Автор:

Как происходит выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФ

Обязательная выдача трудовой книжки при увольнении положена в последний день работы сотрудника. Но нередко у работника на эту дату выпадает выходной или он просто не является в компанию. Тогда нанимателю следует предпринять ряд шагов для снятия с себя ответственности за невыдачу трудовой книжки.

Также смотрите:

Общий порядок выдачи трудовых книжек при увольнении

Один из завершающих этапов процедуры расставания с сотрудником (после того, как соблюден порядок заполнения трудовой книжки при увольнении) – ее непосредственная выдача трудящемуся. Это должно быть сделано в его последний рабочий день (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 № 131-О-О).

ВАЖНО!
С 2020 года сотрудник может отказаться от ведения бумажной версии документа о своей трудовой деятельности. Тогда при увольнении он должен получить на руки в тот же срок форму СТД-Р (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). Она содержит сведения о его рабочем стаже.

Факт получения сотрудником трудовой книжки закрепляют его росписью в столбце 13 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также в личной карточке работника.

В случае перехода сотрудника на цифровую версию книжки форму СТД-Р можно выдавать в бумажном или электронном варианте с ЭЦП работодателя. Однако выдать ее нужно также в день расторжения отношений.

Что делать, если работник отсутствовал в день увольнения

Существенно меняется порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника, когда он не явился за ней на дату прекращения сотрудничества или не работал в этот день. В данном случае компания обязана:

  1. Составить письменное уведомление о необходимости явится за трудовой книжкой или подтвердить возможность ее отправки почтой по указанному сотрудником адресу.
  2. Направить уведомление заказным письмом с описью вложения по всем местам проживания сотрудника, о которых в компании есть информация.
  3. Дождаться явки работника или получения от него в письменном виде разрешения на пересылку книжки почтой с обязательным указанием места назначения (письмо Минтруда России от 10.04.2014 № 14-2/ООГ-1347).
  4. Выдать явившемуся сотруднику трудовую книжку или направить ее по указанному им в согласии адресу ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
ВАЖНО!
Если работник укажет адрес для доставки за рубежом, отправка трудовой книжки становится невозможной (письмо Минтруда России от 17.09.2019 № 19-1/ООГ-210). Следует написать ему ответное письмо с обоснованным отказом в пересылке.

Не выданные трудовые книжки работодатель обязан сохранять у себя в течение 75 лет.

Когда отсутствующему работнику нужно выдать форму СТД-Р, ее заверенную бумажную версию сразу направляют ему заказным письмом с уведомлением.

Учтите: все почтовые квитанции об отправке оповещений или данных о трудовой деятельности следует сохранять на случай последующих споров.

ВАЖНО!
При отправке уведомления о необходимости явится за трудовой книжкой его дату следует отразить в столбце 12 книги учета движения трудовых книжек.

Как составить уведомление о необходимости прийти за книжкой

Документ с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой составляют в произвольной форме. В нем указывают номер приказа, согласно которому расторгнут трудовой договор, предлагают посетить работодателя для получения документа, а также часы работы фирмы. Кроме того, выражают просьбу при отказе от личной явки направить письмо с согласием на отправку документа почтой с обязательным указанием адреса получения.

В уведомлении нужно предусмотреть графы для:

  • письменного выражения сотрудником согласия на пересылку;
  • проставления под согласием его личной росписи;
  • указания адреса, по которому следует направить книжку.
ВАЖНО!
Уведомление должно быть направлено в последний день работы сотрудника. После его отправки работодатель освобождён от ответственности за невыдачу трудовой книжки.

Как выдать трудовую книжку или СТД-Р при последующем обращении

Сотрудник может явиться и попросить выдать трудовую книжку после даты увольнения ему лично, не дав согласие на пересылку. В этом случае он должен написать соответствующее заявление, а работодатель передать ему документ в течение 3-х рабочих дней с даты обращения.

Заявление составляют в произвольной форме. Оно обязательно должно включать:

  1. Намерение получить трудовую книжку, выраженное письменно.
  2. Дату написания и роспись бывшего сотрудника.

Также в нем может быть указан день, когда гражданин готов явиться за книжкой.

Аналогично составляют заявление на получение формы СТД-Р. Однако в нем работник вправе указать, в каком виде он желает ее получить – в бумажном или электронном.

Случаи освобождения от ответственности за невыдачу трудовой книжки

Существуют определенные обстоятельства при увольнении, которые снимают с компании ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки. К ним относят (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ):

  1. Увольнение сотрудника за прогул.
  2. Вступление в силу приговора суда, по которому сотрудник отправлен в исправительное учреждение и трудовой договор расторгнут в связи с невозможностью продолжения работы.
  3. Расторжение срочного трудового договора после окончания срока его продления на период беременности сотрудницы.

Кто может получить трудовую книжку умершего сотрудника

Расторжение трудового договора по такому печальному поводу как уход из жизни работника имеет свои особенности и в части правил выдачи трудовой книжки при увольнении. Сам сотрудник при таких обстоятельствах получить ее объективно не может. Следовательно, её выдают в течение 3-х рабочих дней с момента обращения за ней его ближайшему родственнику.

Так же кто-то из родных может дать письменное согласие на пересылку документа почтой по указанному ими адресу.

В книге учета трудовых книжек в графе 12 и 13 делают пометку о предоставлении книжки.

Личность получателя и степень родства должны быть подтверждены документально. В качестве доказательств могут служить паспорт, свидетельство о браке, свидетельство о рождении и др.

Что грозит компании за несвоевременную выдачу книжки

Если работодатель несвоевременно выдал трудовую книжку, при этом не уведомил работника о необходимости ее получить и у него нет оснований быть освобожденным от ответственности, ему грозят существенные материальные потери. Он должен возместить уволенному недополученный средний заработок за весь период задержки документа (ст. 234 ТК РФ, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Расчет среднего заработка для выплаты недополученного дохода за время задержки документа ведут по правилам ст. 139 ТК РФ. Кроме того, работодателя могут привлечь к административным штрафам за нарушение трудового законодательства на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

Что делать работнику, если не отдают трудовую книжку

Если работнику не отдали трудовую книжку в день увольнения, следует посетить работодателя и потребовать ее немедленной выдачи в письменном виде – путем написания заявления. Кроме того, он вправе потребовать возмещения ему недополученного заработка.

Если в результате трудовая книжка так и не выдана, он вправе обратиться жалобой в трудовую инспекцию, прокуратуру или подать заявление в суд.

Надзорные органы организуют проверку работодателя и при выявлении нарушений принудят его к их устранению. В суде сотрудник может добиться выплаты ему недополученного заработка, а также морального вреда – в случае, если сможет обосновать его наличие.