Автор:

Как правильно сделать запись в бумажной трудовой книжке о выборе электронной трудовой книжки

С 2020 года при выборе работником электронной трудовой книжки кадровикам и/или бухгалтерам в бумажной трудовой при окончательной её выдаче необходимо сделать завершающую запись о подаче соответствующего заявления. На основе официальных разъяснений Минтруда рассказываем, как сделать запись в трудовой книжке о подаче заявления о выборе электронной книжки (ст. 66.1 ТК РФ).

Также смотрите:

Ситуация

При выдаче трудовой книжки в нее вносят запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности по новым правилам – в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Логично возникают 3 вопроса:

  • как именно должна выглядеть запись о выборе электронной трудовой книжки;
  • какой документ нужно указать в графе «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись»;
  • нужно ли заверять эту запись, как при увольнении, – по аналогии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

На эти вопросы Минтруд России ответил в письме от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150.

Основные правила

В соответствии с п. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее – Закон № 439-ФЗ) каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или о предоставлении ему электронных сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1).

Информацию о поданном работником заявлении включают в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России (отчет СЗВ-ТД).

Если работник не подал ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку по прежним правилам.

Однако до подачи заявления в соответствии с п. 4 части первой ст. 2 Закона № 439-ФЗ работодатель обязан уведомить по 30.06.2020 включительно каждого сотрудника в письменной форме об:

  1. Изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
  2. Праве работника путем подачи соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или предоставлением ему работодателем электронных сведений о трудовой деятельности.
ИМЕЙТЕ В ВИДУ
Заявление о выбранном способе ведения трудовой книжки работник подаёт только после выдачи работодателем указанного уведомления.

Также следует учесть, что:

  • за работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ);
  • работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем электронных сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р (п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ);
  • в случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности работодатель выдает трудовую книжку в день подачи заявления (ч. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
ИМЕЙТЕ В ВИДУ
Выдачу трудовой книжки на руки подтверждает заявление работника.

При выдаче трудовой книжки в нее вносят запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Образец записи о выборе электронной версии

В бумажной трудовой книжке последнюю запись – о выборе электронного варианта её ведения – делают в следующем порядке.

РЕКВИЗИТ
ЧТО УКАЗЫВАТЬ
Графа 1 Порядковый номер вносимой записи
Графа 2 Дата выдачи трудовой книжки на руки
Графа 3 Пишут фразу:

«Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)»

Графа 4 Дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года

Кроме того, есть особенность заполнения с 2020 года книги учета движения трудовых книжек, бланк которой утвержден постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Так, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» делают следующую запись:

«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)»

Также работник расписывается в получении трудовой книжки.