Какие установлены сроки хранения личных дел уволенных работников

Работодателями постоянно накапливается определенный объем кадровой информации в личных делах о каждом работающем. При этом после окончания сотрудничества все данные о бывшем работнике остаются в организации. Рассмотрим, какие установлены минимальные сроки хранения личных дел уволенных работников на предприятии.

Также смотрите:

Назначение и цели использовании личных дел

Для коммерческих компаний обязанность ведения и порядок составления личных дел не установлены. Руководитель организации самостоятельно принимает решение о целесообразности составления и хранения подобных документов. Для госкомпаний такое требование содержится в Указе Президента РФ от 01.06.1998 № 640 и они оформляют личные дела на каждого трудящегося.

Личное дело включает в себя пакет документов о трудовой деятельности сотрудника, а также о его образовании, опыте работы, семейном положении, статусе военнообязанного. Оно создается и ведется лишь во время занятости сотрудника в компании, а после его увольнения сдается в архив. В него включаются документы, предоставленные работающим во время трудоустройства, а также издаваемые в компании в период его деятельности. Полученная информация нужна работодателю для оформления трудовых отношений, организации последующего обучения работника, разработки планов карьерного роста, обеспечения безопасности, контроля качества исполняемых должностных функций.

Состав и порядок формирования личных дел

Как правило, личное дело формируют в течение 7 дней после приема работника, для этого на него заводится отдельная папка. Ее обложка, будет выступать в качестве титульного листа и заполняется, например, по форме, согласно приложению № 28 к Приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Помимо этого, на ней посередине листа может указываться:

  • ФИО сотрудника;
  • дата его рождения;
  • дата начала ведения личного дела;
  • дата трудоустройства в компанию;
  • регистрационный номер личного дела.
ВАЖНО!
Личное дело может быть сформировано не только в традиционном, бумажном виде, но и в виде электронного архива копий всех документов, хранящегося на защищенном от несанкционированного доступа сервере компании.

Для внесения записей используется черная, синяя или фиолетовая ручка, все исправления заверяются росписью ответственного за ведение работника. В папку подшивается следующий перечень документов:

  1. Автобиография (при наличии) или анкета, заполненная в качестве соискателя до приема на работу.
  2. Копия паспорта.
  3. Копия военного билета.
  4. Копия ИНН.
  5. Информация о СНИЛС.
  6. Копии документов об образовании.
  7. Фотография работника.
  8. Заявления о приеме на работу и увольнении, переводе на другую должность.
  9. Копии приказов о приеме, увольнении, кадровом перемещении.
  10. Экземпляр трудового договора.
  11. Листы аттестации.
  12. Уведомление о возможности перехода на электронную трудовую книжку и заявление работника по этому вопросу.
  13. Характеристики и рекомендательные письма.
  14. Копии документов о поощрениях и награждениях.
  15. Прочие документы о трудовой деятельности.
ВАЖНО!
Запрещено запрашивать при трудоустройстве иные документы, кроме поименованных в ст. 65 ТК РФ. Поэтому, если в состав личного дела будет входить более широкий перечень документов, возможность предоставления их работником следует предусмотреть в локальных актах организации.
Читайте также  За сколько дней пишут заявление на отпуск

Личные дела нумеруются по порядку, при этом номера, присвоенные папкам уже уволенных работников, больше не используются. Каждое дело регистрируется в специальном журнале. Кроме того, собранная папка должна включать внутреннюю опись включенных в него документов.

Порядок передачи в архив и сроки хранения личных дел работников

Поскольку в состав личного дела включается информация, в том числе содержащая персональные данные, к порядку его ведения и последующего хранения предъявляются определенные требования. Доступ к ним должен иметь ограниченный круг лиц, например, из кадровой службы. Для их текущего хранения во время работы сотрудника применяются несгораемые шкафы или специальные запирающиеся металлические картотеки.

Нельзя оставлять папки без присмотра на столе, следует убирать их в место хранения сразу после добавления необходимых записей или документов. При увольнении приказ о расторжении трудовых отношений, а также основания к нему станут последними документами, подшиваемыми в дело. После этого личное дело уволенного сотрудника считается закрытым и передается в архив. Завершение оформления папки перед передачей на хранение включает:

  • прошивка, переплет всех документов;
  • нумерацию всех листов;
  • оформление листа-заверителя;
  • оформление внутренней описи содержания папки.

Компании обязаны обеспечить сохранность архивных документов. Поэтому именно на них возлагается ответственность за хранение личных дел уволенных сотрудников в течение положенных сроков (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). В настоящее время установлены следующие периоды обеспечения сохранности для такой документации (п. 4.8 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 237 и ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ):

  • для дел, завершенных до 01.01.2003 – 75 лет;
  • для дел, законченных после 01.01.2003 – 50 лет;
ВАЖНО!
Исчислять сроки хранения личных дел уволенных работников нужно с 1 января года, следующего за годом их закрытия.

Зарытые документы должны быть переданы в архив не позднее чем через 3 года после их завершения (п. 4.1 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). До сдачи на хранения дела окончательно оформляются и заносятся в опись.

Дела передаются в архив личных дел уволенных работников на хранение по описи, с обязательным присутствием сотрудника ответственного за их ведение отдела и представителя архива компании. Принимающий работник расписывается за полученные папки, а в случае выявления расхождений по количеству об этом делаются пометки в столбце «Примечание» описи. На каждом листе описи прописывается итоговое количество принятых дел, дата передачи и подписи сдавшего и принявшего работника.

Читайте также  Когда заключают срочный трудовой договор

По окончании срока хранения личное дело может быть уничтожено.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.