Помимо работников на трудовых договорах в новом отчете ЕФС-1 с 2023 года договоры ГПХ с кодами тоже необходимо отражать. Какие именно и по каким правилам, узнаете из статьи.

Кратко о ЕФС-1

С 1 января 2023 года действует постановление ПФР от 31.10.2022 № 245п, которое утвердило форму нового отчёта ЕФС-1 (далее – Постановление № 245п). Аббревиатура «ЕФС» расшифровывается как Единая Форма Сведений.

Он объединил в себе две группы отчётных сведений:

  1. Для ведения индивидуального (персонифицированного) учета.
  2. О начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (т. е. по взносам на травматизм).

Также см. Что входит в форму ЕФС-1: состав и структура.

Тем самым новый отчёт объединил в себе сведения из форм СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3, которые с отчетных периодов после 01.01.2023 отменены.

Также Постановление № 245п в Приложении № 2 закрепило очень подробный порядок заполнения формы ЕФС-1.

Основная причина введения нового отчета – объединение с 01.01.2023 ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР). Сюда и сдают ЕФС-1.

Также см. Что нужно знать про новый отчёт ЕФС-1 с 2023 года.

Основное изменение по договорам

С 01.01.2023 нужно оперативно сообщать в СФР о заключении и прекращении договоров ГПХ.

А именно, не позднее следующего рабочего дня после заключения или прекращения гражданско-правового договора нужно сообщить в Социальный фонд России следующие сведения:

  • дату заключения договора;
  • дату прекращения;
  • иные реквизиты договора;
  • периоды выполнения работ либо оказания услуг.

Это закрепила новая редакция подп. 5 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного и социального страхования”.

Какие договоры отражать в ЕФС-1

Указанное правило и срок касаются договоров, на вознаграждения по которым начисляют страховые взносы по НК РФ. Это:

  • договоры ГПХ о выполнении работ/оказании услуг;
  • авторского заказа;
  • об отчуждении исключительных прав на произведения науки, литературы, искусства;
  • издательские лицензионные договоры;
  • лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства;
  • о передаче полномочий по управлению правами организации, которая занимается управлением правами на коллективной основе.

Где именно отражать

Для этой цели предназначен подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1:

В итоге сведения по договорам ГПХ направляют по форме ЕФС-1 в составе титульного листа, подраздела 1 разд. 1 и подраздела 1.1.

Его заполняют и сдают страхователи в территориальный орган СФР на всех застрахованных, включая совместителей и дистанционщиков.

Соответственно, ЕФС-1 заполняют на основе первичных документов страхователя и в том числе гражданско-правовых и иных договоров, на вознаграждение по которым по закону начисляют страховые взносы.

Также см. Как правильно заполнить в форме ЕФС-1 подраздел 1.1 подраздела 1 со сведениями о трудовой деятельности.

Коды

Графу “Код выполняемой функции” обязательно заполняют, если вид мероприятия, в частности, “НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ” или “ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ”.

Для договоров ГПХ в этой графе указывают один из кодов:

Код Вид договора
ДГПХ Договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг)
ДАВТ Договор авторского заказа
ДОИП Договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
ИЗЛД Издательский лицензионный договор
ЛДПИ Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства. В т. ч. договор о передаче полномочий по управлению правами организации по управлению правами на коллективной основе

При заполнении подраздела 1.2 подраздела 1 “Сведения о страховом стаже” формы ЕФС-1 указывают код:

  • ДОГОВОР – если выплата и иное вознаграждение по гражданско-правовому договору были в отчетном периоде;
  • НЕОПЛДОГ или НЕОПЛАВТ – если выплата и иное вознаграждение за работу по договору отсутствуют.

Среди прочих выплат (ПВ) может фигурировать код «ПВ-02»: это вознаграждение по договорам гражданско-правового характера. И приводят его размер.

Здесь Постановление № 245п уточняет, что под гражданско-правовым договором понимается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 Гражданского кодекса РФ). Предметом такого договора – выполнение определенного задания/заказа/поручения. То есть конкретных объемов работ.

Особенности заполнения

Учтите, что графу 4 “Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера” заполняют в отношении работающих по договорам ГПХ в этих районах и местностях.

А вот графу 5 “Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение” в случае заключения договора ГПХ не заполняют.

В случае прекращения договора ГПХ графу 7 “Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона” не заполняют.

В графе 8 “Наименование документа” подраздела “Основание” указывают наименование договора ГПХ.

В графе 9 “Дата” – дата заключения или прекращения договора ГПХ.

В графе 10 “Номер документа” – номер договора ГПХ без указания знака “№”.

Если сотрудник (исполнитель) работает только по договору ГПХ, графы таблицы «Сведения об условиях занятости и заработной плате» подраздела 1.3. Сведения о зарплате и условиях деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений» не заполняют.

Вознаграждения по договорам ГПХ, заключенным работниками списочного состава со своим учреждением, отражают соответствующим кодом выплаты в графе 23 “Код выплаты” подраздела “Сведения о заработной плате” в соответствии с Классификатором к порядку заполнения ЕФС-1.

Страхователи, состоящие на регучете в СФР по нескольким основаниям одновременно (как физлица-ИП, заключившие трудовой договор с работником, и-или физлица-не ИП, заключившие трудовой договор, и/или физлица, обязанные уплачивать страховые взносы в связи с заключением ГПД на выполнение работ и/или оказание услуг, договора авторского заказа) строки 5, 6, 7 и 8 подраздела 2.1 «Расчет сумм страховых взносов» раздела 2 «Сведения о начисленных травматизм» не заполняют.

Как сдавать

Учтите, что количество заключенных в отчетном периоде договоров ГПХ частично влияет на способ сдачи отчета ЕФС-1. Так, если численность работающих, включая лиц, с которыми заключены договоры ГПХ, превышает 10 человек, ЕФС-1 сдают только в электронном виде. Если 10 и менее, то можно на бумаге.