Автор:

Как применять универсальный передаточный документ (УПД)

Универсальный передаточный документ присутствует в хозяйственной жизни уже давно. Какова основная функция УПД? Он относится к обязательно применяемым бланкам? Можно ли внести свои данные в форму УПД? Правила, как использования УПД в бухгалтерии, его преимущества перед другой первичкой, инструкции по заполнению – подробно в этой публикации.

Также см:

Цель введения в оборот УПД

Основная цель введения в документооборот универсального передаточного документа (УПД) – сокращение бумаг, сопровождающих сделку.

Компании, применяющие общую систему налогообложения, при работе с контрагентами составляли пакет документов, куда входили среди прочих:

  • товарные накладные;
  • акты выполненных работ;
  • акты на оказанные услуги;
  • счета-фактуры к каждому перечисленному документу.

Причем данные в связке тов. накладная + счет-фактура или акт на работы/услуги + счет-фактура по многим позициям дублировали друг друга.

Для устранения этой ситуации была введена в оборот форма УПД.

Универсальный передаточный документ можно применять вместо пары накладная + счет-фактура (акт + счет-фактура). Кроме того, в УПД можно вносить одновременно данные по отгруженным товарам и по выполненным работам, если работы к моменту отгрузки уже выполнены.

Таким образом, с введением УПД вместо двух (а в иных случаях и четырех) документов по сделке достаточно оформить лишь один.

Подробно о совмещении в УПД функций счета-фактуры и первичного документа рассказано в нашей статье «Что такое УПД в бухгалтерии».

Для каких операций можно применять УПД, перечислено в письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.

С какого числа можно применять УПД

Вопрос – с какого числа действует УПД – не актуален, так как применять УПД можно уже достаточно давно. Он введен в действие с 2013 года. Тогда же были отменены для обязательного использования унифицированные формы документов (за некоторым исключением). По какой форме составлять УПД и относится ли он к обязательным, рассмотрим далее.

Обязательно ли применять УПД

Сразу скажем, что УПД не обязателен к применению. Это относится как к применению самой формы УПД, так и к применению унифицированной формы этого документа.

Оформлять сделки с использованием УПД закон не обязывает. Можно составлять тот пакет документов, который наиболее комфортен сторонам сделки. Как правило, в договорах прописывают виды закрывающих документов. Таким образом, с одним контрагентом можно использовать УПД, а с другим – комплект «накладная+счет-фактура».

УПД не отнесён к тем документам, форме которых следует строго придерживаться. Бланк – рекомендуемый. То есть он должен содержать в любом случае обязательные реквизиты. Остальные поля можно корректировать в соответствии с потребностями хозяйствующего субъекта.

Обязательные реквизиты и бланк УПД

Бланк УПД в России создан на основе формы счета-фактуры.

Актуальный  бланк УПД скачать бесплатно  с нашего сайта можно ниже по ссылке:

Еще раз подчеркнём, что это рекомендуемая форма. Но при внесении изменений в нее необходимо сохранить обязательные реквизиты УПД. Какие реквизиты для УПД обязательные? На этот вопрос легко ответить, если понимать структуру УПД.

УПД – это сочетание первичного документа (накладная/акт) и счета-фактуры.

Первичка и счет-фактура несут совершенно разную функциональную нагрузку в учете.

Регулируют применение этих документов разные законы:

Обязательные реквизиты для каждого из этих документов тоже установлены соответствующим законодательным актом. Раз УПД объединяет в себе функции первички и счета-фактуры, разумно предположить, что и обязательные реквизиты для УПД – тоже сочетание обязательных реквизитов первички и счета-фактуры.

Про то, какие реквизиты обязательны в контексте двойного назначения УПД, можно прочесть в нашей статье «Что такое УПД в бухгалтерии».

Уникальный реквизит УПД, которого нет ни в первичке, ни в счете-фактуре, – поле «Статус».

Чтобы разобраться, для чего оно, остановимся на применении УПД спецрежимниками.

УПД на спецрежиме

Мы объяснили, что УПД несет в себе функцию в том числе и счета-фактуры.

Спецрежимники не выписывают счета-фактуры с выделенным НДС. В противном случае они платят НДС в бюджет и заполняют декларацию по НДС. Значит ли это, что для спецрежимников применение УПД недоступно?

Нет. Они тоже могут выписывать УПД. Для них это не так актуально, как для применяющих ОСН, но в определенных случаях применение УПД на спецрежиме может быть оправдано. Например:

  • условие покупателя/заказчика, который хочет видеть закрывающие документы только в виде УПД;
  • исполнитель работ одновременно отгружает какой-то товар/продукцию покупателю/заказчику (в этом случае также происходит сокращение документооборота: вместо накладной и акта только УПД).
Спецрежимнику при оформлении УПД необходимо внимательно следить за его заполнением. Особенно за полем «Статус».

УПД может выступать не только в качестве сочетания первички и счета-фактуры, но и просто в качестве первички. Для спецрежимников УПД как накладная (акт) – это всего лишь первичный документ, не несущий на себе функции счета-фактуры.

Чтобы УПД был только первичкой, в поле статус проставляют цифру «2». Если УПД – сочетание первички и счета-фактуры, в поле «Статус» ставят «1».

Как правильно заполнять УПД

Правила заполнения УПД можно найти в письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.

Порядок заполнения поля «Статус» мы уже обговорили. Теперь вкратце по правилам оформления УПД в части некоторых строк и граф.

Подписи с каждой стороны проставляют ответственные лица:

1. Со стороны продавца:

  • генеральный директор и главный бухгалтер (или иные уполномоченные лица) – в части, относящейся к счету-фактуре;
  • сдавший груз;
  • ответственный за правильность отражения факта хоз. жизни.

2. Со стороны покупателя:

  • принявший груз;
  • ответственный за правильность отражения факта хоз. жизни.

Если перечисленные лица едины или повторяются, дублировать подписи в каждой строке не надо. Достаточно проставить подпись один раз, а в остальных строках указывать лишь должность и Ф.И.О.

На актуальный вопрос, нужна ли печать на УПД, ответ отрицательный. Печать не обязательный реквизит УПД. При наличии всех обязательных реквизитов первичного документа УПД без печати может быть принят к бухгалтерскому и налоговому учету.

Далее с нашего сайта по прямой ссылке можно  бесплатно скачать образец заполнения УПД :

Подводим итоги

УПД призван сократить документооборот, поэтому заменил собой первичку и счет-фактуру. Применять УПД не обязательно. Спецрежимники могут использовать его в своей работе только в качестве первичного документа.