Фирмы и ИП, использующие наемный труд, с отчёта за 9 месяцев 2017 года обязаны ежеквартально представлять в Фонд соцстраха форму, показывающую порядок исчисления взносов на страхование от несчастных случаев и травматизма, а также ряд связанных с этим сведений. Не допустить ошибок в отчете поможет утверждённая законодательно инструкция по заполнению 4-ФСС в 2018 году, которую можно отыскать в свободном доступе на сайтах информационно-правовых систем и не только. Получив нужную информацию, работники фонда проверяют корректность расчета и полноту совершенных выплат.
Кто сдает 4-ФСС
Подготовка данной отчетности – обязанность всех организаций и предпринимателей, использующих услуги наемных специалистов по трудовым договорам. Она распространяется на всех хозяйствующих субъектов вне зависимости от сферы деятельности и наличия или отсутствия генерального директора.
Сдача и заполнение 4-ФСС в 2018 году необязательны только для фирм без персонала: им нечего указывать в графах этого отчета. Аналогично форму не готовят компании без гендиректора, в которых трудятся исключительно специалисты, нанятые по гражданско-правовым договорам, в которые не прописана обязанность платить взносы на травматизм (п. 1 ст. 5 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ <Об обязательном соцстраховании от несчастий на производстве и профзаболеваний˃).
Также см. «Ответственность за несдачу нулевой 4-ФСС».
Общие требования к заполнению формы
Актуальные требования общего характера приведены в Приложении № 2 к приказу Фонда соцстраха № 381. Указанные правила заполнения 4-ФСС в 2018 году включают следующие положения:
- каждый показатель формы указывают в своей специально отведенной графе;
- если отсутствует числовое значение для указания, в поле ставят прочерк;
- на всех листах отчета идет сквозная нумерация в формате «001», «002» и т. д.;
- на каждой странице формы в верхней ее части указывают регистрационный № страхователя и код подчиненности в Фонде соцстраха;
- все данные заверяет руководитель организации или иное лицо, действующее по доверенности.
Перечисленные правила заполнения ФСС-4 в 2018 году актуальны для компаний и ИП, сдающих этот отчет на бумаге. Если фирма готовит его при помощи специальной программы, последняя сама обеспечит соблюдение всех формальных требований и проверит корректность указания отдельных показателей.
Согласно порядку заполнения 4-ФСС в 2018 году, лица, представляющие расчет на бумаге, вправе заполнить его от руки или при помощи компьютерных программ с последующей распечаткой. Недопустимы двусторонняя печать и скрепление листов степлером.
Кроме того, инструкция по заполнению 4-ФСС в 2018 году предполагает, что в готовый документ нельзя вносить исправления при помощи корректирующих средств. Чтобы сделать правки, нужно зачеркнуть неверное значение и проставить правильное. Последнее заверяют подписью уполномоченного лица, оттиском печати фирмы (если есть). При этом обязательно указывают текущую дату.
Также см. «Инструкция по заполнению 4-ФСС в 2018 году».
Структура отчетной формы
Напомним, что с 01.01.2017 года администрирование основной части страховых взносов перешло к налоговым инспекциям, поэтому нынешняя структура отчета 4-ФСС отличается от варианта, действовавшего ранее. Из него удалены лишние поля, добавлены новые графы.
Также см. «Новая форма 4-ФСС в 2018 году: скачать бланк».
Действующий в 2018 году порядок заполнения 4-ФСС говорит о том, что бланк этого отчета состоит из следующих разделов:
- титульный лист;
- Таблицы № 1, 2 и 5 – обязательны для заполнения всеми без исключения страхователями;
- Таблицы №1.1, 3 и 4 – готовят отдельные категории работодателей, для которых выполняются обозначенные в инструкции условия.
Также см. «Обязательные листы формы 4-ФСС».
Чтобы не допустить ошибок при подготовке расчета, рекомендуем заранее изучить наш образец заполнения.
Существует ли программа для заполнения 4-ФСС в 2018 году? Да, такой сервис предлагает сам Фонд соцстраха. Им можно пользоваться на его официальном сайте по этой ссылке совершенно бесплатно.
Аналогичные возможности предоставляют известные операторы ТКС. Работа с ними убережет от формальных ошибок и от несоответствий вносимых данных.
Какую информацию заносят в разделы отчетной формы
Рассмотрим содержание граф документа, обязательных к заполнению всеми компаниями-нанимателями:
Титульник
Процедуру заполнения 4-ФСС в 2018 году начинают именно с этого раздела. В нем содержатся данные о страхователе:
- название согласно учредительной документации;
- ИНН и КПП;
- место нахождения;
- код вида деятельности;
- регномер в ФСС;
- код подчиненности.
Здесь указывают, за какой квартал какого года представляют данные, кто их получатель. Титульник заверяет директор компании/частный предприниматель или доверенное лицо (в этом случае прописывают № доверенности).
Подробнее об этом см. «Правила заполнения титульного листа формы 4-ФСС».
Таблица № 1
Актуальный порядок заполнения 4-ФСС на 2018 год предполагает, что здесь рассчитывают базу, с которой начисляют страховые взносы. Задача бухгалтера – верно указать, что подлежит обложению, а что – нет. Указывают значение действующего тарифа с учетом надбавок и скидок, предоставленных Фондом соцстраха.
Подробнее об этом см. «Как заполнить Таблицу 1 формы 4-ФСС».
Таблица № 2
Это непосредственно расчет суммы взносов, которые нужно перечислить. Бухгалтер прописывает размер имеющейся задолженности, величину начисленных за текущий квартал обязательств.
Подробнее об этом см. «Правила заполнения Таблицы 2 формы 4-ФСС».
Таблица № 5
Пару слов о том, как заполнять 4-ФСС в 2018 году в этой части: нужно указать в табличной форме результаты специальной оценки условий труда, от которой зависит страховой тариф.
Подробнее об этом см. «Заполнение Таблицы 5 формы 4-ФСС».
Другие листы расчёта
Оставшиеся разделы заполняют опционно, при соблюдении указанных в инструкции условий. Например, 3-я часть адресована нанимателям, у которых в отчетном квартале:
- проводились профилактические мероприятия;
- выплачивались пособия сотрудникам, получившим производственную травму.
Подробнее об этом см. «Таблица 3 формы 4-ФСС: заполнение».
В свою очередь, 4-я таблица предназначена для компаний, у которых на производстве были несчастные случаи.
Подробнее об этом см. «Заполнение Таблицы 4 формы 4-ФСС».
Соблюдение актуального порядка заполнения 4-ФСС на 2018 год, изложенного в нормативных актах Фонда соцстраха, убережет работодателя от ненужных проблем и выяснений, наложения штрафных санкций.
Также см. «4-ФСС: штрафы в 2018 году».