Автор:

Сколько хранить документы, связанные с учетом имущества: сроки с 2020 года

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. В частности, он регламентирует сроки хранения документов по инвентаризации и учёту имущества (ОС, НМА и др.). Приводим их все в таблице с пояснениями.

Также смотрите:

Что изменилось

Новые сроки хранения документов по инвентаризации и учёту имущества (основных средств, НМА, недвижимости и др.) с 18.02.2020 определяет п. 4.4 раздела II упомянутого приказа Росархива.

Что касается основных средств, то документы о переоценке основных фондов и амортизации нужно хранить теперь не постоянно, а 5 лет после ОС или НМА. Аналогичный срок установлен для документов об их списании.

И 5 лет после выбытия имущества нужно хранить акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю (т.е. при передаче с одного баланса на другой). По старым правилам (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) их нужно было хранить постоянно.

Далее в таблице показаны все нормативно установленные с 18.02.2020 сроки хранения документов по учету имущества в организации.

ВИД ДОКУМЕНТА
СРОК ХРАНЕНИЯ
ПРИМЕЧАНИЕ
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств 5 лет (1) (1) При условии проведения проверки
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий Постоянно
Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов 5 лет (1) (2) (1) После выбытия основных средств и нематериальных активов

(2) Акты списания федерального недвижимого имущества – Постоянно

Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации До ликвидации организации
Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) 5 лет (1) (1) После выбытия недвижимого имущества
Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества) 5 лет
Переписка о приобретении канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах 1 год
Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда 5 лет
Журналы, карточки, базы данных учета:
а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств; До ликвидации организации
б) материальных ценностей и иного имущества 5 лет
Похозяйственные книги и алфавитные книги хозяйств Постоянно