Автор:

Сколько хранить с 2020 года документы материально-технического обеспечения деятельности

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. В частности, он установил новые сроки хранения документов, касающихся материально-технического обеспечения деятельности организации. Приводим их все в этой статье.

Также смотрите:

Чем руководствоваться

Обязательные сроки хранения документов, касающихся материально-технического обеспечения деятельности организации, с 18.02.2020 регламентирует п. 9 раздела II упомянутого приказа Росархива. Они представлены ниже в таблице.

Отметим, что по новым правилам переписку по вопросам материально-технического обеспечения деятельности достаточно хранить 3 года, а не 5 лет, как ранее (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

ВИД ДОКУМЕНТА
СРОК ХРАНЕНИЯ
ПРИМЕЧАНИЕ
Списки (реестры) поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и покупателей (заказчиков) 5 лет
Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье), оборудовании, продукции 5 лет
Документы (заявки, заказы, графики отгрузки, диспетчерские журналы, записи поручений, сведения) о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции 3 года
Комплектовочные ведомости 1 год
Спецификации на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования 5 лет
Таможенные декларации 5 лет
Документы (сертификаты, акты, рекламации, заключения, справки) о качестве поступающих (отправляемых) материалов (сырья), продукции, оборудования 5 лет
Гарантийные талоны на продукцию, технику, оборудование 1 год (1) (1) После истечения срока гарантии
Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов (сырья), продукции, оборудования 5 лет
Документы (распоряжения, требования, накладные) об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции 5 лет
Документы (заявки, докладные и служебные записки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой 5 лет
Документы (акты, справки, заявки, докладные и служебные записки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств 5 лет
Эксплуатационно-технические документы (инструкции, руководства) 3 года (1) (1) После списания технических средств
Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования До замены новыми
Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности 3 года
Нормативы складских запасов 5 лет (1) (1) После замены новыми
Договоры хранения (складского хранения) 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Документы (уведомления, журналы, карточки учета материальных ценностей, складские свидетельства и квитанции, требования, погрузочные ордера, лимитно-заборные карты) об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах 5 лет (1) (1) После списания материальных ценностей
Документы (справки, отчеты, сведения, переписка) о складском хранении материальных ценностей 5 лет
Книги учета распоряжений на отпуск товаров и продукции со складов 5 лет
Книги учета и списания тары 1 год
Нормы естественной убыли, отходов продуктов: (1) После замены новыми
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях 5 лет (1)
Пропуска на вывоз товаров и материалов со складов, корешки к ним 3 года