В обязанность работодателя входит правильное заполнение трудовых книжек, а также их хранение. Поэтому необходимо время от времени проводить проверки, чтобы убедиться, что все условия выполнены надлежащим образом. Также это рекомендовано делать при смене должностного лица, в чью ответственность входит работа с этими документами. Если подобное происходит, то составляют акт передачи трудовых книжек. Образец, который вы найдете по ссылке в конце этой статьи, поможет правильно его подготовить. Кроме того, данный акт может быть нужен и в некоторых других ситуациях, поэтому стоит разобраться во всех тонкостях его оформления.
Причины составления
Назначение данного документа в том, чтобы зафиксировать движение большого количества книжек. При необходимости работодатель сможет использовать его в дальнейшем, чтобы подтвердить этот факт. Поэтому составление акта приема-передачи трудовых книжек по образцу, предлагаемому нами, будет не лишним: необходимо сделать всё правильно и без ошибок.
Подобная потребность может возникнуть в следующих ситуациях:
- при смене сотрудника, в ответственность которого входит работа с книжками;
- во время реорганизации компании, если происходит выделение новой структуры или поглощение предприятия;
- при передаче определенной части книжек в отдельные подразделения.
Возможны и другие причины. Акт приема-передачи трудовых книжек необходим в любом случае, кроме выдачи книжки непосредственно на руки ее владельцу.
Также см. «Как правильно написать заявление на выдачу трудовой книжки?».
Составление и заполнение
В конце этой статьи вы сможете скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек, чтобы правильно его составить. В любом случае, это должен делать не один человек: назначают комиссию, которая может состоять из 3-х лиц и более. Для этого подготавливают соответствующий приказ, который выпускают в организации.
ВНИМАНИЕ
В состав комиссии не может входить сотрудник, который передает бланки и тот, кто будет их принимать.
Члены созванной комиссии должны выбрать председателя, который будет руководить процессом.
Акт подписывают члены комиссии. Также этот документ должен быть утвержден руководителем организации.
Если книжки передают в другую компанию, то утвердить акт для совершения этого действия может любой из руководителей.
При необходимости мы предлагаем скачать образец акта передачи трудовых книжек и использовать его для заполнения. Дело в том, что официально утвержденного варианта для этого документа нет, поэтому многие организации пользуются готовыми образцами либо разрабатывают собственные варианты, если это необходимо.
В акте должны присутствовать следующие пункты:
- полное название организации (при этом для составления документа можно использовать официальный бланк компании);
- дата составления;
- гриф утверждения и печать (если она есть);
- указывают полный состав комиссии и непосредственную причину, по которой передают книжки;
- сведения о книжках вносят в таблицу, а также их количество;
- подписи.
Несмотря на то что установленной формы не существует и можно использовать образец акта проверки трудовых книжек или разработать собственный вариант, есть некоторые общие требования к этому документу:
- он может быть составлен в письменном виде, на компьютере или от руки;
- в нем не должно быть исправлений, недопустимы помарки (вариант, составленный от руки, должен хорошо читаться);
- подписи должны быть поставлены лично владельцами;
- если в документе несколько страниц, то их нумеруют по порядку и сшивают вместе.
Всё это имеет значение, когда производят проверку трудовых книжек. Ведь если документация подготовлена неправильно, она не будет иметь юридической силы.
Также см. «Книга (журнал) учета трудовых книжек».
С нашего сайта бесплатно скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек можно по прямой ссылке далее.
Скачать (akt-priema-peredachi-trudovyh-knizhek-skachat.doc)