Также см:
Области применения УПД
УПД – документ, появившийся в обиходе бухгалтера в 2013 году. Он был призван уменьшить количество бумаг, сопровождающих сделку. Название универсальный он носит из-за того, что может заменить собой:
Как видно из схемы, УПД – это комбинация первичного документа и счета-фактуры.
Обозначим области применения УПД:
Применение УПД актуально для организаций на общей системе налогообложения (ОСН). Однако спецрежимникам не запрещено использовать УПД в своей работе. Для них он выступает не сочетанием двух документов, а лишь одним – первичным.
Использование УПД в работе – не является обязательным условием. Организации самостоятельно решают вопрос с выбором документов, сопровождающих сделку. Конечно, в законодательных рамках.
Как перейти на УПД, расскажем далее.
Если фирма переходит на применение УПД, проводят работу по введению этого нового документа в двух направлениях:
- Внутри организации.
- При работе с контрагентами.
Как организовать переход на УПД внутри фирмы
Какие действия предпринимают внутри организации при введении в документооборот нового бланка?
Надо помнить, что в работе уже давно не используют в обязательном порядке унифицированные формы документов (за редким исключением). Они могут быть разработаны фирмой самостоятельно. Единственное условие – наличие всех обязательных реквизитов. УПД в данном случае не исключение.
Обязательные для УПД реквизиты указаны в Приложении № 4 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.
Перечень обязательных реквизитов УПД смотрите в нашей статье «Что такое УПД в бухгалтерии».
Если унифицированная форма документа доработана или скорректирована, она должна быть утверждена в учетной политике предприятия. Таким образом, если фирма решила перейти на УПД, его форму надо закрепить в её политике для целей учёта.
Второй шаг – разослать всем ответственным лицам уведомление о переходе на УПД и издать локальные акты о порядке работы с УПД. Ответственные лица в данном случае – это те, кто обеспечивает подготовку, хранение УПД, у кого есть право подписи первичных документов и счетов-фактур.
Образца уведомления о переходе на УПД не существует. Это можно сделать в свободной форме в виде памятки, разработанных регламентов, приказов и т. д.
Итак, обобщим шаги по переходу на УПД внутри организации на схеме:
Оповещение контрагентов о переходе на УПД
Зачастую в договорах с контрагентами прописано, какие именно документы входят в пакет закрывающих сделку. Если речь идет о новых договорах, составленных после решения о переходе на УПД, ничего сложного нет. Необходимо просто прописать в новом договоре применение УПД.
Если же с контрагентом договор составлен давно, совершают два шага:
- Направление в адрес контрагента письма о переходе на УПД.
- Составление дополнительного соглашения к договору, где указывают о смене типа закрывающих документов – с товарной накладной (акта) и счета-фактуры на УПД.
Контрагент вполне может отказаться от получения от вас УПД, особенно если речь идет об электронном формате документов. У него может просто не быть технической возможности принимать УПД в электронном виде. В этом случае с данным контрагентом можно не переходить на УПД.
Внедрение УПД при работе лишь с некоторыми контрагентами законом не запрещено.
Подводим итоги
Чтобы перейти на работу с УПД, новую форму документа сначала внедряют внутри организации. Для этого вводят новые регламенты и информируют об этом сотрудников. Следующий шаг – оповещение контрагентов о смене типа закрывающих документов и составление допсоглашений к договорам.