Автор:

Как правильно оформить оплачиваемый отпуск по документам

Каждый работник, который трудится в организации или у индивидуального предпринимателя, имеет по Трудовому кодексу РФ право на отпуск. Данная статья будет вашей пошаговой инструкцией по тому, как предоставить и документально оформить оплачиваемый отпуск.

Также смотрите:

Что нужно знать: общие понятия

Право на оплачиваемый отпуск закреплено Трудовым кодексом РФ – ст. 21. В период отпуска сотрудник освобождён от исполнения своих трудовых обязанностей и может использовать данное время по своему усмотрению (ст. 106 и 107 ТК РФ).

Чтобы разобрать пошагово , как оформить ежегодный отпуск, напомним, что такое отпуск.

Согласно ст. 107 ТК РФ, отпуск – это оплачиваемое работодателем время отдыха.

Право на отдых у нас гарантировано Конституцией России (ч. 5 ст. 37), а также трудовым законодательством. Тип работодателя – (частник или госучреждение, ИП), степень занятости, должность и другие обстоятельства никак не влияют на право сотрудника на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Отпуск не предоставляют только лицам, работающим по договору гражданского-правового характера.

Когда работник может претендовать на свой первый отпуск у работодателя? Об этом вы можете узнать в статье «Первый отпуск».

Более подробно об очередности отпусков вы узнаете из нашей публикации «Как составить график отпусков в 2020 году».

Как предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск

  1. Уведомить будущего отпускника о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска.
  2. Оформить приказ о предоставлении отпуска. Как правильно это сделать, вы можете узнать в нашей статье «Что нужно знать про приказ на отпуск.
  3. Рассчитать отпускные. Как это сделать, вы можете узнать в нашей статье «Как правильно рассчитать отпускные в 2020 году».
  4. Выплатить отпускные.
  5. Оформить личную карточку.
  6. Проставить информацию в табеле учета рабочего времени.

Теперь разберём каждый из этих шагов.

Уведомление работника о начале отпуска

В порядке, закрепленном ч. 3 ст. 123 ТК РФ, работодатель должен напомнить сотруднику о начале отпуска. Сделать это надо не позднее, чем за 2 недели. Можно настроить программный продукт, в котором ведут расчет заработной платы, на автоматическую рассылку таких уведомлений.

Законом не установлено, какая должна быть форма данного уведомления. Поэтому работодатель вправе использовать самостоятельно разработанный бланк. Такую позицию уже высказывал Роструд в письме от 30.07.2014 № 1693-6-1.

Самое главное, что с уведомлением сотрудника нужно ознакомить под роспись.

Дистанционных работников тоже необходимо извещать о начале отпуска. Сделать это можно электронно, и так же электронно получить от сотрудника подтверждение.

Выплата отпускных

Отпускные должны быть выплачены работнику за 3 дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Однако проблема в том, что данная норма не содержит указаний на то, в каких днях определяется этот срок: в рабочих или календарных. Роструд ранее указывал, что данный срок исчисляют в календарных днях (письмо от 30.07.2014 № 1693-6-1). Если день выплаты совпадает с праздничным или нерабочим днем, то по мнению Роструда, отпускные стоит выплатить накануне этого дня.

Например, согласно вышеуказанной позиции, для сотрудника, идущего в отпуск 25 марта 2020 г., отпускные надо было выплатить 20 марта.

Просим обратить внимание на соблюдение сроков выплаты отпускных. Если работодатель не вовремя их выплатил, он может быть привлечен к административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Причем не освобождает от ответственности даже когда работник сам просит отпустить его во внеочередной отпуск за день или два до даты отпуска. Естественно, работодатель заранее знает, что нарушает сроки выплаты отпускных (письмо Минтруда от 26.08.2015 № 14-2/В-644).

Поэтому, если идете навстречу работнику и отпускаете его в оплачиваемый отпуск, рекомендуем отпускные выплатить с учетом денежной компенсации, рассчитанной по правилам ст. 236 ТК РФ.

Оформление личной карточки

В личную карточку сотрудника заносят информацию обо всех предоставленных отпусках. Этот документ обычно ведут сотрудники отдела кадров.

Знакомить с личной карточкой под роспись нет необходимости.

В карточке указывают:

  • вид отпуска;
  • период работы, за который положен отпуск;
  • данные приказа на отпуск;
  • даты начала и окончания отпуска.

Информацюя о предоставлении административного или неоплачиваемого отпуска тоже отображают в карточке.

Подробнее изучить оформление неоплачиваемых отпусков можно в статье «Что нужно знать про отпуск за свой счет в 2020 году».

Бывают ситуации, когда работник по личным обстоятельствам или по производственной необходимости переносит свой отпуск на другой период. Как быть, если личная карточка уже заполнена?

Естественно, внесенная информация требует корректировки и исправления: данные могут быть зачеркнуты и ниже должна быть вписана правильная информация о новых датах отгулянного отпуска. Также необходимо внести реквизиты нового приказа, согласно которому отпуск был перенесен или отменен.

Ведение табеля учета рабочего времени

Дни очередного оплачиваемого отпуска в табеле рабочего времени проставляют с кодом «ОТ» или «09».

Если работодатель ведет табель по форме, отличной от форм Т-12 и Т-13, он может использовать другой буквенный или цифровой код.

Если во время оплачиваемого отпуска сотрудник заболел и оформил лист нетрудоспособности, отпуск продлевается. Дни болезни отмечают в табеле кодом «Б» или «19».

Как отозвать из отпуска

Бывают случаи, когда руководитель отзывает работника из отпуска. В соответствии с трудовым законодательством отзыв из отпуска возможен только по согласованию с работником. На практике это не всегда так.

Важно знать, что решение об отзыве работника оформляют приказом. Далее работник должен быть уведомлен об этом одним из способов:

  • по телефону;
  • электронной почте;
  • телеграммой.

Свое согласие на отзыв работник обязательно должен дать письменно. В таком согласии он может указать период, когда желает отгулять оставшуюся часть отпуска.

В приказе на отзыв из отпуска обязательно должна быть указана причина, по которой работник должен прервать свой отпуск. Общие слова типа «производственная необходимость» не будут уместны, т. к. нарушают право работника на отдых.

Унифицированной формы приказа на отзыв из отпуска нет, поэтому отдел кадров издает данный приказ в свободной форме. С приказом обязательно следует ознакомить работника письменно.

При отзыве из отпуска на основании соответствующего приказа бухгалтерия должна пересчитать работнику отпускные. Дни неотгулянного отпуска оплачивают исходя уже из нового расчетного периода.

Итоги

Право на отпуск есть у каждого работающего сотрудника независимо от формы собственности работодателя и должности работника.

В этом материале мы пошагово рассмотрели процедуру оформления ежегодного оплачиваемого отпуска.