Также смотрите:
Представительские расходы в налоговом учете
В отличие от бухгалтерского учета, где все затраты, сделанные компанией, принимают к учету, в налоговом учете (НУ) представительские расходы учитывают обособленно и включают в состав прочих расходов только в пределах 4%.
Также важно, чтобы представительские расходы были связаны с проведением официального приема. В противном случае они не могут быть приняты в целях НУ. Также в НУ не принимают расходы на проведение праздничных, развлекательных и оздоровительных мероприятий.
НДС с представительских тоже принимают к учету в пределах только той суммы расходов, которая была принята в целях налогообложения прибыли.
Более подробно о нормировании и расчете представительских расходов можно прочитать в статье “Как нормируются представительские расходы“.
Буфетное обслуживание и представительские расходы
Деловые мероприятия могут проходить не только в банкетном зале или в ресторане. Иногда бизнес-встреча имеет место в кабинете у руководителя или переговорной. В этом случае представители фирмы-партнера могут в перерыве или по окончании деловой части выпить чашечку кофе/чая со сладостями и т. п. В некоторых крупных компаниях даже есть специальные сотрудники, которые подают напитки, воду, убирают посуду со стола.
Если встречи проходят в кабинете у руководителя, то угощения могут стоять на столе во время всех переговоров. В таком случае об этих представительских затратах говорят как о буфетном обслуживании.
Как правило, продукты, напитки, посуду и салфетки компания приобретает самостоятельно. Поэтому при их списании также необходимо подтвердить целесообразность этих расходов.
По буфетному обслуживанию подтвердить расходы также необходимо первичными документами (товарными накладными, актами, чеками на приобретение) и отчетом.
Отчет о проведении переговоров, для которых на представительские списывают продукты, может быть представлен в виде таблицы. Этот отчет отличается по форме от отчета по деловой встрече, которая прошла в ресторане.
Представительские в командировке
Бывают ситуации, когда руководитель компании в командировке и ему надо провести переговоры с партнером. Так вот: представительские расходы можно нести не только по месту нахождения компании, но и в командировке, в т. ч. за пределами РФ.
Комплект документов по представительскому мероприятию такой же, как и в общем случае. Единственное, что бухгалтеру нужно сделать при зарубежных представительских – это перевести в рубли по курсу на дату принятия авансового отчета расходы в иностранной валюте. Можно использовать предлагаемую нами форму расчета представительских расходов в excel или разработать свою.
Расходы на цветы
Для оформления помещения приема важных гостей часто используют цветы. В связи с этим возникает вопрос: можно ли принять расходы на цветы как представительские?
Если цветы были использованы для оформления зала переговоров, то такие расходы можно принять как представительские. Однако не исключено, что их правомерность будете доказывать в суде.
Так, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 11.05.2006 № Ф04-2610/2006(22165-А46-40) по делу № А-1700/05 суд встал на сторону налогоплательщика и признал правомерным включение в состав представительских затрат покупку цветов.
А позже Минфин России выразил сомнение в обоснованности расходов на украшение зала делегаций. Эта позиция указана в письме от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176: расходы на цветы не предусмотрены п. 2 ст. 264 НК. Значит, они не могут быть учтены в составе представительских расходов в НУ.
Для того, чтобы у проверяющих не возникало сомнений, надо документально все оформить и обосновать.
Более подробно о документальном оформлении вы можете узнать из статьи «Как правильно документально оформить представительские расходы в 2020 году».
Суды часто высказывают мнение, что состав представительских не ограничен. Однако налогоплательщик должен раскрыть экономическую обоснованность расходов на покупку цветов, иначе данные расходы нельзя отнести к представительским (см., например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 15.03.2006 № А29-1822/2005а).
Итоги
Налоговым законодательством не установлен закрытый перечень представительских расходов. Поэтому расходы на буфетное обслуживание и украшение цветами места деловой встречи можно принять в расходы по налоговому учету. Главное при этом – суметь обосновать их необходимость и целесообразность, а также подтвердить документально.