Автор:

Как отражать суточные в налоговом учете

Для контроля работы в обособленных подразделениях или для налаживания партнерских отношений в других городах или странах компания посылает своих сотрудников в командировки. Согласно ТК РФ, одна из статей возмещаемых командировочных расходов  при этом – суточные. У бухгалтера всегда возникает много вопросов по налоговому учету суточных. Попробуем вместе разобраться с этой проблемой.

Также смотрите:

Размер суточных в налоговом учете

Суточные в налоговом учете не ограничены. А потому, их учитывают в составе командировочных расходов в том размере, в котором они утверждены в коллективном или трудовом договоре, а также в локальном нормативном акте (например, Положением о командировках). Это закреплено в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

В налоговом учете суточных для прибыли самое главное – не их величина, а документальное подтверждение и взаимосвязь командировочных расходов с основной деятельностью компании.

ПРИМЕР

Сотрудники строительной компании направлены в командировку:

  • Иванов И.И. – в обособленное подразделение в Тверь на годовую инвентаризацию;
  • Петров П.П. – поехал в Самару к партнеру по бизнесу для участия в корпоративном мероприятии, посвященном Дню строителя.

Суточные Иванова могут быть признаны в налоговом учете, а суточные Петрова – нет, т. к. они никак не связаны с производственной деятельностью работодателя, а поездка носит развлекательный характер.

Подробнее об организации и учете корпоративных мероприятий вы можете прочитать в статье «Корпоративные мероприятия».

НДФЛ с суточных

Суточные не облагают налогом на доходы физических лиц только в пределах сумм, закрепленных п. 1 ст. 217 НК РФ.

Указанная норма закрепляет следующий размер суточных:

  • 700 руб. – при командировках по территории России;
  • 2500 руб. – в пересчете на рубли при командировках за пределы России.

Поэтому суточные сверх нормы нужно облагать подоходным налогом с сумм превышения.

ПРИМЕР

Положением о командировочных расходах в ООО «Бублик» закреплены суточные по территории РФ в размере: \

  • 1000 руб. –  при командировке в Москву и Санкт-Петербург;
  • 700 руб. – при командировках в остальные населенные пункты РФ.

И так, если сотрудника направят в Москву на 3 дня, то НДФЛ у него будет обложена сумма в размере 900 руб., рассчитанная следующим образом:

3 × (1 000,00 – 700,00)

Соответственно, при командировках в другие города под НДФЛ его суточные не попадут.

Размер дохода сотрудника, с которого надо удержать НДФЛ, бухгалтер должен определить в том месяце, в котором директор утвердил авансовый отчет.

Если суточные по загранкомандировке выдали в иностранной валюте, суммы пересчитывайте в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

Аналогично поступают и с базой по страховым взносам. Про это говорим далее.

Страховые взносы с суточных

Если суточные не превышают лимиты, указанные выше – в размере 700 и 2500 руб. соответственно – они не облагаются страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование, взносами на страхование от временной нетрудоспособности и в связи с материнством (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Исходя из данных предыдущего примера, у работника, направленного в командировку в Москву на 3 дня, страховыми взносами будет облагаться сумма в размере 900 рублей.

А вот взносами на травматизм суточные вообще не облагаются, независимо от их величины, закрепленной внутренним документом компании. Так прописано в п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Аналогичная позиция отражена в письме ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Суточные нужно облагаться взносами на травматизм и от несчастных случаев только в том случае, если работник получит их в сумме, которая больше установленного внутренним нормативным актом лимита (ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Итоги

Если утвердить норму суточных приказом или положением о командировках, то в указанном в этом документе размере суточные можно принимать в расходы в целях налога на прибыль и не платить страховые взносы от несчастных случаев.

А вот НДФЛ и страховыми взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ суточные не облагают только в пределах лимита в 700 руб. и 2500 руб. при российских и зарубежных командировках соответственно.