С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов документационного обеспечения управления и организация хранения документов. Проще говоря, регламентирующих документооборот на предприятии.
Также смотрите:
Какие это виды документов и сроки их хранения
Для документов, касающихся документационного обеспечения управления и организации хранения документов, с 18.02.2020 сроки хранения определяет п. 1.5 раздела II упомянутого приказа Росархива. Все они представлены ниже в таблице.
Также поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения можно взять на постоянное хранение.
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Перечни документов с указанием сроков хранения: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Типовые и примерные номенклатуры дел: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Номенклатуры дел организации | Постоянно (1) | (1) Структурных подразделений – 3 года |
| Альбомы, сборники унифицированных форм документов (шаблонов) в организации | До замены новыми | – |
| Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов | 1 год (1) | (1) После снятия с контроля |
| Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов) | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Переписка о нарушении правил пересылки документов | 1 год | – |
| Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности | 3 года | – |
| Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов | До ликвидации организации | – |
| Акты об уничтожении печатей и штампов | 3 года (1) | (1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов – До ликвидации организации |
| Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера | 10 лет ЭПК (1) | (1) После замены новыми |
| Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа | 3 года (1) | (1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором) |
| Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа | 3 года (1) | (1) После прекращения трудовых отношений |
| Документы (заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления | 5 лет | – |
| Отчеты, справки об объеме документооборота в организации | 1 год | – |
| Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом) | Постоянно (1) (2) | (1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации
(2) Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения – 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения |
| Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива | Постоянно (1) | (1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации |
| Описи дел организации (1): | (1) Структурных подразделений – 3 года после утверждения (согласования) описей
(2) Неутвержденные, несогласованные – До минования надобности (3) После уничтожения дел |
|
| а) постоянного хранения; | Постоянно (2) | |
| б) по личному составу; | 50/75 лет (2) | |
| в) временного (свыше 10 лет) хранения | 3 года (3) | |
| Топографические указатели | 1 год (1) | (1) После замены новыми |
| Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам | 5 лет | – |
| Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование | 3 года (1) | (1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям – 5 лет |
| Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов | 3 года (1) | (1) После возвращения документов. При невозвращении – протоколы, акты включаются в дело фонда – Постоянно |
| Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов | 5 лет | – |
| Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним | 5 лет ЭПК | – |
| Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Договоры о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов | Постоянно | – |
| Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела | 5 лет | – |
| Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля: | (1) О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью – 5 лет | |
| а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности; | Постоянно | |
| б) распорядительных документов по личному составу; | 50/75 лет ЭПК (1) | |
| в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности; | 5 лет | |
| г) поступающих и отправляемых документов; | 5 лет | |
| д) исполнения документов; | 3 года | |
| е) обращений граждан; | 5 лет | |
| ж) телеграмм, телефонограмм; | 3 года | |
| з) фото-, фоно-, видеодокументов; | 3 года | |
| и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов; | 1 год | |
| к) использования съемных носителей информации | 5 лет | |
| Документы (журналы, реестры, базы данных) учета: | (1) После уничтожения бланков
(2) После возвращения всех дел |
|
| а) приема посетителей; | 3 года | |
| б) рассылки документов; | 1 год | |
| в) бланков строгой отчетности; | 3 года (1) | |
| г) копировальных работ; | 1 год | |
| д) выдачи дел во временное пользование; | 3 года (2) | |
| е) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности; | 1 год | |
| ж) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа | 5 лет | |
| Акты учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях | 3 года | – |