Автор:

Сколько нужно хранить документы бухучета и бухотчетности с 2020 года

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения бухгалтерских документов.

Какие сроки учитывать бухгалтерам

Сколько времени хранить в организации документы бухгалтерского учета и отчетности, определяет п. 4.1 раздела II упомянутого приказа.

Все новые сроки хранения бухгалтерских документов с 18.02.2020 представлены далее в таблице.

ВИД ДОКУМЕНТА
СРОК ХРАНЕНИЯ
ПРИМЕЧАНИЕ
Документы учетной политики (стандарты бухгалтерского учета экономического субъекта, рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета) 5 лет (1) (1) После замены новыми
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним): (1) При отсутствии годовых – Постоянно
а) годовая; Постоянно
б) промежуточная 5 лет (1)
Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, пояснительные записки): (1) При отсутствии годовых – Постоянно
а) годовая; Постоянно
б) промежуточная 5 лет (1)
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности 5 лет
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности Постоянно
Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации: (1) В других организациях – До минования надобности

(2) При отсутствии годовых – Постоянно

а) сводные годовые, годовые; Постоянно (1)
б) квартальные; 5 лет (2)
в) месячные 1 год
Отчеты об исполнении смет: (1) При отсутствии годовых – Постоянно
а) сводные годовые; Постоянно
б) годовые; Постоянно
в) квартальные 5 лет (1)
Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: (1) При отсутствии годовых – Постоянно
а) годовые; Постоянно
б) полугодовые, квартальные 5 лет (1)
Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):
а) годовая; До ликвидации организации
б) промежуточная 5 лет
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) 5 лет (1) (1) При условии проведения проверки
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) 5 лет (1) (1) При условии проведения проверки;

при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу (это  новое правило с 18.02.2020 )

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним Постоянно
Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица 5 лет (1) (1) После увольнения (смены) материально ответственного лица
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов 5 лет (1) (1) После замены новыми
Образцы подписей материально ответственных лиц 5 лет (1) (1) После смены материально ответственного лица
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности 5 лет
Документы (стандарты, кодексы, правила, регламенты, положения, инструкции, порядки, рекомендации) аудиторской деятельности:
а) по месту разработки и (или) утверждения; Постоянно
б) в других организациях До замены новыми
Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг 5 лет (1) (1) При условии проведения внешней проверки качества работы
Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

(2) При условии проведения внешней проверки качества работы

(3) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

а) у аудируемого лица; 5 лет (1)
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора 5 лет (1) (2) (3)
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: (1) Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – Постоянно

(2) При условии проведения внешней проверки качества работы

а) у аудируемого лица; 5 лет (1)
б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора 5 лет (2)
Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах 10 лет (1) (1) После возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах 5 лет
Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета 5 лет
Переписка по вопросам оказания платных услуг 5 лет
Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности 5 лет
Журналы, базы данных учета:
а) ценных бумаг; До ликвидации организации
б) расчетов с организациями; 5 лет
в) кассовых документов (счетов, платежных поручений); 5 лет
г) депонентов по депозитным суммам; 5 лет
д) доверенностей; 5 лет
е) договоров, контрактов, соглашений с юридическими и физическими лицами; 5 лет
ж) расчетов с подотчетными лицами; 5 лет
з) исполнительных листов 5 лет