Смотрите также
×
Какие установлены сроки хранения личных дел уволенных…
Автор:

Как оформить личное дело работника

Законодательство не обязывает коммерческие компании вести личное дело на каждого сотрудника, однако на практике такой документ оказывается довольно полезным. Связано это с необходимостью периодического доступа к детализированным сведениям о сотруднике и его трудовой деятельности. Вместе с тем, утвержденных правила оформления личных дел в настоящее время нет, поэтому большинству компаний приходится ориентироваться на традиции делового оборота.

Понятие и основы ведения личных дел

Любое личное дело сотрудника, это комплекс документов, содержащих информацию о нем, а также его профессиональной деятельности в конкретной организации. Получается своего рода досье на трудящегося, в которое подбираются оригиналы и дубликаты документов с разными периодами хранения и содержанием, характеризующих его как члена трудового коллектива, а также дающих представление о его профессиональных и личных качествах.

Ни один нормативный документ не регламентирует, как правильно оформить личное дело работающего на предприятии частной формы собственности. Для госкомпаний упомянута обязанность составления такого комплекта документов в ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Вместе с тем, и в этом нормативном акте не содержится четких указаний на то, как оформить личное дело госслужащего. Поэтому организации коммерческого сектора необходимо разработать, с учетом требований законодательства, самостоятельную методику ведения ЛД и закрепить ее своем локальном акте. В таком документе необходимо указать:

  • требования к процедуре того, как и по какой форме проходит оформление личного дела работника;
  • список категорий трудящихся, на которых они ведутся;
  • методику добавления документов в дело после его открытия, а также процедуру его закрытия при увольнении трудящегося;
  • перечень лиц имеющих доступ к просмотру и ведению досье, ответственных за сохранность конфиденциальной информации.

В качестве нормативных документов, на которые следует опираться при разработке процедуры оформления личных дел можно использовать:

  • п. 3.6 “Основных Правила работы архивов организаций” (одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Несмотря на то, что этот документ ныне не действует, описанная в нем последовательность действий при оформлении дела вполне может быть взята за основу внутреннего регламента;
  • п. 4.19 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Процедура создания и ведения личного дела трудящегося

Поскольку методы, приемы и особенности того, как создается и ведется личное дело работника, законодательно не установлены, компании придется самостоятельно определять всю последовательность действий.

Оформление и подшивка всех необходимых документов производится только уполномоченными на это должностными лицами.

Как оформить титульный лист папки

Как правило, для создания дел работников используются картонные папки различного размера, снабженные системами подшивки документов. Оформляя личное дело в делопроизводстве персонала, необходимо обеспечить быструю идентификацию их принадлежности определенному лицу. Для этого оформляется титульный лист с необходимыми данными. Нормативно требования к форме личного дела работника и его обложке не определены. Поэтому компания может сама определить перечень достаточной для идентификации и поиска сведений информации и порядок ее размещения на первой странице.

На практике целесообразно воспользоваться бланком согласно приложению № 28 к Приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. При необходимости можно дополнить его нужными реквизитами. Как правило, на титульном листе указывается, название компании, Ф.И.О сотрудника на которого ведется досье, период сбора документов, срок хранения и данные о месте размещения в архиве. Ниже приведен заполненный титульный лист, который можно использовать как образец в личное дело работника.

Что и как помещать в папку

Полного регламентированного перечня того, что должно помещаться в личное дело сотрудника, нет. Компания сама определяет для себя необходимый и достаточный список документов. На практике в него входят как документы с личными данными работника, предъявляемые им при поступлении на работу, так и создаваемые впоследствии внутри компании и непосредственно связанные с его деятельностью.

Документы подшивают в папку в обратно-хронологическом порядке, то есть, сначала документы об увольнении, а в самом конце документы по приему. Иными словами, как только поступил документ, его кладут в папку поверх уже собранных.

Однако, при закрытии и сдаче дела в архив их перекладывают в прямом хронологическом порядке, то есть от приема до увольнения. Опись документов всегда располагают в начале папки, более того, возможно ее размещение на оборотной стороне титульного листа. В итоге окончательная очередность расположения документов при завершении дела будет следующей:

  • анкета или автобиография, резюме, здесь же могут быть и другие личные данные работника;
  • документы, подтверждающие квалификацию работника: диплом, сертификат, рекомендации;
  • далее идут все документы связанные с трудовой деятельности в последовательности от приема до увольнения, между ними могут проходить также повышения, переводы, награждения.

Каждый лист при оформлении личного дела сотрудника должен быть пронумерован и количество страниц должно соответствовать их количеству в описи. Ниже приведен примерный макет личного дела рядового сотрудника.

Персональные данные и личное дело

Большая часть документов, попадающих в папки с личными делами работников организации, содержит персональные данные. В связи с этим обязательно получение письменного согласия работника на их сбор, обработку и хранение. Оно составляется в произвольной форме и должно содержать:

  • идентификационные данные лица, дающего разрешение;
  • цель обработки личной информации;
  • идентификационную информацию о работодателе, который будет обрабатывать данные;
  • разрешенные виды действий с персональными данными, а также способы их осуществления;
  • список информации, с которой позволяется работать нанимателю;
  • срок действия разрешения, а также подпись трудящегося.

Разрешение также подшивается в личное дело.

Что делать с личным делом после увольнения сотрудника

Проблема того, как правильно оформить личное дело сотрудника, не ограничивается только периодом его составления и сбора документов. Не менее важными этапами будет завершение ведения дела и правильная организация его хранения.

Пока гражданин состоит в трудовых отношениях с компанией, она должна обеспечить ограниченный доступ к его личному делу. Для этого их хранят в металлически запираемых картотеках или сейфах. После оформления увольнения, дела сдаются в архив.

Если сотрудник после увольнения устроиться снова на него нужно завести новое личное дело.

Перед окончательной подшивкой и сдачей на хранение проверяется наличие и комплектность всех документов, их количества тому, что указано в описи. После этого составляется лист-заверитель, в котором указывается общее количество листов в деле, а также даются характеристики физического состояния носителей информации. После этого дело окончательно переплетается для архива. На титульном листе ставится конечная дата, общее количество листов и предполагаемый срок хранения дела. Для корректного составления листа-заверителя ниже приведен образец его оформления для личного дела сотрудника компании.

Сроки хранения дел законченных после 01.01.2003 – 50 лет, а завершенных до этой даты – 75 лет (ст. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).