Как в компании внедрить электронный документооборот: 2 сценария от ФНС России

Зачем внедрять ЭДО нужно по сценарию

Типовые сценарии введения электронного документооборота позволяют понимать основные этапы внедрения ЭДО в организации и соблюдать их последовательность. Они помогают компании комфортно перейти на электронный документооборот с учетом особенностей своих внутренних бизнес-процессов.

В 2021 году ФНС России предложила 2 сценария внедрения электронного документооборота:

С чего начать

Первые действия должны быть такими:

• ознакомиться с типовыми сценариями проектов внедрения электронного документооборота в компании;
• проанализировать основные этапы внедрения проекта;
• определить их последовательность в рамках конкретного проекта в компании.

Сценарий № 1: «Первые шаги и быстрый результат»

Он позволяет компании быстро перейти на электронный документооборот независимо от отрасли ее деятельности.

Срок перехода ‒ не более 4-х недель.

Этот сценарий предназначен в основном для компаний малого и среднего бизнеса (МСП) с объемом менее 10 000 документов в год. Также его можно рассматривать в качестве первого шага при внедрении ЭДО для крупного бизнеса.

В рамках этого сценария предполагается внедрение типового решения оператора электронного документооборота без доработок.

ШАГ 0. ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ПОДГОТОВКА И АНАЛИЗ

Необходимо:

1. Сформировать перечень документов для перевода на обмен в электронной форме.
2. Определить круг лиц, уполномоченных подписывать документы.
3. Проанализировать подключенных к электронному документообороту контрагентов компании (статус их перехода на ЭДО).
4. Предварительно определить тип подходящего ИТ-решения.

ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ОПРЕДЕЛЕНИЕ ТИПА РЕШЕНИЯ ПО ЭДО ДЛЯ ВНЕДРЕНИЯ

Этот документ содержит перечень факторов, по которым компания может предварительно определить подходящий тип IT-решения при внедрении электронного документооборота. Это может быть внедрение:

• типового коробочного решения;
• комплексного решения, включающего интеграцию решения оператора ЭДО с учетными системами компании.

Типовое решение по электронному документообороту — это типовое (коробочное) решение по ЭДО от оператора либо модуль к учетной системе компании, предусматривающий обмен электронными документами с контрагентами.

Комплексное решение предполагает комплексную цифровизацию бизнес-процессов при переходе на ЭДО и расширенную интеграцию системы оператора электронного документооборота с текущей ИТ-архитектурой компании.

ШАГ 1. ПОДКЛЮЧЕНИЕ К ОПЕРАТОРУ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Здесь нужно:

1. Выбрать оператора электронного документооборота.
2. Выбрать подходящий тариф по обмену документами.
3. Оформить заявку на подключение к оператору.
4. Заключить лицензионное соглашение с оператором электронного документооборота.

КАЧЕСТВЕННЫЕ КРИТЕРИИ ВЫБОРА ОПЕРАТОРА ЭДО

ИНСТРУКЦИЯ

Приведённый документ содержит основные критерии выбора оператора электронного документооборота ‒ требования к базовой функциональности решения, безопасности, а также вопросы технической поддержки решения.

Этот инструмент позволит оценить предлагаемые решения операторов ЭДО по перечню критериев, сгруппированных по следующим направлениям оценки:

• функциональность решения и технологии;
• техническая поддержка;
• безопасность использования решения;
• регламентация деятельности оператора электронного документооборота.

Информация может быть получена из открытых источников, а также в результате запроса коммерческого предложения у операторов электронного документооборота.

ШАГ 2. ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДГОТОВКА И ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Здесь нужно:

1. Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре и приобрести средство криптографической защиты информации.
2. Настроить доступ пользователей в систему оператора ЭДО (авторизацию и аутентификацию).
3. Настроить процессы обмена документами в системе ЭДО ‒ их типы, маршруты согласования и подписания.

ШАГ 3. ТЕСТИРОВАНИЕ И ОБУЧЕНИЕ

Включает проведение тестового обмена документами с контрагентами и обучение сотрудников.

ШАГ 4. СТАРТ ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ С КОНТРАГЕНТАМИ

1. Известить контрагентов о переходе на электронный документооборот.

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА

Этот документ нужен для извещения контрагентов о переходе компании на электронный документооборот и уточнения их готовности взаимодействовать в рамках ЭДО.

Письмо оформляют на официальном бланке компании и направляют в адрес контрагентов в индивидуальном порядке либо посредством массовой рассылки.

2. Заключить с контрагентами Соглашение об использовании электронного документооборота.

Соглашение заключают с контрагентами, с которыми предполагается осуществление электронного документооборота.

Соглашение может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к действующему договору или раздела основного договора, содержащего соответствующие положения.

Документ может быть составлен как на бумаге, так и в электронной форме.

Соглашение об обмене электронными документами может предусматривать:

• перечень форматов электронных документов, подлежащих обмену;
• способ направления и получения электронных документов;
• виды электронных подписей, используемых при создании электронных документов;
• порядок проверки электронных подписей, используемых при создании электронных документов;
• порядок уведомления о результатах проведенных проверок электронной подписи и электронного документа;
• перечень лиц, ответственных за организацию направления и получения электронных документов;
• способ подтверждения отправления и получения электронного документа;
• требования к обеспечению конфиденциальности передаваемых электронных документов;
• факт доставки электронных документов.

3. Направить приглашения контрагентам в системе электронного документооборота для начала обмена документами.

4. Оформить заявку на настройку роуминга для поддержания документооборота с контрагентами, взаимодействующими с другими операторами ЭДО.

5. Внести изменения в учетную политику в части положений по переходу на электронный документооборот.

Носит опциональный характер. В учетной политике могут быть указаны следующие положения:

• каким образом составляют первичные учетные документы (например, как на бумажном носителе, так и в электронном виде с подписанием электронной подписью);
• указание типов и видов документов, которые могут быть выставлены в электронном виде, перечень бизнес-процессов, покрываемых электронным документооборотом;
• перечень форматов электронных документов, подлежащих электронному обмену;
• положения о типе используемой электронной подписи при обмене электронными документами;
• условия о начале обмена электронными документами (например, наличие соглашения и др.)

При внесении изменений в учетную политику могут быть также добавлены положения, основанные на сложившейся практике по первичным документам/документообороту в целом.

6. Начать обмен документами с контрагентами.

Сценарий № 2: «Комплексный подход и дальнейшее развитие»

Комплексный подход по развитию и внедрению электронного документооборота предназначен для компаний среднего и крупного бизнеса, у которых:

• большой объем документов для перевода на электронный документооборот (в основном более 10 000 документов год);
• есть определенный процесс согласования и подписания документов (утвержденные маршруты согласования);
• много ответственных исполнителей;
• есть необходимость интегрировать систему оператора ЭДО с учетными системами компании;
• есть необходимость перевода внутренних документов организации на электронный документооборот.

ФАЗА 1. АНАЛИЗ ТЕКУЩЕЙ СИТУАЦИИ

Предполагает диагностику текущего состояния документооборота в компании, ее бизнес-процессов и IT-ландшафта, а также определение периметра проекта и направления электронного документооборота.

Для диагностики текущего состояния и определения периметра проекта нужно:

• сформировать проектную команду (определить роли ее членов и их зоны ответственности);
• собрать информацию по текущим бизнес-процессам и ИТ-ландшафту компании;
• определить организационный и процессный периметр проекта;
• оценить текущий уровень автоматизации бизнес-процессов;
• разработать ключевые направления по оптимизации процессов документооборота;
• провести верхнеуровневую оценку бюджета проекта.

Далее для разработки концепции нужно:

• определить перечень форм документов для перевода в электронный вид;
• выбрать IT-решения по электронному документообороту;

Выбор IT-решения по ЭДО включает:

• выбор оператора электронного документооборота (см. выше шаг 1 сценария № 1);
• выбор подходящего тарифа по обмену электронными документами;
• оформление заявки на подключение к оператору;
• заключение лицензионного соглашения с оператором.

• сделать технико-экономическое обоснование проекта (бизнес-кейс), вкл. оценку эффектов и необходимых инвестиций (в этом поможет Калькулятор расчета эффективности внедрения ЭДО в компании на сайте ФНС);
• разработать верхнеуровневую целевую ИТ-архитектуру;
• проанализировать налогово-юридические барьеры и риски перехода на электронный документооборот;
• согласовать целевую модель электронного документооборота;
• принять решение о дизайне и внедрении целевого решения.

ФАЗА 2. ДИЗАЙН И ВНЕДРЕНИЕ ДОЛГОСРОЧНЫХ РЕШЕНИЙ

Она предполагает реализацию комплексных решений по цифровизации бизнес-процессов и полную интеграцию системы электронного документооборота с текущим ИТ-ландшафтом компании.

В рамках проекта возможна разработка нового ИТ-продукта (например, при переводе на электронный документооборот внутренних документов компании, т. к. нужна разработка нового программного обеспечения либо существенная доработка существующих ИТ-систем).

Данная фаза включает:

1. Дизайн целевого решения.
2. Внедрение целевого решения.

Дизайн целевого решения

Необходимо:

1. Разработать функционально-технические требования к ИТ-архитектуре и информационной безопасности.
2. Создать детальный дизайн целевых бизнес-процессов и ИТ-архитектуры.
3. Разработать необходимую нормативно-методическую документацию электронного взаимодействия (положения, регламенты, соглашения и др.) и внести изменения в существующие локальные нормативные акты в связи с внедрением электронного документооборота (см. выше в п. 5 шага 4 Сценария № 1 про опциональные изменения в учётную политику).
4. Подготовить обучающие материалы, тренинги для пользователей.

Внедрение целевого решения

Здесь нужно:

1. Построить целевую модель (в т. ч. внедрить целевые процессы и ИТ-архитектуру).
2. Интегрировать электронный документооборот с ИТ-системами компании.
3. Протестировать системы и предоставить доступ пользователям.
4. Известить контрагентов о переходе на электронный документооборот (см. выше п. 1 шага 4 сценария № 1).
5. Заключить с контрагентами Соглашение об использовании электронного документооборота (см. выше п. 2 шага 4 сценария № 1).
6. Перевести документооборот в электронную форму и начать обмен документами.
7. Сформировать центр компетенций по поддержке процессов электронного документооборота и пользователей его систем.
8. Построить процесс коммуникации с регуляторами через электронный документооборот.

Использованы материалы: сайт ФНС России.