Нюансы организации и оформления командировки

Также смотрите:

Общие понятия по командировкам

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых происходит в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признают.

Срок командировки – продолжительность нахождения работника в командировке. Срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считают день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считают текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее – последующие сутки.

Организация командировок

Разберем пошагово, как организовать направление работника в командировку.

Итак, на первом этапе инициатор готовит служебную записку или обоснование командировки с указанием:

• Ф.И.О. и должностей работников, направляемых в командировку;
• цели командировки;
• даты начала и окончания командировки;
• места и названия юридического лица (подразделения) принимающей стороны;
• предполагаемого реестра затрат с указанием способа оплаты.

В обосновании должен быть указан перечень предполагаемых расходов работника – затраты по найму жилого помещения, расходы на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные транспортные расходы на ГСМ и т. д.

На втором этапе с учетом обоснования руководитель компании принимает решение о командировании работника, руководствуясь следующими принципами:

• цели командирования должны носить производственный характер;
• командирование руководителя и работников одного отдела, а также командирование 2-х и более работников одного отдела должно быть целесообразно и экономически обоснованно с точки зрения производственной необходимости.

Примеры цели командировки в случае выезда за рубеж могут быть такие:

• для участия в международных конференциях, семинарах, симпозиумах, выставках;
• для участия в рабочих группах по совместной деятельности с зарубежными партнерами компании;
• для представления интересов работодателя на значительных международных мероприятиях (форумы и т. п.);
• для ознакомления с новыми типами оборудования, организации поставок товаров (оборудования), необходимых для эксплуатации объекта, заказанного компанией у зарубежного производителя.

Оформление документов на командировку

После согласовательной части идет документальное оформление командировки.

Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.

После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.

Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.

Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.

Пример бланка расчета на сумму командировочных вы можете бесплатно скачать с нашего сайта здесь:

Оплата командировки

И последний шаг перед тем как  направить работника в командировку – выдача командировочных под отчет.

Деньги могут быть выданы наличными из кассы или перечислены на банковскую карту работника, т. к. сейчас многие компании отказались от ведения кассы и все расходы оплачивают по безналу.

Одобренный предварительный расчет на командировку будет приложен к расходному кассовому ордеру или к платежному поручению на перечисление и будет оправдательным документом.

При согласовании предварительного расчета бухгалтерия делает отметку, если у работника есть задолженность по ранее полученным авансам. Как правило, при наличии задолженности по прошедшей командировке новые суммы аванса не выдают. В исключительных случаях аванс выдают за минусом задолженности.

Суммы неподтвержденных (излишне перечисленных) командировочных расходов удерживают из заработной платы работника на основании заявления.

Если работник не успел получить перед командировкой под отчет денежные средства – в случае срочного выезда в связи с производственной необходимостью – возмещение расходов производят после его возвращения из служебной командировки (при наличии подтверждающих документов).

Передача выданных под отчет денег на командировку одним работником другому запрещена.

Оформление отчетов по результатам командировок за пределы РФ

Зарубежные командировки всегда привлекают внимание проверяющих органов. Поэтому лучше заранее к ним подготовиться и оформить отчет о командировке на имя руководителя.

С формой такого отчета вы можете ознакомиться здесь:

Например:

• при командировании за рубеж с целью участия в международных конференциях, семинарах, симпозиумах, выставках – работник лично составляет отчет, в котором излагает информацию о целях и результатах командировки, приобретенных знаниях, указывает предложения по использованию в компании зарубежного опыта и сведений, полученных в ходе поездки;
• при командировании за рубеж с целью участия в рабочих группах по совместной деятельности – ее участники составляют протокол совещания рабочей группы;
• при командировании за рубеж с целью представления фирмы на значительных международных мероприятиях – делают отчет в письменной форме о деловых встречах в формальной и неформальной обстановке с указанием лиц, в них участвующих, и тем обсуждения в процессе рабочих встреч.

Документы, подтверждающие затраты работника по командировке за пределы РФ, принимают с построчным переводом на русский язык.

Авансовый отчет

По возвращении из командировки работник обязан передать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов:

• копия приказа о направлении в командировку;
• копия приказа о продлении (изменении/отмене) командировки;
• проездные документы: электронный билет или авиабилет с приложением посадочных талонов, ж/д билет и другие;
• счет (акт и счет-фактура) гостиницы или договор аренды при найме жилого помещения и документ, подтверждающий оплату (кассовый чек, квитанция ПКО, выписка с карты и другие);
• документ, подтверждающий заправку авто (в случае аренды автомобиля или отправления работника в командировку на автомобиле компании) – чек АЗС;
• квитанции о возврате билетов, штрафы за отмену бронирования билета, найма жилого помещения (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
• копия товарно-транспортной накладной, товарной накладной или акта о перемещении – при перевозке товарно-материальных ценностей;
• другие документы, подтверждающие расходы во время служебной командировки;
• копия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы – при командировании за пределы РФ (кроме случаев, когда в соответствии с действующим порядком пересечение госграницы РФ происходит по внутреннему паспорту без проставления отметки в загранпаспорте).

Прочие расходы на командировку

Кроме основных расходов в период командировки у работника могут быть и прочие расходы. Для того, чтобы бухгалтерия смогла их возместить и принять к учету, работник должен предоставить подтверждающие документы:

• за пользование постелью;

• уплата страховых сборов (вкл. страховой сбор по обязательному и добровольному личному страхованию пассажиров на транспорте);

• оплата регистрационных взносов;

• оплата услуг по оформлению проездных документов;

• возврат билетов, штрафы (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);

• счета гостиниц по оказанию дополнительных услуг (страховка, пользование холодильником).

Также у работника могут быть расходы на оплату багажа – при перевозке документов, запчастей и иного оборудования, если данная задача предусмотрена приказом на командировку. Их возмещают командированному работнику в полном объеме на основании подтверждающих документов.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Бухгалтерия может отказать в принятии к учету документы загрязненные, изношенные, надорванные, имеющие потертости, отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, утратившие фрагменты, склеенные из фрагментов, – если они в силу своего состояния не могут подтвердить факт произведенных расходов или какой-либо обязательный реквизит документа невозможно идентифицировать.

Подводим итоги

Организация командировки проходит в несколько этапов.

Подтверждающие документы оформляют как до служебной поездки (приказ, предварительный расчет, документы на выдачу денежных средств и оплату расходов), так и после (отчет о командировке, авансовый отчет, документация, подтверждающая дополнительные компенсируемые работнику расходы).