанимателя содержащейся в них информации. При этом установленный организацией порядок необходимо оформить соответствующим локальным актом.

Требования к составу документации личного дела

Определяя, что должно быть в личном деле работника, работодатель исходит необходимости включать туда документы, связанные непосредственно с трудовыми взаимоотношениями.

В личное дело не следует помещать документы, имеющие незначительные периоды хранения (п. 3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Обычно личное дело включает в себя документацию трудящегося, прямо относящуюся к его трудовой деятельности и предоставляемую самим работником по законодательству РФ, либо оформляемую нанимателем в обязательном порядке, в процессе выполнения им должностных функций.

Условно состав личного дела сотрудника можно поделить на 3 части:

  1. Документы при приеме на работу.
  2. Документы о прохождении сотрудником конкурса в качестве соискателя при приеме на работу (если он проводился).
  3. Документы с информацией о деятельности сотрудника у работодателя.

В результате в перечень документов в личном деле включаются как сведения, носящие характер персональной информации о сотруднике, так и данные о непосредственном выполнении им трудовых обязанностей. Все они располагаются в хронологическом порядке, а каждый лист дела нумеруется. Все документы регистрируются во внутренней описи, которая включается в состав папки.

Из чего состоит личное дело сотрудника

Законодательно состав документов личного дела работника не утвержден. Однако, в деловом обороте уже сложилась определенная практика его формирования. Чаще всего папки личных дел организуются по структуре, пример которой приведен на схеме.

Важно

В личное дело не стоит включать копии документов с личными данными работника: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета. Считается, что это избыточные данные, нужная информация из них записывается, после чего они возвращаются работнику. Причем делать этого не нужно даже при получении от сотрудника разрешения об обработке персональных данных (см. например Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013).

При приеме работника обычно сохраняют:

  • заявление работника;
  • его анкету или данные резюме;
  • соглашение о неразглашении коммерческой информации;
  • копии дипломов;
  • рекомендательные письма, характеристики с прежних мест работы.

В качестве документов, связанных с трудовой деятельностью чаще всего подшиваются:

  • трудовой договор и допсоглашения к нему;
  • приказы по перемещению, совместительству, совмещению, переводу, увольнению;
  • приказы по оплате труда: начисление премий, назначение надбавок;
  • приказы об отпусках, о командировках;
  • приказы по поощрениям, награждениям;
  • приказы об аттестации и копии актов по ее результатам;
  • служебные записки о поощрении или о применении дисциплинарных взысканий, объяснительные сотрудника, акты служебных расследований;
  • заявления об увольнении или переводе;
  • договор о материальной ответственности;
  • должностные инструкции.

При начале оформления папки заводится также внутренняя опись, которая входит в список документов в личном деле работника. В нее добавляются новые строки по мере поступления в дело новых документов. После увольнения работника, она также подшивается в папку. Можно помещать в личное дело сотрудника документы по трудовой детальности сотрудника без ограничений, так как их список открыт.

Включение в состав дела персональных сведений о работнике

Под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому лицу. Для ее сбора и обработки необходимо будет получить письменное согласие от работника (п. 1 и п. 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). В части того, что входит в личное дело работника, это требование касается:

  • медкнижки работника;
  • документов об образовании;
  • справки об отсутствии (наличии) судимости;
  • характеристики и рекомендательных писем.

При этом важно соблюдать ряд принципов хранения и обработки персональных данных:

  • целью их использования должно быть трудоустройство работника, обеспечение его продвижения по службе, контроль качества выполняемой им работы;
  • строгое соблюдение норм Конституции и ТК РФ при их обработке;
  • сотрудник должен быть под роспись ознакомлен с локальными актами, регламентирующими порядок работы с персональными данными.

Определяя список документов в личном деле работника, в него обязательно нужно добавить письменное согласие на обработку персональных данных. Срок действия такого разрешения может ограничиваться окончанием действия трудового договора или моментом достижения цели использования персональной информации. Оно может быть письменно отозвано работником в любой момент, однако нужно понимать, что отсутствие согласия на использование персональной информации может сделать фактически невозможным продолжение трудовых отношений. Письменное разрешение на обработку персональных данных хранится в течение 3 лет с момента окончания его действия.