Автор:

Сколько хранить с 2020 года документы, касающиеся административно-хозяйственного обеспечения деятельности

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. В частности, он установил новые сроки хранения документов административно-хозяйственного обеспечения деятельности организации. Приводим их все в этой статье в нескольких таблицах.

Также смотрите:

Чем руководствоваться

Обязательные сроки хранения документов, касающихся административно-хозяйственного обеспечения деятельности организации, с 18.02.2020 регламентирует п. 10 раздела II упомянутого приказа Росархива. Они включают 3 группы документов:

  • эксплуатация зданий, строений, сооружений;
  • транспортное обслуживание;
  • информационно-телекоммуникационное обеспечение.

Поясним, что в представленных ниже таблицах срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

Документы по эксплуатации зданий, строений, сооружений

ВИД ДОКУМЕНТА
СРОК ХРАНЕНИЯ

ПРИМЕЧАНИЕ
Паспорта зданий, сооружений: (1) После сноса здания, строения, сооружения
а) памятников архитектуры, истории и культуры; Постоянно
б) иных зданий, строений и сооружений 5 лет (1)
Документы технического учета объектов недвижимого имущества (технические планы, технические и кадастровые паспорта) Постоянно
Планы (схемы) размещения организации 3 года (1) (1) После замены новыми
Документы (информации, акты, заключения, докладные, служебные записки, справки) по вопросам охраны объектов культурного наследия, природоохранных зон 5 лет ЭПК
Документы (заявления, правоустанавливающие документы, планы, проекты, технические паспорта, решения) о переводе помещений в жилые и нежилые Постоянно
Договоры страхования зданий, строений, сооружений, помещений, земельных участков; документы (полисы, соглашения, переписка) к ним 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Договоры страхования жилых помещений, заключенные в рамках программ организации возмещения ущерба, причиненного расположенным на территории субъектов Российской Федерации жилым помещениям граждан, с использованием механизма добровольного страхования 10 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Документы (заявки, акты, переписка) о содержании зданий, строений, сооружений, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии 3 года
Договоры энергоснабжения 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Договоры оказания коммунальных услуг организации 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Переписка об оказании коммунальных услуг организации 5 лет
Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, строений, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий 3 года
Акты сдачи-приемки ввода в эксплуатацию зданий, строений, сооружений Постоянно
Переписка по вопросам эксплуатации зданий, строений, сооружений, помещений и земельных участков 5 лет
Протоколы собраний собственников помещений в многоквартирном доме Постоянно
Документы (заявления, справки, журналы регистрации заявлений, переписка) по выбору организаций, осуществляющих управление многоквартирными домами 5 лет (1) (1) При возникновении споров и разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Документы о транспортном обслуживании

ВИД ДОКУМЕНТЫ
СРОК ХРАНЕНИЯ 

ПРИМЕЧАНИЕ
Паспорта транспортных средств и паспорта шасси транспортных средств До списания транспортных средств
Правила погрузки и разгрузки транспортных средств, контейнеров: (1) После замены новыми
а) по месту утверждения; Постоянно
б) в других организациях 1 год (1)
Договоры транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Договоры обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Договоры страхования транспортных средств 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Путевые листы 5 лет (1) (1) При отсутствии других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда – 50/75 лет
Журналы, базы данных учета путевых листов 5 лет
Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств 3 года (1) (1) После списания транспортных средств
Документы (заявки, акты, сведения, графики обслуживания, переписка) о ремонте транспортных средств 3 года
Журналы учета заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортных средств 1 год
Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах 3 года
Документы (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей 1 год (1) (1) При условии проведения проверки
Акты служебного расследования дорожно-транспортного происшествия в организации; документы (протоколы, схемы, фотодокументы, сведения, объяснительные записки) к ним 5 лет (1). (1) Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – Постоянно
Журналы учета дорожно-транспортных происшествий 5 лет

Документы об информационно-телекоммуникационном обеспечении

ВИД ДОКУМЕНТА
СРОК ХРАНЕНИЯ

ПРИМЕЧАНИЕ
Схемы линий внутренней связи организации До замены новыми
Разрешения на установку и использование средств связи 1 год (1) (1) После окончания эксплуатации средств связи
Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации 5 лет
Договоры эксплуатации, ремонта, аренды внутренней связи 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Документы (справки, сведения) по организации защиты телекоммуникационных каналов и сетей связи 5 лет
Документы (заявки, акты, заключения, справки, списки, перечни паролей, анализы, отчеты, переписка) об обеспечении защиты информации в организации 5 лет
Схемы организации криптографической защиты 3 года (1) (1) После замены новыми
Акты об уничтожении средств криптографической защиты информации и носителей с ключевой информацией 5 лет
Сертификаты ключа проверки электронной подписи: (1) После исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей
а) в удостоверяющих центрах; Постоянно
б) в других организациях 5 лет (1)
Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи 5 лет (1) (1) После приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи
Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи 5 лет
Реестры выданных и аннулированных сертификатов ключей проверки электронных подписей удостоверяющих центров Постоянно (1) (1) Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи 5 лет (1) (1) После замены новыми
Регламенты удостоверяющих центров:
а) по месту разработки и утверждения; Постоянно
б) в других организациях До замены новыми
Заявления на подтверждение подлинности электронной подписи, отчеты удостоверяющего центра о подтверждении или невозможности подтверждения подлинности электронной подписи 3 года
Журналы, базы данных учета носителей информации, программно-технических средств защиты информации ограниченного доступа 5 лет
Журналы, базы данных поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов 5 лет
Журналы учета заявлений о повреждении средств связи 1 год