Автор:

Какие расходы для налогообложения – представительские

Представительские расходы – это какие затраты? Есть ли ограничения по принятию представительских расходов в целях налогообложения? Как обосновать необходимость представительских расходов? Отвечаем подробно в этом материале.

Также смотрите:

Понятие представительских расходов по НК РФ

Статья 264 НК РФ «Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией» относит представительские к прочим расходам. В пункте 2 этой статьи приведен перечень расходов, связанных с деятельностью налогоплательщика, относимых в установленном порядке на затраты, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.

Итак, к представительским относят расходы, связанные с деятельностью юридического или физического лица. Под ними следует понимать затраты по приему и обслуживанию:

  • представителей других предприятий, организаций и учреждений (вкл. иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и/или поддержания взаимовыгодного сотрудничества;
  • участников, прибывших на заседания совета директоров/правления/ревизионной комиссии компании и иные мероприятия (далее – участники), независимо от места проведения.

Анализируя п. 2 ст. 264 НК РФ можно сделать вывод, что в данной статье определен закрытый перечень лиц, расходы на прием которых могут быть отнесены к представительским.

Что входит в представительские расходы

Из определений в НК РФ и сложившейся деловой практики можно сделать детализацию того, что относят к представительским расходам. Это:

  • проведение официального мероприятия (завтраков, обедов и ужинов или других аналогичных приемов) для представителей и участников;
  • обеспечение доставки представителей и/или участников на официальный прием, совет руководящего органа и обратно;
  • транспортное обслуживание представителей и участников;
  • ресторанное обслуживание во время представительского мероприятия;
  • расходы на переводчиков, не являющихся работниками налогоплательщика, – для перевода во время проведения встречи и/или официального приема.

В письме ФНС России от 18.04.2007 N04-1-02/306 указано, что перечень представительских расходов является закрытым и расширенному толкованию не подлежит.

Что нельзя считать представительскими расходами

Под представительские мероприятия нельзя замаскировать:

  • расходы на проведение юбилеев компании или ИП;
  • экскурсии и другие аналогичные развлечения;
  • организацию отдыха или тимбилдинга;
  • проведение диспансеризации или профилактику распространения болезней или вирусов;
  • расходы на приобретение сувениров и памятных подарков;
  • затраты на оформление виз для иностранных партнеров;
  • траты на оформление помещений для проведения официального приема, приобретение цветов и украшений.

Однако в конкретной ситуации – если есть уверенность в необходимости таких затрат для проведения мероприятия – можно спорить.

ПРИМЕР 1
По общему правилу, к представительским нельзя отнести расходы на артистов, которые помогали проводить презентацию. Но в определенных случаях суд может встать на сторону налогоплательщика. Как сделал это суд Дальневосточного округа (постановление ФАС от 12.12.2011 № Ф03-6135/2011). Он отменил постановления нижестоящих судебных инстанций о том, что расходы на участвующих в презентации артистов не являются представительскими, и направил дело на новое рассмотрение.
ПРИМЕР 2
Затраты на оформление помещений для проведения официального приема тоже официально не относят к представительским. Например, Минфин России в письме от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 выразил мнение, что расходы на оформление зала п. 2 ст. 264 НК РФ не предусмотрены. Следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения. Однако если вы такие расходы примите при исчислении налога, то правомерность можно доказать в суде.

Так, на сторону налогоплательщика встал Московский суд и признал, что расходы на приобретение букетов живых цветов и цветочных композиций для проведения официальных приемов являются представительскими (постановление ФАС Московского округа от 03.09.2010 № КА-А40/10128-10).

Ограничения по принятию представительских расходов

При отнесении расходов к представительским следует учесть так называемый лимит, или ограничение – 4%. Дело в том, что в соответствии с действующим законодательством представительские расходы входят в состав прочих в размере, не превышающем 4% от годового фонда оплаты труда.

Сумма принимаемых в уменьшение прибыли расходов не должна превышать предельных размеров по нормативам, установленным НК РФ.

Таким образом, расходы – даже если они понесены в связи с проведением представительского мероприятия, но в размере вышеуказанного предела в 4% – не относятся к представительским расходам.

Далее разберем ответы на наиболее часто задаваемые вопросы по теме, что такое представительские расходы организации.

Расходы на проведение форума

Можно ли считать представительскими расходы по организации форумов?

С одной стороны, это не развлекательное мероприятие. Значит, основное условие принятия к представительским выполнено. Так, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 15.10.2007 по делу № А63-2652/2007-С4 решено, что налоговой инспекцией не доказано, что проведение форума – это развлекательное мероприятие или мероприятие по отдыху.

Рекомендуем сохранить для проверяющих органов подтверждающие документы, которые содержат информацию о самих расходах и подтверждают их непосредственную связь с представительским мероприятием. А также документы, подтверждающие деловой характер встречи.

Например, Минфин России приводит такой возможный перечень документов (письмо от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675):

• приказ или распоряжение руководителя об осуществлении расходов на представительское мероприятие;

• смета представительских расходов;

• первичные документы (счета, онлайн-чеки, товарные накладные, акты оказанных услуг или работ);

• отчет по проведенному представительскому мероприятию: в нем лучше отразить цель мероприятия (в данном случае – форума), результаты его проведения, сумму расходов и другую необходимую информацию.

В указанных документах должна быть информация:

  1. О дате и месте проведения мероприятия.
  2. Программе мероприятия.
  3. Составе представителей и участников.
  4. Величине расходов на проведение.

При этом затраты на буфет участников форума – экономически оправданы, обусловлены обычаями делового оборота. Они могут быть приняты как представительские расходы в пределах установленного лимита.

Проведение мастер-класса

Наше законодательство не содержит норм, которые прямо позволяют учитывать расходы на организацию и проведение мастер-класса в целях уменьшения налогооблагаемой прибыли. Однако перечень расходов, которые могут быть учтены для этих целей, – открытый (подп. 49 п. 1 ст. 264, подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). И это значит, что можно признавать в налоговом учете любые затраты, отвечающие требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованные в ст. 270 Кодекса..

В силу принципа свободы экономической деятельности налогоплательщик ведет свое предпринимательство самостоятельно, на свой риск и вправе сам единолично оценивать его эффективность и целесообразность. Бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика лежит на налоговых органах (определения Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П, № 366-О-П).

Это значит, что правомерность учета расходов на организацию и проведение мастер-класса для целей налогообложения прибыли необходимо оценивать с учетом конкретных особенностей ситуации, делового этикета и т. п.

Если мастер-класс имеет деловую цель (обмен опытом с другими организациями, развитие бизнеса, установление деловых связей с контрагентами и т. д.), то расходы можно учесть как представительские.

Кодекс установил только одно ограничение для такого мероприятия: оно не должно быть связано с организацией развлечения, отдыха, профилактикой или лечением заболеваний (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ).

ПРИМЕР
Если мастер-класс по надуванию шаров проводится на горнодобывающем предприятии, то это будет развлечение. Если же мастер-класс по выдуванию стеклянных шаров на заводе в Гусь Хрустальном, то это уже официальное деловое мероприятие, направленное на установление (поддержание) взаимного сотрудничества и обмен опытом.

Проведение круглого стола

Правомерность учета расходов на проведение круглого стола для целей налогообложения прибыли организации тоже необходимо оценивать с учетом конкретных особенностей ситуации. Например, ведущий на корпоративном празднике – это точно не представительские. А ведущий делового круглого стола – почему бы и нет?

Чтобы учесть все расходы, рекомендуем подготовить смету. Просчитайте затраты и утвердите их размер распоряжением руководителя. Среди расходов может быть:

  • аренда помещения;
  • буфетное обслуживание (кейтеринг);
  • расходы на питание и напитки;
  • оплата услуг ведущего;
  • составление программы;
  • расходы на транспортное обслуживание представителей и участников;
  • расходы на проживание гостей и т. д.

По нашему мнению, можно признать расходы на проведение круглого стола в качестве представительских, оформив документацию и учитывая положения п. 1 ст. 264 НК РФ.

Тем более, что Минфин России советует налогоплательщику самостоятельно определять, к какому виду относятся те или иные расходы (письмо от 16.10.2012 № 03-03-06/1/551).

Расходы на тимбилдинг

В начале нашей публикации сказано, что расходы на тимбилдинг – это не представительское мероприятие. Поясним почему.

Как бы налогоплательщик ни старался обосновать необходимость данных мероприятий (некоторые компании даже приводят статистику и графики улучшения работоспособности, причём вполне обоснованные), это все-таки не деловое мероприятие. А значит – не представительские затраты.

В целях расчета налога на прибыль вы можете принимать эти траты в расходы в составе прочих при соблюдении условия, что они экономически обоснованы, документально подтверждены и связаны с производством и/или реализацией. Хотя данную позицию не поддержали некоторые суды.

ПРИМЕР
В постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 19.11.2013 № А67-7663/2012, ФАС Северо-Западного округа от 11.12.2008 № А56-3342/2008 судьи вынесли решение, что расходы на тренинги не направлены на получение дохода. То есть не отвечают критериям экономической обоснованности.

Также хотелось бы отметить, почему расходы на услуги артистов не являются представительскими расходами. Потому что это, прежде всего, развлекательная часть программы. Вряд ли можно себе представить деловую встречу под выступление певца. Опять же, если это не мастер-класс по пению в филармонии. Здесь тогда можно поспорить.

Подведем итоги

Расходы на проведение представительских мероприятий должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы. Сможете обосновать и доказать свою правоту – принимайте в расходы. Только не забудьте уложиться в лимит 4% от годового фонда оплаты труда.