Смотрите также
×
Единый порядок обмена электронными документами с налоговой…
Автор:

Как в компании внедрить электронный документооборот: 2 сценария от ФНС России

Внедрить в компании эффективно работающую систему электронного документооборота (ЭДО) ‒ задача очень непростая и многоходовая. В 2021 году на помощь пришла ФНС России как передовой госорган в этом плане: она разработала 2 сценария перехода на электронный документооборот с этапами его внедрения в организации. В данной статье приводим пошагово оба сценария.

Зачем внедрять ЭДО нужно по сценарию

Типовые сценарии введения электронного документооборота позволяют понимать основные этапы внедрения ЭДО в организации и соблюдать их последовательность. Они помогают компании комфортно перейти на электронный документооборот с учетом особенностей своих внутренних бизнес-процессов.

В 2021 году ФНС России предложила 2 сценария внедрения электронного документооборота:

НАЗВАНИЕ СЦЕНАРИЯ КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА
«Первые шаги и быстрый результат» Предполагает быстрое подключение к системе оператора ЭДО и оперативную настройку обмена электронными документами с контрагентами
«Комплексный подход и дальнейшее развитие» Предполагает цифровизацию всех бизнес-процессов при переходе на электронный документооборот и полную интеграцию системы оператора ЭДО с текущей IT-архитектурой компании

С чего начать

Первые действия должны быть такими:

  • ознакомиться с типовыми сценариями проектов внедрения электронного документооборота в компании;
  • проанализировать основные этапы внедрения проекта;
  • определить их последовательность в рамках конкретного проекта в компании.

Сценарий № 1: «Первые шаги и быстрый результат»

Он позволяет компании быстро перейти на электронный документооборот независимо от отрасли ее деятельности.

Срок перехода ‒ не более 4-х недель.

Этот сценарий предназначен в основном для компаний малого и среднего бизнеса (МСП) с объемом менее 10 000 документов в год. Также его можно рассматривать в качестве первого шага при внедрении ЭДО для крупного бизнеса.

В рамках этого сценария предполагается внедрение типового решения оператора электронного документооборота без доработок.

ШАГ 0. ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ПОДГОТОВКА И АНАЛИЗ

Необходимо:

  1. Сформировать перечень документов для перевода на обмен в электронной форме.
  2. Определить круг лиц, уполномоченных подписывать документы.
  3. Проанализировать подключенных к электронному документообороту контрагентов компании (статус их перехода на ЭДО).
  4. Предварительно определить тип подходящего ИТ-решения.

Этот документ содержит перечень факторов, по которым компания может предварительно определить подходящий тип IT-решения при внедрении электронного документооборота. Это может быть внедрение:

  • типового коробочного решения;
  • комплексного решения, включающего интеграцию решения оператора ЭДО с учетными системами компании.

Типовое решение по электронному документообороту — это типовое (коробочное) решение по ЭДО от оператора либо модуль к учетной системе компании, предусматривающий обмен электронными документами с контрагентами.

Комплексное решение предполагает комплексную цифровизацию бизнес-процессов при переходе на ЭДО и расширенную интеграцию системы оператора электронного документооборота с текущей ИТ-архитектурой компании.

ШАГ 1. ПОДКЛЮЧЕНИЕ К ОПЕРАТОРУ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Здесь нужно:

  1. Выбрать оператора электронного документооборота.
  2. Выбрать подходящий тариф по обмену документами.
  3. Оформить заявку на подключение к оператору.
  4. Заключить лицензионное соглашение с оператором электронного документооборота.

Приведённый документ содержит основные критерии выбора оператора электронного документооборота ‒ требования к базовой функциональности решения, безопасности, а также вопросы технической поддержки решения.

Этот инструмент позволит оценить предлагаемые решения операторов ЭДО по перечню критериев, сгруппированных по следующим направлениям оценки:

  • функциональность решения и технологии;
  • техническая поддержка;
  • безопасность использования решения;
  • регламентация деятельности оператора электронного документооборота.

Информация может быть получена из открытых источников, а также в результате запроса коммерческого предложения у операторов электронного документооборота.

ШАГ 2. ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДГОТОВКА И ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Здесь нужно:

  1. Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре и приобрести средство криптографической защиты информации.
  2. Настроить доступ пользователей в систему оператора ЭДО (авторизацию и аутентификацию).
  3. Настроить процессы обмена документами в системе ЭДО ‒ их типы, маршруты согласования и подписания.

ШАГ 3. ТЕСТИРОВАНИЕ И ОБУЧЕНИЕ

Включает проведение тестового обмена документами с контрагентами и обучение сотрудников.

ШАГ 4. СТАРТ ОБМЕНА ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ С КОНТРАГЕНТАМИ

1. Известить контрагентов о переходе на электронный документооборот.

Этот документ нужен для извещения контрагентов о переходе компании на электронный документооборот и уточнения их готовности взаимодействовать в рамках ЭДО.

Письмо оформляют на официальном бланке компании и направляют в адрес контрагентов в индивидуальном порядке либо посредством массовой рассылки.

2. Заключить с контрагентами Соглашение об использовании электронного документооборота.

Соглашение заключают с контрагентами, с которыми предполагается осуществление электронного документооборота.

Соглашение может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к действующему договору или раздела основного договора, содержащего соответствующие положения.

Документ может быть составлен как на бумаге, так и в электронной форме.

Соглашение об обмене электронными документами может предусматривать:

  • перечень форматов электронных документов, подлежащих обмену;
  • способ направления и получения электронных документов;
  • виды электронных подписей, используемых при создании электронных документов;
  • порядок проверки электронных подписей, используемых при создании электронных документов;
  • порядок уведомления о результатах проведенных проверок электронной подписи и электронного документа;
  • перечень лиц, ответственных за организацию направления и получения электронных документов;
  • способ подтверждения отправления и получения электронного документа;
  • требования к обеспечению конфиденциальности передаваемых электронных документов;
  • факт доставки электронных документов.

3. Направить приглашения контрагентам в системе электронного документооборота для начала обмена документами.

4. Оформить заявку на настройку роуминга для поддержания документооборота с контрагентами, взаимодействующими с другими операторами ЭДО.

5. Внести изменения в учетную политику в части положений по переходу на электронный документооборот.

Носит опциональный характер. В учетной политике могут быть указаны следующие положения:

  • каким образом составляют первичные учетные документы (например, как на бумажном носителе, так и в электронном виде с подписанием электронной подписью);
  • указание типов и видов документов, которые могут быть выставлены в электронном виде, перечень бизнес-процессов, покрываемых электронным документооборотом;
  • перечень форматов электронных документов, подлежащих электронному обмену;
  • положения о типе используемой электронной подписи при обмене электронными документами;
  • условия о начале обмена электронными документами (например, наличие соглашения и др.)

При внесении изменений в учетную политику могут быть также добавлены положения, основанные на сложившейся практике по первичным документам/документообороту в целом.

6. Начать обмен документами с контрагентами.

Сценарий № 2: «Комплексный подход и дальнейшее развитие»

Комплексный подход по развитию и внедрению электронного документооборота предназначен для компаний среднего и крупного бизнеса, у которых:

  • большой объем документов для перевода на электронный документооборот (в основном более 10 000 документов год);
  • есть определенный процесс согласования и подписания документов (утвержденные маршруты согласования);
  • много ответственных исполнителей;
  • есть необходимость интегрировать систему оператора ЭДО с учетными системами компании;
  • есть необходимость перевода внутренних документов организации на электронный документооборот.

ФАЗА 1. АНАЛИЗ ТЕКУЩЕЙ СИТУАЦИИ

Предполагает диагностику текущего состояния документооборота в компании, ее бизнес-процессов и IT-ландшафта, а также определение периметра проекта и направления электронного документооборота.

Для диагностики текущего состояния и определения периметра проекта нужно:

  • сформировать проектную команду (определить роли ее членов и их зоны ответственности);
  • собрать информацию по текущим бизнес-процессам и ИТ-ландшафту компании;
  • определить организационный и процессный периметр проекта;
  • оценить текущий уровень автоматизации бизнес-процессов;
  • разработать ключевые направления по оптимизации процессов документооборота;
  • провести верхнеуровневую оценку бюджета проекта.

Далее для разработки концепции нужно:

  • определить перечень форм документов для перевода в электронный вид;
  • выбрать IT-решения по электронному документообороту;

Выбор IT-решения по ЭДО включает:

  • выбор оператора электронного документооборота (см. выше шаг 1 сценария № 1);
  • выбор подходящего тарифа по обмену электронными документами;
  • оформление заявки на подключение к оператору;
  • заключение лицензионного соглашения с оператором.
  • сделать технико-экономическое обоснование проекта (бизнес-кейс), вкл. оценку эффектов и необходимых инвестиций (в этом поможет Калькулятор расчета эффективности внедрения ЭДО в компании на сайте ФНС);
  • разработать верхнеуровневую целевую ИТ-архитектуру;
  • проанализировать налогово-юридические барьеры и риски перехода на электронный документооборот;
  • согласовать целевую модель электронного документооборота;
  • принять решение о дизайне и внедрении целевого решения.

ФАЗА 2. ДИЗАЙН И ВНЕДРЕНИЕ ДОЛГОСРОЧНЫХ РЕШЕНИЙ

Она предполагает реализацию комплексных решений по цифровизации бизнес-процессов и полную интеграцию системы электронного документооборота с текущим ИТ-ландшафтом компании.

В рамках проекта возможна разработка нового ИТ-продукта (например, при переводе на электронный документооборот внутренних документов компании, т. к. нужна разработка нового программного обеспечения либо существенная доработка существующих ИТ-систем).

Данная фаза включает:

  1. Дизайн целевого решения.
  2. Внедрение целевого решения.

Дизайн целевого решения

Необходимо:

  1. Разработать функционально-технические требования к ИТ-архитектуре и информационной безопасности.
  2. Создать детальный дизайн целевых бизнес-процессов и ИТ-архитектуры.
  3. Разработать необходимую нормативно-методическую документацию электронного взаимодействия (положения, регламенты, соглашения и др.) и внести изменения в существующие локальные нормативные акты в связи с внедрением электронного документооборота (см. выше в п. 5 шага 4 Сценария № 1 про опциональные изменения в учётную политику).
  4. Подготовить обучающие материалы, тренинги для пользователей.

Внедрение целевого решения

Здесь нужно:

  1. Построить целевую модель (в т. ч. внедрить целевые процессы и ИТ-архитектуру).
  2. Интегрировать электронный документооборот с ИТ-системами компании.
  3. Протестировать системы и предоставить доступ пользователям.
  4. Известить контрагентов о переходе на электронный документооборот (см. выше п. 1 шага 4 сценария № 1).
  5. Заключить с контрагентами Соглашение об использовании электронного документооборота (см. выше п. 2 шага 4 сценария № 1).
  6. Перевести документооборот в электронную форму и начать обмен документами.
  7. Сформировать центр компетенций по поддержке процессов электронного документооборота и пользователей его систем.
  8. Построить процесс коммуникации с регуляторами через электронный документооборот.

Использованы материалы: сайт ФНС России.