Общий алгоритм оформления перевода
Любой перевод предполагает временное или постоянное изменение существенных условий трудового договора (ст. 72.1 ТК РФ):
- должностных обязанностей;
- отдела;
- места расположения работодателя.
Подобные мероприятия проводят только по соглашению между работником и работодателем. Поскольку любое изменение существенных условий делают по соглашению межу участниками трудовых отношений, перевод на другую должность обязательно оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору.
Вместе с тем есть случаи, когда временные переводы на период до 1 месяца работодатель может проводить в одностороннем порядке без согласия трудящегося. Например, при возникновении чрезвычайных обстоятельств.
Процедура того, как оформить перевод сотрудника на другую должность, приведена ниже в схеме.
Таким образом, в зависимости от характера и условий проводимых изменений, документы при переводе на другую должность могут иметь разный состав.
Как правильно получить согласие на перевод
По поводу формы согласия работника в ТК РФ нет никаких указаний. То есть оно может быть получено и в устной форме. Однако такое одобрение перевода от трудящегося впоследствии – при возникновении споров – подтвердить будет нельзя. Поэтому, как правило, на практике согласие оформляют в письменном виде.
Если планируется перевод сотрудника на другую должность с более низкой квалификацией и зарплатой, получение от него согласия обязательно в любом случае. Даже при временном переводе, который возможен без его согласия по ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ.
Получение письменного согласия возможно в следующих формах:
- Если инициатива перевода исходит от сотрудника – путем написания заявления в произвольной форме с указанием новой должности или отдела;
- Если инициатива исходит от работодателя – путем предварительного письменного уведомления работника и проставления на нем отметки работника о том, что он не возражает против перевода.
Если сотрудник после устного обсуждения перевода проставит свою подпись на дополнительном соглашении, это тоже считается его согласием.
Как оформить допсоглашение при переводе
Порядок оформления допсоглашения на перевод работника на другую должность законодательно не урегулирован. Такой документ составляют в 2-х экземплярах. Он – неотъемлемая часть трудового договора. В нем оговаривают все параметры трудового договора, которые подлежат изменению при переходе. В нем обязательно указывают:
- идентификационные данные сторон трудового договора – Ф.И.О. и должность работника и руководителя компании, от лица которого соглашение заключается;
- наименование новой и старой штатной позиции и отдела;
- дату перевода и его длительность (если он временный);
- описание новых для работника трудовых обязанностей;
- подписи сторон;
- иные условия трудового договора, подлежащие изменению.
Перевод на нижестоящую позицию тоже производят во всех случаях только с подписанием допсоглашения к трудовому договору.
Один экземпляр остается у работника, второй – с отметкой сотрудника о получении его экземпляра – передается работодателю. Этот документ будет основанием для издания приказа.
Что нужно указать в приказе на перевод
Нормативно утвержденной типовой формы приказа на перевод нет. Компании оформляют его либо в произвольной форме, либо с использованием бланка № Т-5, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Независимо от того, какой вариант выберет компания, она закрепляет его в локальных актах.
Приказ должен содержать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- дату составления и номер;
- Ф.И.О. сотрудника;
- наименование нового и старого места работы;
- день, месяц и год вступления в силу изменений;
- характер изменений – постоянные или временные;
- новые условия оплаты труда;
- ссылка на реквизиты документа-основания;
- подпись руководителя и ее расшифровка;
- место для ознакомления работника с приказом.
Сотрудник знакомится с приказом под подпись.
Узнать больше о приказе на перевод и скачать образцы можно в статье “Приказ о переводе на полную ставку, другую работу“.
Оформление трудовой книжки и личной карточки
Делать запись в трудовой книжке о переводе на другую должность нужно, только если он носит постоянный характер (п. 4 Порядка, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н). Для этого в бумажной версии книжки в разделе сведений о работе:
- Ставят порядковый номер строки в графе 1.
- Проставляют дату внесения записи в следующих 3-х столбцах.
- Указывают, на какую должность и в какой отдел переведен сотрудник. Например: «Переведен на должность мастера в кузнечном цехе».
- В следующей графе указывают реквизиты приказа о переводе.
При временном переводе сведения в трудовую книжку не вносят.
Также необходимо до 15-го числа следующего месяца подать отчет о кадровом мероприятии «ПЕРЕВОД» по форме СЗВ-ТД в ПФР.
Внесение сведений в личную карточку производят в случае, когда компания ведет такой документ. На практике многие организации до сих пор применяют бланк карточки по форме № Т-2. В этом случае сведения вносят в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу».
