Автор:

Как организовать переход на УПД

Важно знать, что переход на УПД требует от фирмы совершения некоторых организационных действий. Является ли переход на универсальный передаточный документ обязательной процедурой? Может ли контрагент отказаться принимать УПД? В какие документы вносят изменения при переходе на УПД? Порядок действий при изменениях в документообороте организации в связи с переходом на УПД вы узнаете из этой статьи.

Также см:

Области применения УПД

УПД – документ, появившийся в обиходе бухгалтера в 2013 году. Он был призван уменьшить количество бумаг, сопровождающих сделку. Название универсальный он носит из-за того, что может заменить собой:

Как видно из схемы, УПД – это комбинация первичного документа и счета-фактуры.

Обозначим области применения УПД:

Применение УПД актуально для организаций на общей системе налогообложения (ОСН). Однако спецрежимникам не запрещено использовать УПД в своей работе. Для них он выступает не сочетанием двух документов, а лишь одним – первичным.

Использование УПД в работе – не является обязательным условием. Организации самостоятельно решают вопрос с выбором документов, сопровождающих сделку. Конечно, в законодательных рамках.

Как перейти на УПД, расскажем далее.

Если фирма переходит на применение УПД, проводят работу по введению этого нового документа в двух направлениях:

  1. Внутри организации.
  2. При работе с контрагентами.

Как организовать переход на УПД внутри фирмы

Какие действия предпринимают внутри организации при введении в документооборот нового бланка?

Надо помнить, что в работе уже давно не используют в обязательном порядке унифицированные формы документов (за редким исключением). Они могут быть разработаны фирмой самостоятельно. Единственное условие – наличие всех обязательных реквизитов. УПД в данном случае не исключение.

Обязательные для УПД реквизиты указаны в Приложении № 4 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.

Перечень обязательных реквизитов УПД смотрите в нашей статье «Что такое УПД в бухгалтерии».

Если унифицированная форма документа доработана или скорректирована, она должна быть утверждена в учетной политике предприятия. Таким образом, если фирма решила перейти на УПД, его форму надо закрепить в её политике для целей учёта.

Второй шаг – разослать всем ответственным лицам уведомление о переходе на УПД и издать локальные акты о порядке работы с УПД. Ответственные лица в данном случае – это те, кто обеспечивает подготовку, хранение УПД, у кого есть право подписи первичных документов и счетов-фактур.

Образца уведомления о переходе на УПД не существует. Это можно сделать в свободной форме в виде памятки, разработанных регламентов, приказов и т. д.

Итак, обобщим шаги по переходу на УПД внутри организации на схеме:

Оповещение контрагентов о переходе на УПД

Зачастую в договорах с контрагентами прописано, какие именно документы входят в пакет закрывающих сделку. Если речь идет о новых договорах, составленных после решения о переходе на УПД, ничего сложного нет. Необходимо просто прописать в новом договоре применение УПД.

Если же с контрагентом договор составлен давно, совершают два шага:

  1. Направление в адрес контрагента письма о переходе на УПД.
  2. Составление дополнительного соглашения к договору, где указывают о смене типа закрывающих документов – с товарной накладной (акта) и счета-фактуры на УПД.
 Образец письма о переходе на УПД  бесплатно скачать  с нашего сайта можно по ссылке ниже:

Контрагент вполне может отказаться от получения от вас УПД, особенно если речь идет об электронном формате документов. У него может просто не быть технической возможности принимать УПД в электронном виде. В этом случае с данным контрагентом можно не переходить на УПД.

Внедрение УПД при работе лишь с некоторыми контрагентами законом не запрещено.

Подводим итоги

Чтобы перейти на работу с УПД, новую форму документа сначала внедряют внутри организации. Для этого вводят новые регламенты и информируют об этом сотрудников. Следующий шаг – оповещение контрагентов о смене типа закрывающих документов и составление допсоглашений к договорам.