Автор:

Какие плюсы у электронной трудовой книжки

С 2020 года всем работающим нужно сделать выбор между бумажной или электронной трудовой книжкой. Эта статья поможет сделать правильный выбор: перечисляем плюсы (преимущества) электронной трудовой книжки.

Также смотрите:

Основные плюсы

К преимуществам электронной трудовой книжки можно отнести:

  • удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
  • минимизацию ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
  • дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
  • снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
  • дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета в ПФР без дополнительного документального подтверждения;
  • использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
  • новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
  • высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Что нужно знать

Чем плохи бумажные трудовые книжки?

Во-первых, это неудобно. И для работодателя, и для сотрудника. Потеряешь книжку – придется всю информацию восстанавливать. Для многих это становилось большой проблемой.

Во-вторых, человеческий фактор – неправильно внесенные записи работниками кадровых служб. Такое часто бывало в 90-х, и сейчас иногда происходит.

В-третьих, бумажный носитель легче подделать. Мошенники этим тоже пользуются. В цифровом формате работать проще и дешевле. Это всем выгодно: гражданам, бизнесу и государству.

ПРИМЕР

Понадобилась выписка из трудовой книжки. Для кредита, визы или чего-то еще. До 2020 года сотрудник шёл в кадры и просил ее сделать. Это не всегда быстро – по закону в течение 3-х дней.

В цифровом виде через личный кабинет на сайте ПФР эту же услугу можно получить за 1 минуту. Можно сразу распечатать выписку или отправить ее по электронной почте в любую организацию. И ее везде примут.

Плюс можно оформить пенсию дистанционно. Не нужно в качестве подтверждения приносить еще один документ.

В чем выгода работодателя?

Во-первых, сейчас он заказывает бланки бумажных трудовых книжек и тратит на это деньги.

Во-вторых, он их у себя хранит в сейфе, потому что это документы строгой отчетности.

В-третьих, сотрудники их заполняют вручную.

В-четвертых, если что-то произойдет (например, природные катаклизмы), их придется восстанавливать. А это целая процедура, которую нужно пройти.

Если не ту информацию занесут в базу, пенсионные права не пострадают. Информацию, представляемую работодателями, ПФР перепроверяет при помощи получаемой от Налоговой службы отчетности.

Надо ли следить за своей трудовой книжкой – правильно ли ее заполняет работодатель – каждый решает сам. За электронной трудовой можно будет следить онлайн и даже сохранять себе на компьютер. Это происходит через личный кабинет на сайте ПФР. Дополнительно регистрироваться для этого не нужно. Просто вводите логин и пароль, полученный при регистрации на портале госуслуг.

Система ПФР аттестована как система для учета и обработки персональных данных высокого уровня. При этом функцию по ведению персонифицированного учета пенсионных прав граждан Фонд ведет с 1997 года. То есть накоплен более чем 20-летний опыт работы с персональными данными. Кроме того, у ПФР есть и специальная служба по информационной безопасности. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

СПРАВКА

В отдельных европейских странах в конце 20 века использовали трудовые книжки или трудовые карточки. Но сейчас почти все данные перешли в информационные системы и в базы данных пенсионных фондов.

Например, в Словении трудовые книжки были обязательными до 2009 года и их заменили базой данных пенсионного фонда. А в Испании действует электронная система Vida laboral (трудовая жизнь). В ней фиксируют все приемы и увольнения сотрудников, состояние их налоговых отчислений.

Использованы материалы: сайт ПФР, Комсомольская правда.