При оформлении отчетности нередко возникают затруднения, особенно когда речь идет о заполнении строк 6-НДФЛ с расчетами. Каждое действие требует строгого соблюдения правил, установленных законодательством. За допущенную ошибку инспекторы ФНС могут оштрафовать налогового агента. Предотвратить нежелательные последствия помогут рекомендации из нашей статьи.
Какие разделы входят в отчетность
Документ содержит титульный лист, на котором пишут общие сведения об организации, место нахождения, код периода предоставления отчета и др. При его заполнении вопросов обычно не возникает. Наиболее сложными в этом плане считаются:
- первый раздел – содержит размеры налоговых ставок и денежных средств, облагаемых налогом;
- второй раздел – информирует о размерах доходов и удерживаемой сумме.
Акцентируем все внимание на особенностях их указания. Расчет формируют на основании информации из налоговых регистров, которые должны быть на каждом предприятии. Если налоговый агент не имеет этих документов, может быть привлечен к ответственности.
Также см. «Налоговый регистр для 6-НДФЛ».
Особенности Раздела 1
Рассматриваемая часть отчета условно делится на два взаимосвязанных звена:
- вводное (строки 010 – 050) – содержат сведения по каждому виду налоговой ставки в отдельности;
- итоговое (строки 060 – 090) – вписывают однократно.
Особенности заполнения каждого из них показаны в таблице.
| Строка | Содержание |
| 010 | Ставка подоходного налога, по которой имеет место удержание налога в рассматриваемом периоде |
| 020 | Заполняют по принципу нарастания. Содержат: • сумму доходов, начисленных с начала года и облагаемых НДФЛ; • размер налоговых вычетов (см. примечание ниже); • сумму платежей по НДФЛ в рамках ПСН. Подоходный налог рассчитывают с учетом всего перечисленного. Доходы, не облагаемые налогом в силу ст. 217 НК РФ, во внимание не берут. |
| 025 | |
| 030 | |
| 040 | |
| 050 | |
| 060 | Количество людей, которым были начислены денежные средства в отчетном периоде. Причем, если сотрудник уволился, а затем снова подписал трудовой договор с организацией, информацию о нем указывают здесь однократно. |
| 070 | Размер налога, удержанного с человека |
| 080 | Сумма, которая была начислена плательщику, но по определенным причинам не удержана компанией |
| 090 | Средства, возвращаемые на основании ст. 231 НК РФ |
Также см. «Заполняем Раздел 1 в 6-НДФЛ».
ПРИМЕЧАНИЕ
Налоговыми вычетами называют средства, которые уменьшают налоговую базу, используемую при определении налога с физлица. Они бывают разных видов и положены отдельным категориям. Полный список находится в приказе ФНС № ММВ-7-11-387.
Особенности Раздела 2
В отличие от предыдущего части отчета, большинство строк которой оформляют с нарастающим итогом, во втором разделе при заполнении строк в 6-НДФЛ указывают результаты последних трех месяцев периода, за который отчитывается организация. Как правильно заполняется документ, показано в таблице.
| Строка | Что должна содержать? |
| 100 | Дата поступления денежных средств в адрес физлица. В разных ситуациях она может отличаться (при начислении зарплаты, получении иного типа дохода). Ориентируйтесь на ст. 223 НК РФ. Лица, получившие материальную выгоду при получении, например, беспроцентного займа, производят выплаты не позднее последнего дня каждого месяца на протяжении всего срока предоставления займов. |
| 110 | Число, по состоянию на которое совершен платеж в пользу человека. Зависит от типа дохода. Заполняют на основании требований п. 4 ст. 226 НК РФ. |
| 120 | Крайний срок внесения налога в бюджет. Это день, который следует после даты выплаты денежных средств. Исключение: больничные пособия и отпускные. По ним отчисление в казну можно сделать не позднее последнего рабочего дня месяца, в котором они выплачены. |
| 130 | Сумма доходов без учета подоходного налога |
| 140 | Полный размер НДФЛ, подлежащий к уплате |
Также см. «Заполняем Раздел 2 в 6-НДФЛ».
СОВЕТ
После составления отчета и заполнения строк в расчете 6-НДФЛ рекомендуем сделать проверку на соответствие внесенной информации соотношениям, установленным письмом ФНС № БС-4-11/3852. Их нарушение становится основанием для дальнейших споров с налоговиками.
ПРИМЕР
В ООО «Универсал-Сервис» работает 4 человека, являющихся налоговыми резидентами. Оплата труда каждого из них составляет 30 000 руб. Предприятие производит начисление в такие сроки:
- 26-го числа текущего месяца;
- 10-го числа следующего месяца.
Заработная плата за вторую половину декабря 2016 г. начислена 10.01.2017, а за вторую половину марта – 10.04.2017. Как заполнить строки 130 и 140 в расчете 6-НДФЛ?
Решение
- В первый раздел вносят сведения с нарастающим итогом за: I квартал, 6, 9 и 12 месяцев. В него попадают доходы, начисленные за период с начала года по март. Общая сумма денежных средств, облагаемых НДФЛ, составляет:
4 чел. × 30 000 руб. = 120 000 руб. - Итог за первый квартал: 120 000 руб. × 3 = 360 000 руб. Эту сумма нужно указать в строке 130 второго раздела.
- В 2016 году ставка НДФЛ для резидентов равна 13%. Поэтому налог для сотрудников составит:
360 000 × 13% = 46 800 руб. Это значение указывают в строке 140.
Для упрощения расчета мы не брали премии и другие начисления, облагаемые подоходным налогом, а также наличие вычетов. Но всё это обязательно принимают во внимание при заполнении формы 6-НДФЛ.
Если разные отчетные периоды
Новые положения законодательства призывают оперативно рассчитываться с бюджетом после выплаты того или иного дохода. Это влияет и на заполнение строк в 6-НДФЛ. Однако случается, что операция началась в одном отчетном периоде для 6-НДФЛ, а завершилась в другом. Тогда налоговый агент имеет право внести сведения после проведения окончательных выплат с подчиненными. Такие разъяснения даны в письмах ФНС № БС-3-11/553 и № БС-4-11/4222.
Также см. «Рекомендации по заполнению формы 6-НДФЛ».
ПРИМЕР
ООО «Северное сияние» выплатило работникам зарплату за март только 05.06.2016 в общем размере 340 000 руб. Сумма НДФЛ составила 44 200 руб. и была перечислена в бюджет на следующий день. Как правильно отразить эту операцию в 6-НДФЛ?
Решение
- Факт начисления денежных средств фиксируют только в первом разделе декларации за I квартал.
- После окончательного расчета с персоналом бухгалтер ООО «Северное сияние» вносит во второй раздел расчета за полугодие такие сведения:
| Строка | Что указать |
| 100 | 31 марта 2016 |
| 110 | 5 апреля 2016 |
| 120 | 6 апреля 2016 |
| 130 | 340 000 руб. 00 коп. |
| 140 | 44 200 руб. |
Разделы 1 и 2 отчета 6-НДФЛ подписывает директор предприятия или уполномоченное лицо, такие действия которого разрешены внутренними актами компании. Это может быть главный бухгалтер, его заместитель или специалист, отвечающий за расчет заработной платы.
Также см. «Зарплата выплачивается частями: как платить НДФЛ и заполнять 6-НДФЛ».