Смотрите также
×
Какие установлены сроки хранения личных дел уволенных…
Автор:

Как оформить личное дело работника: правила и образец

Закон не обязывает коммерческие компании вести личное дело на каждого сотрудника, однако на практике такой документ оказывается довольно полезным. Связано это с необходимостью периодического доступа к детализированным сведениям о сотруднике и его трудовой деятельности. Вместе с тем, утвержденных правила оформления личных дел в настоящее время нет, поэтому большинству компаний приходится ориентироваться на традиции делового оборота и практику, как оформить образец личного дела работника.

Понятие и основы ведения личных дел

Любое личное дело сотрудника – это комплекс документов, содержащих информацию о нем, а также его профессиональной деятельности в конкретной организации. Получается своего рода досье на трудящегося, в которое подбирают оригиналы и дубликаты документов с разными периодами хранения и содержанием, характеризующие его как члена трудового коллектива, а также дающие представление о его профессиональных и личных качествах.

Ни один нормативный документ не регламентирует, как правильно оформить личное дело работающего на предприятии частной формы собственности. Для госкомпаний упомянута обязанность составления такого комплекта документов – в ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Вместе с тем, и в этом нормативном акте нет четких указаний на то, как оформить личное дело госслужащего.

Поэтому организации коммерческого сектора необходимо с учетом требований законодательства разработать самостоятельную методику ведения личных дел и закрепить ее своем локальном акте. В таком документе необходимо указать:

  • требования к процедуре того, как и по какой форме проходит оформление личного дела работника;
  • список категорий трудящихся, на которых ведут дела;
  • методику добавления документов в дело после его открытия, а также процедуру его закрытия при увольнении трудящегося;
  • перечень лиц, имеющих доступ к просмотру и ведению досье, ответственных за сохранность конфиденциальной информации.

В качестве нормативных документов, на которые следует опираться при разработке процедуры оформления личных дел, можно использовать:

  • п. 3.6 Основных Правила работы архивов организаций (одобр. решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Несмотря на то, что этот документ ныне не действует, описанная в нем последовательность действий при оформлении личного дела вполне можно взять за основу внутреннего регламента;
  • п. 4.19 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Процедура создания и ведения личного дела трудящегося

Поскольку методы, приемы и особенности того, как создают и ведут личное дело работника, законодательно не установлены, компании придется самостоятельно определять всю последовательность действий.

Оформление и подшивку всех необходимых документов производят только уполномоченные на это должностные лица.

Как оформить титульный лист папки с личным делом

Как правило, для создания дел работников используют картонные/пластмассовые папки различного размера, снабженные системами подшивки документов. Оформляя личное дело в делопроизводстве персонала, необходимо обеспечить быструю идентификацию их принадлежности определенному лицу. Для этого оформляют титульный лист с необходимыми данными.

Нормативно требования к форме личного дела работника и его обложке не определены. Поэтому компания может сама установить перечень достаточной для идентификации и поиска сведений информации и порядок ее размещения на первой странице.

На практике целесообразно воспользоваться бланком согласно Приложению № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. При необходимости можно дополнить его нужными реквизитами.

Как правило, на титульном листе указывают:

  • название компании;
  • Ф.И.О сотрудника, на которого ведут досье;
  • период сбора документов;
  • срок хранения;
  • данные о месте размещения в архиве.

Ниже приведен заполненный титульный лист, который можно использовать как образец в личное дело работника.

Что и как помещать в папку с личным делом

Полного регламентированного перечня того, что следует помещать в личное дело сотрудника, нет. Компания сама определяет для себя необходимый и достаточный список документов. На практике в него входят как документы с личными данными сотрудника, предъявляемые им при поступлении на работу, так и создаваемые впоследствии внутри компании и непосредственно связанные с его деятельностью.

Документы подшивают в папку в обратно-хронологическом порядке: то есть, сначала документы об увольнении, а в самом конце документы по приему. Иными словами, как только поступил документ, его кладут в папку поверх уже собранных.

Однако при закрытии и сдаче личного дела в архив их перекладывают в прямом хронологическом порядке – то есть от приема до увольнения.

Опись документов всегда располагают в начале папки. Более того, возможно ее размещение на оборотной стороне титульного листа.

В итоге, окончательная очередность расположения документов при закрытии личного дела следующая:

  1. Анкета или автобиография, резюме. Здесь же могут быть и другие личные данные работника.
  2. Документы, подтверждающие квалификацию работника: диплом, сертификат, рекомендации.
  3. Далее идут все документы, связанные с трудовой деятельности – в последовательности от приема до увольнения. Между ними могут проходить также повышения, переводы, награждения.

Каждый лист при оформлении личного дела сотрудника должен быть пронумерован. Количество страниц должно соответствовать их количеству в описи.

Ниже приведен примерный макет личного дела рядового сотрудника.

Персональные данные и личное дело

Большая часть документов, попадающих в папки с личными делами работников организации, содержит персональные данные. В связи с этим, обязательно получение письменного согласия работника на их сбор, обработку и хранение. Его составляют в произвольной форме. Оно должно содержать:

  • идентификационные данные лица, дающего разрешение;
  • цель обработки личной информации;
  • идентификационную информацию о работодателе, который будет обрабатывать данные;
  • разрешенные виды действий с персональными данными, а также способы их осуществления;
  • список информации, с которой позволено работать нанимателю;
  • срок действия разрешения, а также подпись трудящегося.

Разрешение тоже подшивают в личное дело.

Что делать с личным делом после увольнения сотрудника

Проблема того, как правильно оформить личное дело сотрудника, не ограничена только периодом его составления и сбора документов. Не менее важные этапы – завершение ведения дела и правильная организация его хранения.

Пока гражданин состоит в трудовых отношениях с компанией, она должна обеспечить ограниченный доступ к его личному делу. Для этого их хранят в металлически запираемых картотеках или сейфах. После оформления увольнения дела сдают в архив.

Если сотрудник после увольнения устроится снова, на него нужно завести новое личное дело.

Перед окончательной подшивкой и сдачей на хранение проверяют:

  • наличие и комплектность всех документов;
  • их количество тому, что указано в описи.

После этого составляют лист-заверитель, в котором указывают общее количество листов в деле, а также дают характеристики физического состояния носителей информации. После этого дело окончательно переплетают для архива.

На титульном листе ставят:

  • конечную дату;
  • общее количество листов;
  • предполагаемый срок хранения дела.

Для корректного составления листа-заверителя ниже приведен образец его оформления для личного дела сотрудника компании.

Сроки хранения дел, законченных после 01.01.2003 – 50 лет, а завершенных до этой даты – 75 лет (ст. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).