|
|
|
| Перечни документов с указанием сроков хранения: |
|
– |
| а) по месту утверждения; |
Постоянно |
| б) в других организациях |
До замены новыми |
| Типовые и примерные номенклатуры дел: |
|
– |
| а) по месту утверждения; |
Постоянно |
| б) в других организациях |
До замены новыми |
| Номенклатуры дел организации |
Постоянно (1) |
(1) Структурных подразделений – 3 года |
| Альбомы, сборники унифицированных форм документов (шаблонов) в организации |
До замены новыми |
– |
| Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов |
1 год (1) |
(1) После снятия с контроля |
| Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов) |
3 года (1) |
(1) После замены новыми |
| Переписка о нарушении правил пересылки документов |
1 год |
– |
| Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности |
3 года |
– |
| Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов |
До ликвидации организации |
– |
| Акты об уничтожении печатей и штампов |
3 года (1) |
(1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов – До ликвидации организации |
| Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера |
10 лет ЭПК (1) |
(1) После замены новыми |
| Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа |
3 года (1) |
(1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором) |
| Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа |
3 года (1) |
(1) После прекращения трудовых отношений |
| Документы (заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления |
5 лет |
– |
| Отчеты, справки об объеме документооборота в организации |
1 год |
– |
| Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом) |
Постоянно (1) (2) |
(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации
(2) Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения – 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения |
| Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива |
Постоянно (1) |
(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации |
| Описи дел организации (1): |
|
(1) Структурных подразделений – 3 года после утверждения (согласования) описей
(2) Неутвержденные, несогласованные – До минования надобности
(3) После уничтожения дел |
| а) постоянного хранения; |
Постоянно (2) |
| б) по личному составу; |
50/75 лет (2) |
| в) временного (свыше 10 лет) хранения |
3 года (3) |
| Топографические указатели |
1 год (1) |
(1) После замены новыми |
| Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам |
5 лет |
– |
| Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование |
3 года (1) |
(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям – 5 лет |
| Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов |
3 года (1) |
(1) После возвращения документов. При невозвращении – протоколы, акты включаются в дело фонда – Постоянно |
| Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов |
5 лет |
– |
| Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним |
5 лет ЭПК |
– |
| Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства |
5 лет (1) |
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Договоры о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов |
Постоянно |
– |
| Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела |
5 лет |
– |
| Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля: |
|
(1) О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью – 5 лет |
| а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности; |
Постоянно |
| б) распорядительных документов по личному составу; |
50/75 лет ЭПК (1) |
| в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности; |
5 лет |
| г) поступающих и отправляемых документов; |
5 лет |
| д) исполнения документов; |
3 года |
| е) обращений граждан; |
5 лет |
| ж) телеграмм, телефонограмм; |
3 года |
| з) фото-, фоно-, видеодокументов; |
3 года |
| и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов; |
1 год |
| к) использования съемных носителей информации |
5 лет |
| Документы (журналы, реестры, базы данных) учета: |
|
(1) После уничтожения бланков
(2) После возвращения всех дел |
| а) приема посетителей; |
3 года |
| б) рассылки документов; |
1 год |
| в) бланков строгой отчетности; |
3 года (1) |
| г) копировальных работ; |
1 год |
| д) выдачи дел во временное пользование; |
3 года (2) |
| е) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности; |
1 год |
| ж) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа |
5 лет |
| Акты учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях |
3 года |
– |
