Автор:

Как правильно документально оформить представительские расходы

Контролирующие органы часто находят нарушения при проверке представительских расходов. В нашем материале мы расскажем, как оформить представительские расходы, чтобы спокойно принимать их к учету в уменьшение налогооблагаемой прибыли.

Также смотрите:

Для чего нужно оформление представительских расходов

Представительские расходы – это статья в составе прочих расходов, учитываемых отдельно по правилам п. 2 ст. 264 НК РФ.

Это прежде всего затраты:

      • на организацию и проведение бизнес-встреч;
      • оплату транспортного обслуживания (доставка участников мероприятия);
      • буфетное обслуживание или кейтеринг;
      • услуги третьих лиц по организации и проведению.

Представительские расходы в целях налогообложения прибыли могут быть приняты к учету в размере, составляющем 4% от годового фонда оплаты труда.

Для того, чтобы принять представительские к учету, затраты должны быть экономически обоснованы и документально оформлены. В противном случае грозит доначисление налогов, пени и штрафы.

Как правильно оформить представительские расходы

Минфин и ФНС России неоднократно давали пояснения по перечню документов, которыми можно оформить и подтвердить расходы на представительское мероприятие.

Подтверждающим документом также может быть программа встречи. Программу готовят в соответствии с текстом приказа о проведении бизнес-мероприятия или выносят в отдельное к нему приложение.

В любом случае, в приказе или программе должно быть указано:

      • наименования компаний – участников встречи;
      • Ф.И.О. и должность лица, ответственного за проведение мероприятия;
      • количество представителей от принимающей компании;
      • количество участников от компаний-участников;
      • дата проведения встречи;
      • место проведения встречи;
      • наименование планируемых к проведению мероприятий с указанием планового времени проведения;
      • источник финансирования.

Подробнее узнать о приказе на представительские расходы, а также скачать образец его заполнения с нашего сайта можно из материала “Как составить приказ на представительские расходы: образец (скачать)“.

К приказу может быть приложена смета либо её утверждают отдельно. В смете указывают количество участников, статьи расходов на мероприятие и общую сумму расходов. Смету утверждает руководитель компании.

Ознакомиться со сметой вы можете в нашей статье “Смета представительских расходов: зачем нужна и как составить“.

В подтверждающем документе – отчете о проведении деловой встречи – подводят итоги состоявшегося мероприятия. Указывают, какие вопросы обсудили, о чем стороны договорились, каких целей достигли.

В акте на списание расходов по представительскому мероприятию члены специально утвержденной комиссии делают вывод об обоснованности расходов и подводят итоги по принятию расходов к учету.

Изучить полезный материал о данном документе вы можете здесь: “Как списать представительские расходы: образец акта“.

Представительские расходы: оформление документов (первичка)

Помимо документов, оформляемых самой компанией, бухгалтеру к авансовому отчету могут принести следующую первичку:

      • товарные чеки и онлайн-чеки;
      • товарные накладные;
      • акты выполненных работ или оказанных услуг и др.

Эти документы должны быть оформлены с учетом требований к первичным учетным документам, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Любая первичка, свидетельствующая об обоснованности и производственном характере понесенных расходов, может служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли, если все эти расходы перечислены в отчете (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288).

Аналогичный подход применяют и судьи. Поскольку налоговое законодательство не содержит исчерпывающего перечня первичных учетных документов, служащих основанием для принятия к учету тех или иных расходов, в том числе представительских, основным критерием является наличие в первичных документах обязательных реквизитов, позволяющих идентифицировать совершенную хозяйственную операцию (постановление АС ВВО от 22.12.2014 № Ф01-5056/2014 по делу № А11-8267/2013).

Итоги

Документальное оформление представительских расходов играет важную роль при принятии их к налоговому учету. Соблюдение рекомендаций и требований Минфина и ФНС позволит не иметь проблем в случае налоговых проверок.