Автор:

Какие документы заменяет УПД

Заменяет ли УПД акт выполненных работ – вопрос, волнующий бухгалтера, который стремится сократить документооборот. Какие документы допустимо выставлять, если фирма занимается выполнением работ? Можно ли совместить несколько документов в одном? Расскажем, что заменяет УПД и покажем образец универсального передаточного документа.

Также см:

Функции УПД

В современном учете повсеместно используют УПД. Эта аббревиатура расшифровывается как – универсальный передаточный документ. Однако он был введен в оборот не так давно – всего лишь в 2013 году.

Основная цель УПД – уменьшение количества документов, оформляемых по одной сделке. Наиболее актуален такой документ для фирм, которые занимаются выполнением работ и для этого одновременно продают клиенту свой товар или продукцию. Почему так происходит, рассмотрим дальше.

Каким образом УПД уменьшает количество документов? Суть в том, что его основная функция – совмещение в себе первички и счета-фактуры. УПД заменяет выдаваемые по сделке акт выполненных работ/акт на оказанные услуги или товарную накладную в сочетании со счетом-фактурой.

Вид универсального документа

ВАЖНО!
Бланк УПД был предложен в письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.

За основу универсального передаточного документа был взят бланк счета-фактуры. В 2017 году в него были внесены некоторые изменения, и в 2020 году актуальна следующая форма УПД:

Почему мы указали, что бланк был именно предложен ФНС? Дело в том, что с 2013 года безусловное применение унифицированных форм документов отменено. Стали использовать бланки относительно свободных форм. Но в любом случае, при составлении таких документов необходимо соблюдать только следующие условия:

  • в документе есть обязательные реквизиты (их перечень утвержден законом);
  • форма документа утверждена и закреплена в учетной политике предприятия;
  • в договоре с контрагентом оговорено применение данной формы закрывающего сделку документа.

Выписывают УПД вместо акта выполненных работ (акта оказанных услуг или товарной накладной) и счета-фактуры. Поэтому обязательные реквизиты УПД представляют собой компиляцию обязательных реквизитов первички и счета-фактуры.

Что должна содержать в себе бухгалтерская первичка (акт выполненных работ/оказанных услуг/накладная), установлено Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете. А вид счета-фактуры прописан в ст. 169 НК РФ. С 1 июля 2017 года были внесены изменения в бланк счета-фактуры, поэтому аналогичные корректировки должны быть в УПД.

Образец УПД со всеми необходимыми реквизитами и данными можно посмотреть в нашей статье «Универсальный передаточный документ (УПД) с 1 июля 2017 года: заполненный образец».

Применение УПД упрощенцем

Так как говорим о применении УПД вместо счета-фактуры, возникает закономерный вопрос: может ли упрощенец использовать УПД вместо акта выполненных работ?

Да, может. Несмотря на то, что упрощенец не выставляет счета-фактуры.

При применении УПД для выполненных работ упрощенец должен внимательно отнестись к заполнению этого документа, а именно – к полю «Статус» (применяющий УСН должен использовать только статус «2»).

Об указании статусов в УПД узнайте из нашей статьи «Что означает статус в УПД».

Особенности применения УПД

При составлении УПД следует помнить о следующих особенностях применения этого документа:

  • недопустима замена универсальным передаточным документом счета-фактуры на аванс, так как при выставлении авансового счета-фактуры отсутствуют основания для составления первичного документа;
ВАЖНО!
Счет-фактура может быть только первичным документом и не может быть только счетом-фактурой. Здесь же уточним, что можно выставить счет-фактуру и УПД одновременно, где УПД будет иметь статус «2» и выступать только в качестве первичного документа.
  • применение УПД не обязательно. Организация может использовать УПД или пакет, состоящий из первички + счет-фактура. Более того, с разными контрагентами можно пользоваться разными комплектами документов;
  • в УПД можно одновременно включать не только данные о товаре, но и о выполненных работах или оказанных услугах.

И здесь мы подошли к ответу на вопрос, заданному в начале статьи: почему же УПД так выгоден тем, кто выполняет работы.

Чем хорош УПД для выполняющих работы

Например, организация занимается установкой оборудования для заказчика. При этом она должна оформить в качестве закрывающих документов:

  • товарную накладную на оборудование + счет-фактуру;
  • акт выполненных работ + счет-фактуру.

Если организация находится на упрощенной системе налогообложения, количество документов меньше:

  1. Товарная накладная.
  2. Акт выполненных работ.

Какой пакет документов дать заказчику? Накладные, акты, счета-фактуры или УПД? На наш взгляд ответ очевиден: один УПД вместо четырех (или двух) документов.

Приведем образцы заполнения УПД для применяющих основную систему налогообложения (ОСН) и для упрощенцев.

ПРИМЕР

Пусть ООО «Принцип» занимается установкой оборудования на транспортные средства заказчика.

Так выглядит УПД ООО «Принцип», если фирма находится на ОСНО:

Рассмотрим УПД ООО «Принцип», если оно применяет УСН:

Итоги

УПД составляют взамен комплекта документов – первички (акта и/или товарной накладной) и счета-фактуры.

Впрочем, делать это не обязательно. Какой пакет документов выбрать – решение компании.

Для УПД рекомендуем использовать бланк, предложенный ФНС. Туда можно добавить или убрать какие-либо графы и поля, но не затронув реквизиты, признанные законом обязательными.