Автор:

Счет-фактура и накладная как один единый документ

Обычно счет-фактура и накладная служат для разных целей, но содержат почти идентичные данные. Для уменьшения документооборота был создан документ, объединяющий накладную и счет-фактуру – универсальный передаточный документ (УПД). В каких случаях можно использовать такой документ? Есть ли для него унифицированная форма? Расскажем об особенностях применения накладной и счета-фактуры в одном документе – УПД.

Также смотрите:

Функции накладной

Товарную накладную по форме ТОРГ-12 используют при реализации товарно-материальных ценностей. Однако с 2013 года требование использовать только унифицированные формы документов отменено. Организациям позволено составлять свои собственные бланки документов (за редким исключением). Главное условие – наличие обязательных реквизитов в таком документе и закрепление его в учетной политике фирмы.

Товарную накладную относят к первичным документам бухучета, на основании которых делают записи о фактах хозяйственной деятельности на счетах бухучета.

Перечень обязательных реквизитов для бухгалтерской первички закреплен в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Приведем список атрибутов, которые должен содержать в себе документ, чтобы считаться полноценной первичкой (в нашем случае – накладной):

Как правило, при реализации ТМЦ на практике всё равно пользуются ТОРГ-12, так как эта форма привычна и понятна.

Бланк унифицированной формы ТОРГ-12 можно бесплатно скачать с нашего сайта по ссылке:

Функции счета-фактуры

Счет-фактура несет в себе функцию, отличную от функции ТОРГ-12.

Счет-фактуру выписывает каждая организация, применяющая общую систему налогообложения, к каждой своей отгрузке. Этим она показывает, что в сумму продажи заложен НДС. Покупатель, получивший счет-фактуру, заявляет на его основании вычет по НДС. Без правильно оформленного счета-фактуры получить вычет невозможно. Поэтому отслеживать наличие всех обязательных реквизитов в счете-фактуре жизненно необходимо.

Правила заполнения счета-фактуры регулируют 2 документа:

Из этих документов можно сделать вывод, какие же атрибуты должны присутствовать в счете-фактуре, чтобы по нему можно было получить вычет:

Как видно из схем, многие позиции в товарной накладной и в счете-фактуре одинаковые.

Функции УПД

Очевидно, что в накладной и счете-фактуре многие позиции одинаковы. Но составить лишь один документ по сделке невозможно, так как они выполняют совершенно разные функции.

В целях сокращения документооборота был введен универсальный передаточный документ – УПД. Он объединил счет-фактуру и накладную в одном документе. То есть, по одному документу можно отгружать/принимать товары и другие мат. ценности, а также ставить НДС к вычету.

Для УПД действуют аналогичные правила: рекомендованную форму можно дорабатывать в соответствии с нуждами предприятия, но необходимо следить за наличием обязательных реквизитов.

Обязательные атрибуты УПД – это совокупность обязательных реквизитов накладной и счета-фактуры. Но есть также и уникальные реквизиты, присущие только УПД.

Бланк УПД разработан на основе бланка счета-фактуры. По сути, бланк счета-фактуры – это часть бланка УПД.

Скачать бланк УПД и ознакомиться с образцами его заполнения можно в нашей статье «Как выглядят правильные образцы заполнения УПД: примеры».

Кто может применять УПД

Применение УПД – добровольное. Для оформления сделок фирма может использовать любые допустимые формы: комплект накладная + счет-фактура или только УПД. Причем одним клиентам можно выписать накладную и счет-фактуру, а другим – УПД. Каким комплектом документов будет закрыта сделка, лучше прописать в договоре с контрагентом.

Как уже упоминалось, счет-фактуру выписывают организации-плательщики НДС. То есть те, кто применяет ОСНО.

Может ли выписать УПД фирма на спецрежиме? Да, может. Но в этом случае УПД будет играть роль только бухгалтерской первички. Для обозначения статуса УПД – только первичка или накладная – счет-фактура – в бланке УПД есть специальный реквизит.

Спецрежимникам не стоит опасаться выписывать УПД. Если реквизит «статус» выставлен верно, УПД не приравнивается к счету-фактуре и не влечет за собой последствий в виде обязательной уплаты НДС в бюджет.

Образец единого документа «счет-фактура и накладная» для упрощенцев, а также заполнение специфического реквизита УПД смотрите в статье «Что означает статус в УПД».

Подводим итоги

Для сокращения документооборота был введен УПД, вбирающий в себя функции накладной и счета-фактуры.

Пара накладная/счёт-фактура и УПД  равнозначны. Можно применять в работе как комплект документов, так и единый УПД. Это устанавливают договором между контрагентами.