Каким бывает нормирование представительских расходов

Также смотрите:

Определение представительских расходов

Сам термин «представительские расходы» пришел к нам из налогового законодательства. И буквально он означает затраты, которые понес налогоплательщик при подготовке и проведении официальных переговоров, деловых встреч с настоящими и будущими партнерами по бизнесу. У юридических лиц это также могут быть затраты на организацию совета директоров компании.

К данным расходам также приравнивают затраты на проведение официального приема (например, делового обеда), транспортное обслуживание по доставке участников на место проведения мероприятия, стоимость услуг переводчиков и др.

Нельзя учесть в составе представительских затраты, не имеющие привязки к деловым вопросам: это организация развлечений и отдыха (например, экскурсия до делового обеда), питание участников до и после окончания приема и т. п.

Нормирование представительских расходов

По представительским расходам есть ограничения:

• внутренние – установленные внутри компании и закреплённые приказом;
• внешние – установленные налоговым законодательством.

Рассмотрим более подробно каждый вид лимита.

Внутренние нормы

Внутреннее нормирование представительских расходов закрепляют локальным нормативным актом. Это может быть положение о представительских расходах, в котором установлена их структура у конкретной фирмы. Здесь более четко прописывают, что относится к представительским, а что нет.

Как правило, утверждают специальную комиссию по принятию представительских расходов: прописывают полномочия данной комиссии, порядок подтверждения расходов, приводят формы документов (смета, отчет, акт и т. п.). Лимиты на представительские расходы можно тоже закрепить в указанном положении, а можно вынести в отдельный приказ.

В локальном акте может быть также прописан порядок получения ответственными работниками средств на представительские расходы, содержаться шаблоны заявок, порядок их утверждения, порядок выдачи наличных денег на представительские цели или расходования средств с корпоративной карты.

Посмотреть и бесплатно скачать образец приказа, которым устанавливают размер представительских расходов, можно по прямой ссылке далее.

Отметим, что внутреннее нормирование необходимо для организации эффективного контроля за расходованием средств на определенные цели и помогает соблюдать внешние требования и ограничения.

Внешние нормы

Внешние лимиты представительских затрат установлены налоговым законодательством и составляют 4% от годового размера оплаты труда и всех выплат по договорам ГПХ в совокупности с расходами на добровольное медицинское страхование сотрудников. Этот норматив считают нарастающим итогом с начала каждого календарного года, т. е. с 1 января.

Данный предел установлен намеренно, чтобы у налогоплательщиков не было соблазна принять под статью «представительские» другие, похожие расходы.

Если расходы превысили норму в 4% в отчетном квартале, то этот перерасход можно учесть в следующем (следующих) квартале отчетного года. На это прямо указано в п. 2 ст. 264 НК РФ.

В бухгалтерском учете никаких ограничений по таким расходам нет.

НДС по представительским можно принять к вычету только по тем расходам, которые принимают к учету по налогу на прибыль (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Разберем на примере.

ПРИМЕР

В 1 квартале 2019 г. АО «Восток» истратило на проведение переговоров с иностранным покупателем 36 000,00 руб. (в т. ч. НДС 20% – 6 000,00 руб.).

Во 2 квартале расходов на представительские цели не было.

Фонд оплаты труда в 1 квартале 2019 г. составил 477 000,00 руб., за полугодие 2019 г. – 1 007 000,00 руб.

Рассчитаем нормируемые представительские расходы:

1 квартал

Представительские расходы: 477 000,00 × 4% = 19 080,00

НДС: 19 080,00 × 20% = 3 816,00

Полугодие

Представительские расходы: 1 007 000,00 × 4% = 40 280,00

НДС: 40 280,00 × 20% = 8 056,00

Таким образом, в 1 квартале компания принимает 19 080,00 руб. представительских расходов и НДС в размере 3 816,00 руб. Исходя из лимита в 4% от ФОТ.

По окончании полугодия можно признать представительские расходы полностью. Поэтому 30.06.2020 признаем остаток представительских:

36 000,00 – 6 000,00 (НДС) – 19 080,00 = 10 920,00

И принимаем НДС к вычету:

6 000,00 – 3 816,00 = 2 184,00.

Подведем итоги

Представительские расходы – важный инструмент успешного развития бизнеса. Однако их нужно контролировать, как и любые другие расходы. Кроме того, для налоговых целей установлен лимит, в пределах которого можно учесть такие расходы при расчете налога на прибыль и в принятии к вычету НДС.

Внутренние лимиты на представительские устанавливают приказами и распоряжениями. Кроме того представительские расходы нормируются в размере 4% от размера оплаты труда в целях налогообложения.