Бухстандарт по инвентаризации
С 16 апреля 2023 года приказ Минфина России от 13.01.2023 № 4н утвердил новый Федеральный стандарт бухгалтерского учета – ФСБУ 28/2023 “Инвентаризация”.
Согласно п. 2 Приказа 4н, ФСБУ 28/2023 “Инвентаризация” станет обязательным с 1 апреля 2025 года. Однако организации могут начать применять его правила и раньше.
Заметим, что по инвентаризации ранее не было ни отдельного бухгалтерского стандарта, ни своего ПБУ. Её проводили на основании Методических указаний Минфина России по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом от 13.06.1995 № 49).
ФСБУ 28/2023 устанавливает требования к инвентаризации активов и обязательств компаний, кроме организаций бюджетной сферы.
Также см. Новый ФСБУ 28/2023 “Инвентаризация”: что нужно знать.
Понятие
Согласно п. 5 указанного стандарта, документы инвентаризации – это оформленные документально:
- сведения о фактическом наличии объектов инвентаризации;
- сопоставление их с данными регистров бухгалтерского учета;
- результаты инвентаризации.
В частности, ФСБУ 28/2023 относит к ним инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сличительные ведомости.
Обобщение документов
Стандарт разрешает применять документы, в которых объединены показатели документов со сведениями о фактическом наличии объектов инвентаризации и документов, о её результатах.
Чем руководствоваться
Документы инвентаризации составляют, хранят и исправляют с учетом правил ФСБУ 28/2023 в соответствии с требованиями, установленными для первичных учетных документов и регистров бухучета:
- Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
Также см. Когда проводить инвентаризацию обязательно по ФСБУ 28/2023.
В ходе инвентаризации
Фактическое наличие объектов инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания, обмера, осмотра, иногда видео-, фото-фиксации, выполнения расчетов, а также проверки документов.
Фактическое наличие/количество активов-запасов, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, можно определять на основании документов. Но с обязательными пересчетом количества упаковок и проверкой части этих активов в натуре на выборочной основе.
При инвентаризации большого количества активов – весовых товаров документ, оформляющий результаты их перевеса, ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня или по окончании перевеса данные этих документов сличают и выверенный итог вносят в документы о фактическом наличии объектов инвентаризации.
Принципы работы с документами
Учтите, что одни из основных требований к организации работы инвентаризационной комиссии такие:
- полнота и точность документирования фактического наличия объектов инвентаризации;
- правильность и своевременность такого документирования.
Также см. Требования к инвентаризационной комиссии по новому стандарту бухучета.
До начала проверки фактического наличия активов инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации первичные учетные документы, на основании которых отражено движение активов в регистрах бухучета. В частности – приходные и расходные документы, отчеты о движении активов. Председатель комиссии визирует их, указывая «до инвентаризации на «__________» (дата)».
Документ на бумажном носителе со сведениями о фактическом наличии объектов инвентаризации не должен содержать незаполненные строки. Если они остаются на последней странице, эти строки должны быть прочеркнуты.
Исправление ошибок в документе инвентаризации о фактическом наличии объектов должны удостоверить подписями все члены инвентаризационной комиссии и соответствующее материально ответственное лицо.
Расписки мат. ответственных и подотчётных
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации:
- Все первичные учетные документы, на основании которых отражено движение активов в регистрах бухучета, сданы в бухгалтерию экономического или переданы инвентаризационной комиссии.
- Все активы, вверенные им для хранения или использования, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.
Аналогичные расписки дают лица, получившие денежные средства в подотчет или доверенности на получение активов.
Заявление мат. ответственного
Когда после инвентаризации материально ответственное лицо обнаружило ошибку в документе о фактическом наличии объектов инвентаризации, оно должно немедленно (в частности, до открытия помещения склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом инвентаризационной комиссии.
Последняя проверяет данное заявление и в случае подтверждения его исправляет ошибки в указанном документе.
Требования к документам по запасам
Документ со сведениями о фактическом наличии активов, относящихся к запасам, и иных аналогичных активов, должен содержать, в частности:
- наименования активов и сведения, идентифицирующие их, их количество по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
- количество (прописью) порядковых номеров активов и общее количество (прописью) таких активов в натуральных единицах измерения на каждой странице независимо от того, в каких единицах измерения (например, штуках, килограммах, метрах) эти активы показаны (на каждой странице документа);
- отметку о проверке цен, таксировки и подсчета итогов – на последней странице документа с подписями проверявших это;
- расписку материально ответственного, подтверждающую проверку фактического наличия активов инвентаризационной комиссией в его присутствии, отсутствие претензий к комиссии и принятие перечисленных в документе активов для хранения или использования (в конце документа);
- в случае смены материально ответственных лиц – подписи принявшего и сдавшего актив;
- подписи всех членов инвентаризационной комиссии и соответствующего материально ответственного лица.
При истребовании материально ответственным документа о фактическом наличии активов инвентаризационная комиссия должна обеспечить его предоставление.
На неучтённые имущество, имущественные права, обязательства, объекты бухучета – источники финансирования своей деятельности составляют отдельные документы инвентаризации.
Что приложить
Согласно ФСБУ 28/2023, к документам инвентаризации приобщаются, в частности:
- акты обмеров, технические расчеты, документы, оформляющие результаты перевеса весовых товаров;
- предоставленные материально ответственными лицами объяснения о допущенной пересортице;
- предоставленные инвентаризационной комиссии объяснения причин, по которым разница в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных, не отнесена на виновных лиц.
Также см. Общие требования к проведению инвентаризации по ФСБУ 28/2023.