Какие установлены сроки хранения личных дел уволенных работников

Также смотрите:

Назначение и цели личных дел

Для коммерческих компаний обязанность ведения и порядок составления личных дел не установлены. Руководитель организации самостоятельно принимает решение о целесообразности составления и ведения подобных документов. Для госкомпаний/госорганов такое требование есть в Указе Президента РФ от 01.06.1998 № 640: они оформляют личные дела на каждого трудящегося.

Личное дело включает в себя пакет документов о трудовой деятельности сотрудника, а также о его образовании, опыте работы, семейном положении, статусе военнообязанного. Его создают и ведут лишь во время занятости сотрудника в компании, а после его увольнения сдают в архив.

В личное дело включают документы:

• предоставленные работающим во время трудоустройства;
• издаваемые в компании в период его деятельности.

Полученная информация нужна работодателю для:

• оформления трудовых отношений;
• организации последующего обучения работника;
• разработки планов карьерного роста;
• обеспечения безопасности;
• контроля качества исполняемых должностных функций.

Состав и порядок формирования личных дел

Как правило, личное дело формируют в течение 7 дней после приема работника. Для этого на него заводят отдельную папку. Ее обложка выступает в качестве титульного листа. Заполняют, например, по форме из Приложения № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Помимо этого, на обложке посередине листа можно указывать:

• Ф.И.О. сотрудника;
• дату его рождения;
• дату начала ведения личного дела;
• дату трудоустройства в компанию;
• регистрационный номер личного дела.

ВАЖНО!

Личное дело может быть сформировано не только в традиционном – бумажном виде – но и в виде электронного архива копий всех документов. Его хранят на защищенном от несанкционированного доступа сервере компании.

Для внесения записей используют черную, синюю или фиолетовую ручку. Все исправления заверяют росписью ответственного за ведение личных дел работника.

В папку подшивают следующий перечень документов:

1. Автобиография (при наличии) или анкета, заполненная в качестве соискателя до приема на работу.
2. Копия паспорта.
3. Копия военного билета.
4. Копия ИНН.
5. Информация о СНИЛС.
6. Копии документов об образовании.
7. Фотография работника.
8. Заявления о приеме на работу и увольнении, переводе на другую должность.
9. Копии приказов о приеме, увольнении, кадровом перемещении.
10. Экземпляр трудового договора.
11. Листы аттестации.
12. Уведомление о возможности перехода на электронную трудовую книжку и заявление работника по этому вопросу.
13. Характеристики и рекомендательные письма.
14. Копии документов о поощрениях и награждениях.
15. Прочие документы о трудовой деятельности.

ВАЖНО!

Запрещено запрашивать при трудоустройстве иные документы, кроме поименованных в ст. 65 ТК РФ. Поэтому, если в состав личного дела будет входить более широкий перечень документов, возможность предоставления их работником следует предусмотреть в локальных актах организации.

Личные дела нумеруют по порядку. При этом номера, присвоенные папкам уже уволенных работников, больше не используют.

Каждое дело регистрируют в специальном журнале. Кроме того, собранная папка должна включать внутреннюю опись включенных в неё документов.

Порядок передачи в архив и сроки хранения личных дел работников

Поскольку в состав личного дела включают информацию в том числе содержащую персональные данные, к порядку его ведения и последующего хранения предъявляют определенные требования. Так, доступ к ним должен иметь ограниченный круг лиц. Например, только из кадровой службы.

Для текущего хранения личных дел во время работы сотрудника используют несгораемые шкафы или специальные запирающиеся металлические картотеки.

Нельзя оставлять папки без присмотра на столе. Следует убирать их в место хранения сразу после добавления необходимых записей или документов.

При увольнении приказ о расторжении трудовых отношений, а также основания к нему – последние документы, подшиваемые в дело. После этого личное дело уволенного сотрудника считается закрытым и передают в архив.

Завершение оформления папки перед передачей на хранение включает:

• прошивку, переплет всех документов;
• нумерацию всех листов;
• оформление листа-заверителя.

• оформление внутренней описи содержания папки.

Компании обязаны обеспечить сохранность архивных документов. Поэтому именно на них возложена ответственность за хранение личных дел уволенных сотрудников в течение положенных сроков (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ).

В настоящее время установлены следующие периоды обеспечения сохранности для такой документации (п. 4.8 приказа Росархива от 20.12.2019 № 237 и ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ):

• для дел, завершенных до 01.01.2003 – 75 лет;
• для дел, законченных после 01.01.2003 – 50 лет;

ВАЖНО!

Исчислять сроки хранения личных дел уволенных работников нужно с 1 января года, следующего за годом их закрытия.

Закрытые документы должны быть переданы в архив не позднее чем через 3 года после их завершения (п. 4.1 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). До сдачи на хранение дела окончательно оформляют и заносят в опись.

Дела передают в архив личных дел уволенных работников на хранение по описи и с обязательным присутствием сотрудника ответственного за их ведение отдела и представителя архива компании. Принимающий работник расписывается за полученные папки, а в случае выявления расхождений по количеству об этом делают пометки в столбце «Примечание» описи. На каждом листе описи прописывают итоговое количество принятых дел, дату передачи и подписи сдавшего и принявшего работника.

По окончании срока хранения личное дело может быть уничтожено.