Автор:

Электронные трудовые книжки: вопросы и официальные ответы ПФР

В связи с переходом на электронные трудовые книжки у кадровиков, бухгалтеров и самих работников накопилось много вопросов по электронным трудовым книжкам, которые не нашли прямого отражения в законодательстве.

Также смотрите:

Можно ли вести трудовую книжку, как раньше – в бумажном формате?

Да, можно. Для этого необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В таком случае трудовая книжка будет вестись и в старом, и в новом формате одновременно.

Работодатель продолжит вести трудовую на бумаге и в том случае, если работник не подаст заявление до конца 2020 года.

Все работники могут сохранить прежний формат трудовой книжки?

Все, у кого трудовая книжка уже есть или появится до конца 2020 года, могут сохранить ее в традиционном формате.

Если человек устраивается на свою первую работу в 2021 году или позже, данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

Что делать с бумажной трудовой после перехода на электронную, можно выкидывать?

Если человек выбирает электронную трудовую книжку, это не значит, что бумажная трудовая перестает использоваться и теряет свою значимость.

Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируют только сведения начиная с 2020 года.

Как можно получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на Портале госуслуг.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на сайте госуслуг. Если уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно получить также в бумажном виде, подав заявку:

  • работодателю (по последнему месту работы);
  • в территориальном органе Пенсионного фонда России;
  • в многофункциональном центре (МФЦ/Мои документы).

В течение какого периода работодателю необходимо представлять сведения в ПФР?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц необходимо сдавать в Пенсионный фонд ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, идущего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения нужно представлять не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель направляет сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР (например, СЗВ-М).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация содержится в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны. В электронной нет сведений о поощрениях, благодарностях и т. п.

Как можно предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информацию представляют работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информацию о трудовой деятельности фиксируют только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у него есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные фиксируют в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Источник: сайт ПФР.