Автор:

Сколько нужно хранить документы, связанные с организацией документооборота на предприятии

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов документационного обеспечения управления и организация хранения документов. Проще говоря, регламентирующих документооборот на предприятии.

Также смотрите:

Какие это виды документов и сроки их хранения

Для документов, касающихся документационного обеспечения управления и организации хранения документов, с 18.02.2020 сроки хранения определяет п. 1.5 раздела II упомянутого приказа Росархива. Все они представлены ниже в таблице.

Также поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения можно взять на постоянное хранение.

ВИД ДОКУМЕНТА
СРОК ХРАНЕНИЯ
ПРИМЕЧАНИЕ
Перечни документов с указанием сроков хранения:
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях До замены новыми
Типовые и примерные номенклатуры дел:
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях До замены новыми
Номенклатуры дел организации Постоянно (1) (1) Структурных подразделений – 3 года
Альбомы, сборники унифицированных форм документов (шаблонов) в организации До замены новыми
Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов 1 год (1) (1) После снятия с контроля
Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов) 3 года (1) (1) После замены новыми
Переписка о нарушении правил пересылки документов 1 год
Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности 3 года
Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов До ликвидации организации
Акты об уничтожении печатей и штампов 3 года (1) (1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов – До ликвидации организации
Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера 10 лет ЭПК (1) (1) После замены новыми
Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа 3 года (1) (1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором)
Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа 3 года (1) (1) После прекращения трудовых отношений
Документы (заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления 5 лет
Отчеты, справки об объеме документооборота в организации 1 год
Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом) Постоянно (1) (2) (1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

(2) Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения – 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения

Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива Постоянно (1) (1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации
Описи дел организации (1): (1) Структурных подразделений – 3 года после утверждения (согласования) описей

(2) Неутвержденные, несогласованные – До минования надобности

(3) После уничтожения дел

а) постоянного хранения; Постоянно (2)
б) по личному составу; 50/75 лет (2)
в) временного (свыше 10 лет) хранения 3 года (3)
Топографические указатели 1 год (1) (1) После замены новыми
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам 5 лет
Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование 3 года (1) (1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям – 5 лет
Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов 3 года (1) (1) После возвращения документов. При невозвращении – протоколы, акты включаются в дело фонда – Постоянно
Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов 5 лет
Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним 5 лет ЭПК
Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Договоры о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов Постоянно
Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела 5 лет
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля: (1) О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью – 5 лет
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности; Постоянно
б) распорядительных документов по личному составу; 50/75 лет ЭПК (1)
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности; 5 лет
г) поступающих и отправляемых документов; 5 лет
д) исполнения документов; 3 года
е) обращений граждан; 5 лет
ж) телеграмм, телефонограмм; 3 года
з) фото-, фоно-, видеодокументов; 3 года
и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов; 1 год
к) использования съемных носителей информации 5 лет
Документы (журналы, реестры, базы данных) учета: (1) После уничтожения бланков

(2) После возвращения всех дел

а) приема посетителей; 3 года
б) рассылки документов; 1 год
в) бланков строгой отчетности; 3 года (1)
г) копировальных работ; 1 год
д) выдачи дел во временное пользование; 3 года (2)
е) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности; 1 год
ж) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа 5 лет
Акты учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях 3 года