Автор:

Как списать представительские расходы

Как списать представительские расходы в соответствии с требованиями действующего законодательства? Как обосновать приобретение алкоголя на деловую встречу? Об этом говорим в данной консультации.

Также смотрите:

Основные правила списания представительских

Представительские расходы (далее также – ПР) нормируются и учитываются обособленно только в целях налогового учета. В бухгалтерском они могут быть приняты как все аналогичные затраты.

Если за счет представительских плательщик уменьшает свою налоговую базу, к их проверке контролирующие органы подходят особенно тщательно. Поэтому важно соблюдать основные критерии по списанию ПР:

  1. Документальное оформление.
  2. Экономическое обоснование.
  3. Лимит в размере 4% от ФОТ.

Данные критерии утверждены в п. 1 ст. 252 и п. 2 ст. 264 НК РФ.

Грамотно оформить ПР поможет наша статья «Как правильно документально оформить представительские расходы в 2020 году».

С нормированием ПР можно ознакомиться также в следующих публикациях: «Как нормируются представительские расходы» и «Каким бывает нормирование представительских расходов».

Документы на списание представительских расходов

Списание представительских расходов делают на основании документов, которые рекомендованы Минфином и самостоятельно разработаны налогоплательщиками. Среди них:

  • приказ на проведение ПР;
  • смета на деловое мероприятие;
  • программа деловой встречи;
  • отчет на ПР;
  • акт на списание ПР;
  • первичка и др.

Программа встречи может быть изложена в приказе на проведение официального мероприятия или оформлена его приложением. Если программа мероприятия обширная, то логичнее ее сделать отдельным приложением к приказу.

Чем лучше и подробнее описать обсуждаемые вопросы, тем меньше вопросов будет у проверяющих органов. Фразы типа «Обсуждение текущих вопросов», «Планы по реализации стратегии развития» и т. п. вряд ли смогут обосновать целесообразность деловой встречи.

Отчет о ПР должен подвести итоги состоявшейся встречи сторон, дать некое понимание эффекта, который может быть достигнут по результатам переговоров.

В отчете также следует прописать вопросы, которые обсудили и тезисно решения, которые приняты.

Вообще, основные документы на списание ПР – отчет и первичка к нему. Однако многие фирмы предпочитают готовить полный комплект документов на представительское мероприятие, подстраховывая себя. Заключительный документ в этом случае для них – акт на списание представительских расходов.

Подробно ознакомиться с данным документом можно в статье “Как списать представительские расходы: образец акта“.

Стоит отметить, что первичка по ПР должна быть оформлена в любом случае – несмотря на то, какой комплект документов вы выберете для списания представительских расходов.

Алкоголь и представительские

Расходы на покупку алкогольной продукции тоже можно отнести к ПР, учитывая позицию Минфина, опубликованную в письме от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120. Как разъясняет ведомство, список продуктов Налоговым кодексом не закреплен. Поэтому расходы на алкоголь, приобретенный в рамках бизнес-мероприятия, можно включить в состав ПР.

Аналогичная точка зрения изложена и в постановлении ФАС Уральского округа от 10.11.2010 № Ф09-7088/10-С2 по делу № А60-2408/2010-С6. Здесь тоже сказано, что перечень ПР не исчерпывающий. К ним могут относиться расходы на приобретение алкогольных напитков.

Однако не стоит забывать об оформлении и обосновании данных расходов. Так, затраты на алкоголь в количестве 5 бутылок виски на пятерых участников встречи вряд ли проверяющие органы оставят в составе ПР, так как при таком количестве алкоголя важные вопросы обсуждать уже просто невозможно.

Кроме того, расходы на алкоголь необходимо заранее заложить в смету. Тогда у контролеров не будет вопросов, что эти расходы отнесены именно к данному деловому мероприятию.

Итоги

В бухгалтерском учете можно списать все расходы, обладающие признаками представительских.

В налоговом учете списать можно представительские расходы в пределах лимита и при условии их документального подтверждения и целесообразности.