Автор:

Что такое УПД в бухгалтерии

Не все знают, что такое УПД в бухгалтерии. А понимание этого вопроса очень важно для бухгалтера, так как УПД – один из основных документов, с которым приходится сталкиваться каждый день. Что представляет собой этот документ, какова его форма и для чего его применяют – разбираем в этой публикации.

Также см:

Для чего придумали УПД

Одна из основных проблем бухгалтерии – обилие документов. Бумаги разной степени важности и необходимости заполоняют рабочее пространство бухгалтера. Чтобы немного разгрузить документооборот и снизить количество используемой бумаги, и был создан универсальный документ, который содержит в себе несколько документов.

Представим, что мы применяем общий налоговый режим и устанавливаем оборудование на автотранспорт заказчика. Необходимо оформить 4 документа:

  • товарную накладную на оборудование + счет-фактуру к ней;
  • акт на выполненные работы + счет-фактуру к нему.

Введение в документооборот УПД позволило заменить 4 документа одним – собственно самим УПД.

ВАЖНО!
УПД объединяет в себе функции первичного документа (например, товарной накладной, акта и др.) и счета-фактуры.

Обратим внимание, что применение УПД не обязанность, а право хозяйствующего субъекта. Если хотите, можете печатать или оправлять электронно два или четыре документа. Но зачем?!

Что такое первичка

Первичный учетный документ – это основа основ бухгалтерии. О нем написана ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Каждое событие, происходящее в хозяйственной жизни предприятия, отражают в бухучете на основании первичного документа. Уже более 7 лет – начиная с 2013 года – бухгалтеры не обязаны использовать унифицированные формы первичных документов (за некоторыми исключениями). Однако первичка, чтобы быть таковой, должна содержать обязательные реквизиты, приведенные в ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

На основе первичного документа не только отражают факт хозяйственной деятельности, но и принимают к расходам в налоговом учете (УСН или ОСНО) затраты, произведенные по этому первичному документу.

Как используют в учете счет-фактуру

Для понимания функций счета-фактуры обратимся не к Закону о бухучете, а к Налоговому кодексу, так как этот документ используют для получения вычета по НДС.

Пункт 5 ст. 169 НК РФ предъявляет следующие требования к реквизитам, которые обязательно должны быть в счете-фактуре:

Очень важно верно оформить счет-фактуру, так как при выявлении ошибок вычет по НДС на основании некорректного счета-фактуры может быть снят.

Как выглядит УПД

Посмотрим на расшифровку УПД в бухгалтерии.

УПД – универсальный передаточный документ.

Поскольку унифицированные формы отменены, обязательной единой формы УПД тоже не существует. Будучи документом, объединившим в себе первичный документ и счет-фактуру, УПД должен содержать в себе обязательные реквизиты и первички, и счета-фактуры.

Удобно использовать как основу бланк, разработанный налоговиками на базе формы счета-фактуры. Так, в письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 приведен бланк УПД и пояснение о возможности использования данного документа для оформления фактов хозяйственной деятельности, принятия затрат в расходы и получения вычета по НДС.

Далее с нашего сайта можно по прямой ссылке  бесплатно скачать форму УПД :

Форму можно дополнить показателями, которые необходимы пользователю УПД (письмо ФНС России от 22.04.2019 № ЕД-4-15/7638).

Документ не зря называют универсальным: в одну форму можно включить и товары, и услуги (письмо ФНС России от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910).

А вот заменить счет-фактуру на аванс универсальным передаточным документом нельзя. При получении аванса необходим бланк именно счета-фактуры.

УПД может быть составлен как в бумажном виде, так и в электронной форме. С 01 января 2020 года используют новый электронный формат УПД.

Применять электронный УПД можно только по согласованию обеих сторон договора, так как это требует наличия определенных технических средств.

Подводим итоги

УПД – удобный бухгалтерский и налоговый документ, который объединил в себе функции первички и счета-фактуры. Составляют его на рекомендованном бланке, так как унифицированные формы отменены. Однако необходимо наличие обязательных реквизитов. Доступен как бумажный вариант документа, так и электронный, который стороны используют после взаимного согласования.