Понятие и основы ведения личных дел
Любое личное дело сотрудника – это комплекс документов, содержащих информацию о нем, а также его профессиональной деятельности в конкретной организации. Получается своего рода досье на трудящегося, в которое подбирают оригиналы и дубликаты документов с разными периодами хранения и содержанием, характеризующие его как члена трудового коллектива, а также дающие представление о его профессиональных и личных качествах.
Ни один нормативный документ не регламентирует, как правильно оформить личное дело работающего на предприятии частной формы собственности. Для госкомпаний упомянута обязанность составления такого комплекта документов – в ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Вместе с тем, и в этом нормативном акте нет четких указаний на то, как оформить личное дело госслужащего.
Поэтому организации коммерческого сектора необходимо с учетом требований законодательства разработать самостоятельную методику ведения личных дел и закрепить ее своем локальном акте. В таком документе необходимо указать:
- требования к процедуре того, как и по какой форме проходит оформление личного дела работника;
- список категорий трудящихся, на которых ведут дела;
- методику добавления документов в дело после его открытия, а также процедуру его закрытия при увольнении трудящегося;
- перечень лиц, имеющих доступ к просмотру и ведению досье, ответственных за сохранность конфиденциальной информации.
В качестве нормативных документов, на которые следует опираться при разработке процедуры оформления личных дел, можно использовать:
- п. 3.6 Основных Правила работы архивов организаций (одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Несмотря на то, что этот документ ныне не действует, описанная в нем последовательность действий при оформлении личного дела вполне можно взять за основу внутреннего регламента;
- п. 4.19 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.
Процедура создания и ведения личного дела трудящегося
Поскольку методы, приемы и особенности того, как создают и ведут личное дело работника, законодательно не установлены, компании придется самостоятельно определять всю последовательность действий.
Оформление и подшивку всех необходимых документов производят только уполномоченные на это должностные лица.
Как оформить титульный лист папки с личным делом
Как правило, для создания дел работников используют картонные/пластмассовые папки различного размера, снабженные системами подшивки документов. Оформляя личное дело в делопроизводстве персонала, необходимо обеспечить быструю идентификацию их принадлежности определенному лицу. Для этого оформляют титульный лист с необходимыми данными.
Нормативно требования к форме личного дела работника и его обложке не определены. Поэтому компания может сама установить перечень достаточной для идентификации и поиска сведений информации и порядок ее размещения на первой странице.
На практике целесообразно воспользоваться бланком согласно Приложению № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. При необходимости можно дополнить его нужными реквизитами.
Как правило, на титульном листе указывают:
- название компании;
- Ф.И.О сотрудника, на которого ведут досье;
- период сбора документов;
- срок хранения;
- данные о месте размещения в архиве.
Ниже приведен заполненный титульный лист, который можно использовать как образец в личное дело работника.
Что и как помещать в папку с личным делом
Полного регламентированного перечня того, что следует помещать в личное дело сотрудника, нет. Компания сама определяет для себя необходимый и достаточный список документов. На практике в него входят как документы с личными данными сотрудника, предъявляемые им при поступлении на работу, так и создаваемые впоследствии внутри компании и непосредственно связанные с его деятельностью.
Документы подшивают в папку в обратно-хронологическом порядке: то есть, сначала документы об увольнении, а в самом конце документы по приему. Иными словами, как только поступил документ, его кладут в папку поверх уже собранных.
Однако при закрытии и сдаче личного дела в архив их перекладывают в прямом хронологическом порядке – то есть от приема до увольнения.
Опись документов всегда располагают в начале папки. Более того, возможно ее размещение на оборотной стороне титульного листа.
В итоге, окончательная очередность расположения документов при закрытии личного дела следующая:
- Анкета или автобиография, резюме. Здесь же могут быть и другие личные данные работника.
- Документы, подтверждающие квалификацию работника: диплом, сертификат, рекомендации.
- Далее идут все документы, связанные с трудовой деятельности – в последовательности от приема до увольнения. Между ними могут проходить также повышения, переводы, награждения.
Каждый лист при оформлении личного дела сотрудника должен быть пронумерован. Количество страниц должно соответствовать их количеству в описи.
Ниже приведен примерный макет личного дела рядового сотрудника.
Персональные данные и личное дело
Большая часть документов, попадающих в папки с личными делами работников организации, содержит персональные данные. В связи с этим, обязательно получение письменного согласия работника на их сбор, обработку и хранение. Его составляют в произвольной форме. Оно должно содержать:
- идентификационные данные лица, дающего разрешение;
- цель обработки личной информации;
- идентификационную информацию о работодателе, который будет обрабатывать данные;
- разрешенные виды действий с персональными данными, а также способы их осуществления;
- список информации, с которой позволено работать нанимателю;
- срок действия разрешения, а также подпись трудящегося.
Разрешение тоже подшивают в личное дело.
Что делать с личным делом после увольнения сотрудника
Проблема того, как правильно оформить личное дело сотрудника, не ограничена только периодом его составления и сбора документов. Не менее важные этапы – завершение ведения дела и правильная организация его хранения.
Пока гражданин состоит в трудовых отношениях с компанией, она должна обеспечить ограниченный доступ к его личному делу. Для этого их хранят в металлически запираемых картотеках или сейфах. После оформления увольнения дела сдают в архив.
Если сотрудник после увольнения устроится снова, на него нужно завести новое личное дело.
Перед окончательной подшивкой и сдачей на хранение проверяют:
- наличие и комплектность всех документов;
- их количество тому, что указано в описи.
После этого составляют лист-заверитель, в котором указывают общее количество листов в деле, а также дают характеристики физического состояния носителей информации. После этого дело окончательно переплетают для архива.
На титульном листе ставят:
- конечную дату;
- общее количество листов;
- предполагаемый срок хранения дела.
Для корректного составления листа-заверителя ниже приведен образец его оформления для личного дела сотрудника компании.
Сроки хранения дел, законченных после 01.01.2003 – 50 лет, а завершенных до этой даты – 75 лет (ст. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).