Как действовать
По общему правилу сдавать в налоговую отчет 6-НДФЛ, в котором все показатели равны нулю, не нужно. С позиции Налогового кодекса РФ это значит, что ни один сотрудник, иной человек не получил от компании налогооблагаемый доход – не было ни начислений, ни выплат. То есть деятельность фактически не велась. Следовательно, организация не считается налоговым агентом.
Соответственно, штрафа за несдачу не может быть.
Но если не сдавать нулевой 6-НДФЛ, всё же лучше уведомить об этом налоговую и одновременно раскрыть причину. Поскольку есть вероятность, что инспекция заблокирует ваш банковский счет, переводы электронных денег. А также оштрафует за несданный расчет на 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц (п. 1.2 ст. 126 НК).
Форма, порядок и способы известить ИФНС, что в минувшем отчетном периоде организация не была налоговым агентом, законом не установлены.
Тем не менее формально налоговый агент имеет право сдать нулевой расчет 6-НДФЛ. И налоговая инспекция обязана его принять.
С отчета за 1 квартал 2023 года действует обновлённая форма 6-НДФЛ. Она утверждена приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753 в редакции приказа от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881.
Также см. Новый бланк 6-НДФЛ в 2023 году: в чем его особенности.
Принцип нарастающего итога
Важно помнить, что расчет 6-НДФЛ необходимо сдавать не только за квартал выплаты дохода, но и автоматически за все последующие. Такой вывод следует из письма ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4958.
ПРИМЕР
В январе и феврале 2023 года ООО «Гуру» платило зарплату работникам. С марта 2023 в ней числится только директор, оформивший отпуск за свой счет.
6-НДФЛ надо сдать и за 1 квартал, и за полугодие, 9 месяцев и 2023 год.
Также см. Сдавать или нет нулевой ЕФС-1.
Если нет работников
Сдавать форму 6-НДФЛ не нужно, если нет персонала и не платили з/п и иные вознаграждения, не дарили подарки, не выплачивали дивиденды или другие облагаемые НДФЛ доходы (письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).