Также смотрите:
Для чего нужно оформление представительских расходов
Представительские расходы – это статья в составе прочих расходов, учитываемых отдельно по правилам п. 2 ст. 264 НК РФ.
Это прежде всего затраты:
-
-
- на организацию и проведение бизнес-встреч;
- оплату транспортного обслуживания (доставка участников мероприятия);
- буфетное обслуживание или кейтеринг;
- услуги третьих лиц по организации и проведению.
-
Представительские расходы в целях налогообложения прибыли могут быть приняты к учету в размере, составляющем 4% от годового фонда оплаты труда.
Для того, чтобы принять представительские к учету, затраты должны быть экономически обоснованы и документально оформлены. В противном случае грозит доначисление налогов, пени и штрафы.
Как правильно оформить представительские расходы
Минфин и ФНС России неоднократно давали пояснения по перечню документов, которыми можно оформить и подтвердить расходы на представительское мероприятие.
Подтверждающим документом также может быть программа встречи. Программу готовят в соответствии с текстом приказа о проведении бизнес-мероприятия или выносят в отдельное к нему приложение.
В любом случае, в приказе или программе должно быть указано:
-
-
- наименования компаний – участников встречи;
- Ф.И.О. и должность лица, ответственного за проведение мероприятия;
- количество представителей от принимающей компании;
- количество участников от компаний-участников;
- дата проведения встречи;
- место проведения встречи;
- наименование планируемых к проведению мероприятий с указанием планового времени проведения;
- источник финансирования.
-
Подробнее узнать о приказе на представительские расходы, а также скачать образец его заполнения с нашего сайта можно из материала “Как составить приказ на представительские расходы: образец (скачать)“.
К приказу может быть приложена смета либо её утверждают отдельно. В смете указывают количество участников, статьи расходов на мероприятие и общую сумму расходов. Смету утверждает руководитель компании.
Ознакомиться со сметой вы можете в нашей статье “Смета представительских расходов: зачем нужна и как составить“.
В подтверждающем документе – отчете о проведении деловой встречи – подводят итоги состоявшегося мероприятия. Указывают, какие вопросы обсудили, о чем стороны договорились, каких целей достигли.
В акте на списание расходов по представительскому мероприятию члены специально утвержденной комиссии делают вывод об обоснованности расходов и подводят итоги по принятию расходов к учету.
Изучить полезный материал о данном документе вы можете здесь: “Как списать представительские расходы: образец акта“.
Представительские расходы: оформление документов (первичка)
Помимо документов, оформляемых самой компанией, бухгалтеру к авансовому отчету могут принести следующую первичку:
-
-
- товарные чеки и онлайн-чеки;
- товарные накладные;
- акты выполненных работ или оказанных услуг и др.
-
Эти документы должны быть оформлены с учетом требований к первичным учетным документам, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”.
Любая первичка, свидетельствующая об обоснованности и производственном характере понесенных расходов, может служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли, если все эти расходы перечислены в отчете (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288).
Аналогичный подход применяют и судьи. Поскольку налоговое законодательство не содержит исчерпывающего перечня первичных учетных документов, служащих основанием для принятия к учету тех или иных расходов, в том числе представительских, основным критерием является наличие в первичных документах обязательных реквизитов, позволяющих идентифицировать совершенную хозяйственную операцию (постановление АС ВВО от 22.12.2014 № Ф01-5056/2014 по делу № А11-8267/2013).
Итоги
Документальное оформление представительских расходов играет важную роль при принятии их к налоговому учету. Соблюдение рекомендаций и требований Минфина и ФНС позволит не иметь проблем в случае налоговых проверок.