Автор:

Сколько нужно хранить учредительные документы: новые сроки с 2020 года

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. В частности, он регламентирует сроки хранения учредительных документов, а также связанных с созданием и ликвидацией организации. Приводим их все в таблице с пояснениями.

Также смотрите:

Чем руководствоваться

Новые сроки хранения учредительных документов (устава, учредительного договора и т. п.), а также связанных с созданием и ликвидацией юрлица с 18.02.2020 устанавливает п. 1.3.1 раздела II упомянутого приказа Росархива.

Также отметим, что документы о передаче имущества в оперативное управление или хозяйственное ведение с 2020 года нужно хранить до ликвидации организации. Ранее действовавший перечень (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) определял только сроки хранения переписки о передаче имущества. Ее нужно было сохранять 10 лет, если экспертная комиссия не продлевала данный срок.

Далее в таблице представлены все нормативно установленные сроки, связанные с созданием и ликвидацией организации. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.

ВИД ДОКУМЕНТА
СРОК ХРАНЕНИЯ
ПРИМЕЧАНИЕ
Свидетельства (уведомления) о постановке на учет в налоговых органах; уведомления о снятии с учета До минования надобности
Извещения (уведомления) страхователей о регистрации (снятия с учета) во внебюджетных фондах До минования надобности
Документы (договоры, акты, сведения) о реорганизации организации Постоянно
Документы (заявления, протоколы, уведомления, решения, акты, справки, выписки) о ликвидации организации Постоянно
Уставы, положения организации Постоянно
Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества Постоянно
Документы (правила, стандарты, протоколы, решения, реестр членов, положения, требования, сведения) о деятельности саморегулируемых организаций До ликвидации организации
Протоколы учредительных собраний организаций Постоянно
Списки участников (учредителей) организаций Постоянно
Положения о структурных подразделениях, филиалах и представительствах организации:
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в структурных подразделениях, филиалах и представительствах организации До минования надобности
Положения о совещательных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации: (1) После замены новыми
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях 3 года (1)
Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке До минования надобности
Доверенности, выданные руководителем организации (лицом, имеющим право действовать от имени организации без доверенности), на представление интересов организации, сведения об отзыве выданных доверенностей 5 лет (1) (1) После истечения срока действия доверенности или ее отзыва
Документы (протоколы, изображения и описания, заявления, уведомления, решения) о разработке и регистрации символики организации 5 лет ЭПК
Структура организации, пояснительные записки к ней:
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях До замены новыми
Перечни, реестры, списки подведомственных, подконтрольных организаций: (1) После замены новыми
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях 3 года (1)
Штатные расписания организации, изменения к ним: (1) В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов – До ликвидации организации
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях 3 года (1)
Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению До минования надобности
Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) 50/75 лет
Номенклатура должностей 5 лет (1) (1) После утверждения новой
Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене руководителя организации, должностных, ответственных и материально ответственных лиц организации 15 лет