Автор:

Как составить приказ на представительские расходы: образец (скачать)

Если хотите избежать проблем с контролирующими органами по отнесению затрат на представительские расходы, вам может потребоваться образец приказа на представительские расходы предприятия. В данной статье рассказываем о специфике составления данного документа и даём своего рода шпагралку для начинающих. Но и профи смогут почерпнуть для себя новое.

Также смотрите:

Зачем составлять приказ на представительские расходы

Приказ на представительские расходы нужен прежде всего для обоснования экономической целесообразности несения таких расходов в целях налогового учета. Кроме того, приказ нужен и для внутреннего использования: для понимания величины расходов, контроля за расходованием средств, назначения ответственных и т. п.

Если всё проведено в соответствии с приказом, то и отчет по представительскому мероприятию не составит труда заполнить.

Отчет о проведении представительского мероприятия очень важен. На его необходимость указывает Минфин в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807.

Если же что-то пойдет не по плану, то в приказ можно внести изменения или утвердить превышение расходов дополнительным решением руководителя.

Помимо приложений, к приказу могут быть оформлены дополнительные документы. Например:

  • договор и/или акт на транспортное обслуживание со сторонней компанией или ИП;
  • договор и/или акт на кейтеринг;
  • договор на аренду помещения для проведения мероприятия;
  • договор на услуги ведущего, переводчика (если формат мероприятия их предполагает) и т. д.

В приказ необходимо добавить пункты о назначении ответственных за организацию, проведение и контроль выполнения данных работ (услуг) лиц.

Список представительских расходов приведен в ст. 264 НК РФ. Также величина представительских расходов не может превышать 4% от годовых расходов на оплату труда всех сотрудников.

Приказ на представительские расходы: структура

Приказы у любого хозяйствующего субъекта — это основной распорядительный документ. Без разницы, какой это субъект: крупный, мелкий бизнес или индивидуальный предприниматель.

Суть любого приказа — описать и утвердить какое-либо решение. Приказ по представительским – это приказ по административно-хозяйственным вопросам, который не затрагивает весь коллектив, а только отдельных сотрудников, поименованных в данном приказе.

Разберем, как правильно структурировать и издать приказ по представительским расходам.

В приказ желательно включить:

  1. Наименование издающего приказ субъекта, номер и дату документа, а также само наименование «Приказ».
  2. Название приказа, отражающее суть мероприятия. Например: «О проведении делового обеда», «О проведении корпоративного совещания по вопросам защиты в период эпидемии», «О проведении круглого стола» и т. п.
  3. Резолютивные формулировки. Их располагают после фразы «Приказываю». И далее идет перечисление мероприятий, которые необходимо провести или обеспечить для того, чтобы мероприятие состоялось в срок и на соответствующем уровне. В данном разделе можно приводить:
  • перечень сотрудников своей компании, которые будут участвовать в деловой встрече;
  • назначение ответственных сотрудников, которые будут отвечать за выполнение определенных задач (это может быть, например, доставка гостей на встречу, буфетное обслуживание, обеспечение раздаточным материалом и др. задачи);
  • распоряжения о необходимости сдачи подтверждающих документов для принятия к учету и т. п.

4. Заключительная часть: должность, подпись и Ф.И.О. руководителя, который собственно и подписывает этот приказ.

Приказ на представительские расходы (образец) может также содержать приложения: программу, смету расходов на проведение представительского мероприятия, список участников.

Если мероприятие непродолжительное и предполагается обсуждение 1-2 вопросов, то данные приложения необязательны. В этом случае обсуждаемые вопросы добавляют в резолютивные формулировки (п. 3)

Также по желанию можно дополнить приказ своими формулировками.

Далее с нашего сайта по прямой ссылке можно  бесплатно скачать образец приказа на представительские расходы со сметой и программой. 

Положение об использовании денежных средств на представительские расходы

Положение об использовании денежных средств на представительские расходы определяет порядок расходования средств на представительские цели, связанные с деятельностью компании или предпринимателя, использование и отнесение их в установленном порядке на затраты, уменьшающие налогооблагаемую прибыль.

Это совсем другой документ, нежели приказ на проведение конкретного представительского мероприятия. В первом дают общие сведения: что отнесено к представительским расходам, а что не подходит под представительские затраты конкретного налогоплательщика в соответствии со статьей 264 НК РФ.

Подробнее об этом см. “Положение об использовании денежных средств на представительские расходы: образец (скачать)“.

Подводим итоги

Приказ о проведении представительского мероприятия – один из основных документов, необходимых для обоснованного включения расходов на это мероприятие в налоговые расчеты.

Форму такого приказа обычно утверждают в рамках внутреннего положения об использовании средств на представительские расходы.