С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он устанавливает новые сроки хранения документов по закупкам.
Какие сроки с 2020 года
Пункт 2.4 раздела II упомянутого приказа регламентирует для целей архивирования документов:
- осуществление закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд;
- осуществление закупок отдельными видами юридических лиц;
- получение грантов.
Отметим, что прежние правила (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) не выделяли в отдельный раздел документы по закупкам. Они лишь обязывали 5 лет хранить реестры закупок, осуществляемые без заключения контракта и 10 лет документы (заключения, справки, технико-экономические обоснования) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов.
Далее в таблице перечислены все виды документации по закупкам со сроками хранения и уточнениями, где их посчитал нужным сделать Росархив. Сразу поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Положения (регламенты) о контрактных управляющих; контрактной службе; закупках товаров, работ, услуг; комиссиях по осуществлению закупок товаров, работ, услуг | Постоянно | – |
| Планы-графики | 3 года | – |
| Документы (извещения, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации, заявки, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе, протоколы), составленные в ходе проведения конкурса | 3 года | – |
| Документы (извещения, документация об аукционе, изменения, внесенные в документацию об аукционе, разъяснения положений, документации об аукционе, заявки, протоколы), составленные в ходе проведения аукциона | 3 года | – |
| Документы (извещения, запросы, заявки на участие в запросе котировок, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, протоколы) о проведении запроса котировок | 3 года | – |
| Документы (извещения, приглашения о проведении запроса предложений, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в запросе предложений, конвертов с окончательными предложениями, протоколы) о проведении запроса предложений | 3 года | – |
| Документы (извещения, положения, протоколы) о закупках отдельными видами юридических лиц | 3 года | – |
| Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд | 5 лет ЭПК (1) | (1) После истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту |
| Контракты (договоры) о закупках отдельными видами юридических лиц | 5 лет ЭПК (1) | (1) После истечения срока действия контракта (договора), прекращения обязательств по контракту (договору) |
| Реестры (1): | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации | |
| а) закупок, осуществленных без заключения государственного или муниципального контракта; | До ликвидации организации | |
| б) жалоб, плановых и внеплановых проверок принятых по ним решений и выданных предписаний | 5 лет | |
| Журналы регистрации заявок на участие в закупке на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг | 3 года | – |
| Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки, прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками на участие в закупке на поставку товаров, работ, услуг | 3 года | – |
| Переписка по осуществлению закупок для нужд организации | 3 года | – |
| Положения об экспертных советах, конкурсных комиссиях по грантам | Постоянно | – |
| Документы (извещения о конкурсах, заявки на участие в конкурсах, протоколы, уведомления, договоры (соглашения), заключения, отчеты) о проведении конкурсов на право получения грантов, субсидий | 5 лет ЭПК | – |
| Переписка о проведении конкурсов на получение грантов, субсидий | 3 года | – |
| Журналы, базы данных учета заявок об участии в конкурсах на получение грантов, субсидий | 3 года | – |