Автор:

Сколько нужно хранить документы по зарплате с 2020 года

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов по заработной плате. В этом материале приводим их все в таблице.

Также смотрите:

Новые сроки для зарплатных документов

Их определяет п. 4.2 раздела II упомянутого приказа. Вот ключевые изменения по документам зарплаты с 18.02.2020:

  • документы о получении з/п теперь нужно хранить 6 лет, а не 5 (это когда у работников есть лицевые счета);
  • реестры сведений о доходах физлиц вместо 75 лет нужно хранить всего 5 лет;
  • лицевые счета работников: 75 лет – документы, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 г. (так было и раньше); 50 лет – если оно закончено после 01.01.2003 (это нововведение).

Далее в таблице показаны все документы по зарплаты и соответствующие обязательные нормативные сроки их хранения с уточнениями Росархива.

ВИД ДОКУМЕНТА
СРОК ХРАНЕНИЯ
ПРИМЕЧАНИЕ
Утвержденные фонды заработной платы:
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях До минования надобности
Положения об оплате труда и премировании работников: (1) После замены новыми
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях 5 лет (1)
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат 6 лет (1) (1) При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате 50/75 лет ЭПК
Переписка о выплате заработной платы 5 лет
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи 5 лет
Исполнительные листы (исполнительные документы) по удержаниям из заработной платы 5 лет (1) (1) После исполнения
Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате дополнительных отпусков, предоставляемых работникам, совмещающим работу с получением образования 5 лет
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 50/75 лет
Журналы, базы данных учета депонированной заработной платы 5 лет

Пояснение: срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.