Автор:

Смета представительских расходов: зачем нужна и как составить

Сложно представить, чтобы подписанию контракта не предшествовали переговоры с будущими партнерами по бизнесу. Проходят такие встречи обычно не по телефону, а при личном общении. Из нашего материала сможете узнать, как документально подтвердить представительские расходы, чтобы избежать проблем с контролирующими органами. Также найдёте образец сметы на представительские расходы в формате word, который можно бесплатно скачать и использовать в работе.

Также смотрите:

Документальное оформление расходов

Расходы в составе представительских учитывают с учетом п. 2 ст. 264 НК РФ при наличии правильно оформленных первичных документов, подтверждающих расходы на проведение деловых встреч.

При принятии к учету расходов, оформленных как представительские, необходимо учитывать правило: данные расходы принимают в пределах 4% от годового фонда оплаты труда всех наемных сотрудников налогоплательщика (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Подтвердить расходы на проведение встречи с деловыми партнерами можно следующими документами:

  • распоряжением директора, оформленным приказом, где прописана цель встречи, список участников, ответственные (подробнее узнать про этот приказ, а также его форму можно в нашей статьеКак составить приказ на представительские расходы: образец (скачать)“);
  • сметой представительских расходов, в которой указывают наименование, перечень и величину затрат на проведение мероприятия, а также итоговую стоимость;
  • отчетом о проведении деловых переговоров (в нем прописывают итоги встречи: что удалось достигнуть, кто присутствовал и т. д.).

Ранее налоговики при проверках обоснованности расходов по официальным встречам с партнерами исключали из расходной части представительские, по которым не было положительного результата.

ПРИМЕР
Встретилось руководство двух компаний с целью заключить контракт на поставку. Всё обсудили за деловым ужином, договорились о существенных условиях поставки. А потом что-то пошло не так, и планы остались планами.

Однако в последствии сложилась положительная судебная практика (например, постановления ФАС ЦО от 27.08.2009 по делу № А48-2871/08-18, ФАС УО от 23.12.2008 по делу № А07-6263/08), благодаря которой достижение каких-либо конкретных результатов в виде подписанных договоров или поставок после встречи не является обязательным условием признания понесённых расходов представительскими.

Образец сметы на представительские

Смета как план предстоящих затрат – это один из основных документов, который поможет обосновать понесенные расходы на представительское мероприятие. Её форма законодательно не установлена. Поэтому налогоплательщики разрабатывают смету сами и утверждают ее приказом.

Обычно форма сметы содержит следующую информацию:

  • надпись «Утверждаю» (смету утверждает руководитель или председатель комиссии, в полномочия которой входит принятие решения об обоснованности и целесообразности представительских затрат);
  • наименование самого документа;
  • название предполагаемого мероприятия;
  • табличную часть, в которой указывают наименование предстоящих расходов, количество участников и величину затрат.

Далее с нашего сайта по прямой ссылке можно  бесплатно скачать образец сметы на представительские расходы .

Итоги

При ведении бизнеса часто возникают расходы, связанные с проведением деловых мероприятий и встреч. На такие расходы допустимо уменьшать прибыль для целей налогообложения, но в пределах лимита 4% от ФОТ.

Эти расходы должны быть документально подтверждены. Один из подтверждающих документов – смета.