Как заполнять табель учета рабочего времени в рабочие и нерабочие дни в 2020 году

Также смотрите:

Цели и законодательные основы применения табеля

На работодателя прямо возложена обязанность вести учет фактически отработанного сотрудниками времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Также любой режим труда должен соответствовать целому ряду требований, предусмотренных в ТК РФ. Это:

• еженедельная занятость персонала не должна превышать 40 часов (ст. 91 ТК РФ);
• работу ночью нужно учитывать отдельно, и к ней нельзя привлекать некоторые категории работников (ст. 96 ТК РФ);
• в определенных случаях работодатель может привлекать персонал к труду более 40 часов в неделю (ст. 97, 99 ТК РФ); при этом такое время фиксируют отдельно и оплачивают в повышенном размере (ст. 152 ТК РФ);
• несмотря на запрет работать в выходной, в исключительных обстоятельствах это допустимо (ст. 113 ТК РФ), но такое время необходимо оплатить в особом порядке (ст. 153 ТК РФ);
• для организации сменной работы и при применении скользящих графиков тоже есть особые правила (ст. 103, 104 ТК РФ);
• есть регламентация и времени отдыха: например, в ст. 110 ТК РФ определена длительность непрерывного отдыха в неделю.

Весь перечень условий организации труда и отдыха сотрудников фиксируют в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовых, коллективных договорах, локальных актах компании.

В результате, чтобы проконтролировать соблюдение всех требований к длительности работы и периодам отдыха, нанимателю необходим отдельный отчетный документ. В этой роли выступает табель учета рабочего времени. Он позволяет:

• фиксировать присутствие персонала на рабочих местах в соответствии с графиками работ, своевременность явок, соблюдение продолжительности рабочего дня;
• определить общее количество проработанного времени (количество труда), которое нужно оплатить работающему по итогам периода, в также длительность отдыха, предоставленного каждому сотруднику;
• задокументировать факты нарушения правил трудового распорядка и периоды, в течение которых сотрудник не присутствовал на работе по уважительным и неуважительным причинам;
• учесть продолжительность работы во вредных условиях, ночью, за пределами нормальной длительности рабочего дня;
• получить статистическую информацию для последующего анализа и планирования применяемых режимов работы.

Формы табелей учета рабочего времени и порядок их применения

В настоящий момент законодательно не закреплено форматов бланков табеля, которые компании должны были бы применять в обязательном порядке. Каждый работодатель может самостоятельно разработать форму, позволяющую ему обеспечить получение нужной информации о рабочем времени его сотрудников.

Большинство компаний предпочитают использовать бланки Т-12 и Т-13, действовавшие ранее на основании постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. При необходимости в них вносят дополнительные графы и столбцы в соответствии со спецификой деятельности и потребностями учета.

Форма Т-12 предназначена для заполнения в ручном режиме, а бланк Т-13 применяют для использования в учетных программах и формирования итогового табеля автоматизировано.

Заполнять табели учета рабочего времени по указанным формам нужно в следующем порядке:

• В шапке формы Т-13 и в верхней части титульной страницы бланка Т-12 вписывают:

• • • наименование организации и структурного подразделения, по которому его составляют;
    • дату оформления и номер документа;
    • дату начала и окончания периода, за который его формируют (как правило, это половина месяца или полный месяц).

• Далее в табличной части форм фиксируют явки и отражают отклонения от режима работы. Порядок следующий:

• • • начиная с левого крайнего столбца, вносят порядковой номер записи;
    • в следующей колонке вписывают Ф.И.О., должность работника;
    • табельный номер;
    • затем по строке каждого сотрудника на пересечении с колонкой соответствующего числа месяца проставляют условное обозначение вида времени и его продолжительность в течение дня в часах;
    • после заполнения всех ячеек по числам месяца по окончании каждой половины месяца с 1 по 15 число подсчитывают итог посещений в днях и часах, а также суммарное значение за месяц;
    • далее идут колонки для подсчета общего количества дней выходных, неявок, времени, отработанного ночью, в выходной и сверхурочно и подлежащего оплате в повышенном размере.

Более подробно процесс того, как происходит заполнение табеля учета рабочего времени, отражен далее на схеме.

ВАЖНО!

Время работы во вредных условиях труда фиксируют в отдельном табеле.

Табели заполняет и подписывает ответственное лицо. Кроме того, роспись должен поставить проверяющий работник кадровой службы.

Основанием для внесения записей в табель служат:

• приказы о приеме на работу;
• приказы об отпуске;
• больничные листы;
• график работ;
• приказы о направлении в командировку;
• докладные записки, акты о неявке сотрудника на работу, служебные записки службы охраны;
• приказы о привлечении к работе в выходной день и сверхурочно.

Заполнение табеля возможно путем сплошной поденной фиксации явок и отсутствий либо путем отражения только дней неявок и отсутствий сотрудника.

Условные обозначения, которые может применять компания для заполнения табеля, нигде не закреплены. На практике обычно пользуются теми, что действовали во времена обязательного применения формы Т-12 и отражены на ее титульном листе.

ВАЖНО!

Компания по своему желанию может использовать любые другие буквенные или цифровые коды, закрепив их в локальных актах.

На основании итоговых данных табеля по завершении расчетного периода бухгалтерия проводит начисление заработной платы.

Срок хранения табелей в архиве составляет 5 лет. А по работникам, занятым во вредных условиях, не менее 50 лет (ст. 402 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Как заполнять табель в период карантина (нерабочих дней)

В связи с пандемией коронавируса перед работодателями стоит задача максимальной изоляции своих работников для борьбы с распространением инфекции (указ Президента РФ от 02.04.2020 № 239). При этом возможны следующие ситуации, требующие оформления табеля учета рабочего времени:

• Остановка производства и роспуск сотрудников по домам с сохранением заработной платы. Типовыми инструкциями к формам Т-12 и Т-13 эта ситуация не предусмотрена. Работодателям рекомендовано нерабочие дни в период коронавируса занести в табель с помощью специально разработанного кода. Например «ОН», закрепив его приказом по компании. Эти дни оплатить по графику, согласно которому сотрудник должен был бы продолжать трудиться.

здесь

• Работники уходят на больничный или в отпуск, несмотря на карантин. В табеле эти дни отмечают, как и обычно шифрами «Б» и «ОТ», или 19 и 09 соответственно.
• Сотрудники продолжают трудиться.  В табеле также ставят “Я” или код «01» и фактически отработанные сотрудником часы.

Перед тем, как оформить табель учета рабочего времени при дистанционной работе во время карантина, нужно заключить с сотрудниками допсоглашение к трудовому договору. В нём указать, что на них распространяется режим труда и отдыха, действующий в обычное время. Отражают периоды их работы так же, как если бы они присутствовали на территории работодателя.

Подводим итоги

Ведение табелей необходимо для внутреннего контроля, расчета зарплаты и выполнения требований трудового законодательства.

Ведение табеля в период ограничительных мер по борьбе с коронавирусом – ситуация новая, специально не регламентированная. Поэтому при учете оплачиваемых нерабочих дней и карантинных больничных следует исходить из общей логики ситуации и требований новых нормативных актов.