Смотрите также
×
Как оформить личное дело работника
Автор:

Как составить опись документов в личном деле (образец)

Составлять опись документов для личного дела работника необходимо для регистрации и контроля последующей сохранности включенных в него документов. Типовой формы такого документа нет, поэтому компаниям приходится самостоятельно ее разрабатывать. Составляя опись личного дела в свободной форме, нужно обязательно включить в нее минимально необходимый объем реквизитов.

Цели составления описи для личного дела

Сразу после начала формирования папки с документами трудящегося, необходимо поместить новый бланк описи в личное дело. По сути, она выполняет функцию реестра документов, подшиваемых в папку ответственными сотрудниками. При начале формирования дела, в нее вписываются первые принятые от работника и помещаемые на хранение документы. Впоследствии, при добавлении новых сведений на бумажном носителе, они регистрируются в ней. В результате обеспечивается полноценный учет поступающей в дело документации.

Записи в опись вносятся, как правило, вручную, так как невозможно заранее знать количество и перечень документов, помещаемых в личное дело. Новые записи добавляются в хронологическом порядке по мере поступления новых документов. Как правило, вначале внутренняя опись личного дела содержит сведения о документах на прием и личных данных работника, затем в ней регистрируются документы, связанные с текущей деятельностью, а в последних строках будут данные об оформленном увольнении.

Реквизиты и порядок заполнения описи

Хотя типового бланка описи документов в личном деле работника нет, в деловом обороте уже сложился определенный перечень реквизитов, которые она должна содержать. К ним относятся:

  • порядковый номер документа, помещаемого в дело;
  • индекс документа (если присваивается);
  • даты создания и подшивки документов;
  • название документа;
  • порядковый номер листа в деле, которому соответствует документ;
  • при необходимости вносятся примечания.

Каких-то сложностей с оформлением номеров, дат и индексов не возникает. Особое внимание, заполняющему опись следует уделить правильности названия документа. Оно должно быть полным и четко соответствовать наименованию, указанному в заглавии документа.

Опись может быть составлена на нескольких листах, каждый из которых нумеруется. В конце последней ее страницы указывается итоговое количество порядковых номеров записей и листов описи. Кроме того, здесь же ответственным лицом, после завершения личного дела (чаще всего при увольнении работника), ставится должность, подпись и ее расшифровка. Завершенная опись сдается вместе с остальными документами личного дела в архив.

Бланк и образец описи личного дела

Типового утвержденного бланка описи нет. На практике можно использовать форму, приведенную в уже не действующем Приложении 10 к “Основным Правилам работы архивов организаций” (одобрено решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Бланк для разработки своей внутренней формы описи можно скачать ниже по ссылке.

Заполнение этого документа не должно взывать трудностей даже у начинающего специалиста. Однако, для лучшего понимания порядка его оформления ниже приведен образец описи документов в личном деле работника компании.