Списание трудовых книжек

Одна из обязанностей работодателей по отношению к сотрудникам – правильное ведение и заполнение трудовых книжек. От этого зависит дальнейший расчет стажа и пенсии, поэтому к оформлению данной документации предъявляют строгие требования, которые нужно соблюдать. Книжка – многостраничный документ с несколькими разделами. Хранится она у работодателя. Существует также особый порядок, касающийся учета книжек. Однако сотрудники, ответственные за работу с этими документами, иногда могут допускать ошибки, поскольку от них никто не застрахован даже при самом ответственном подходе. В этом случае испорченный бланк нужно будет уничтожить, и эта операция требует документального заверения с составлением соответствующего акта. Чтобы его оформить, можно использовать наш образец акта на списание трудовых книжек.

Общие особенности

По своему значению трудовая книжка – основной документ, который используют в качестве основания для вычисления стажа и расчета пенсии. Помимо обязательных разделов и страниц, которые в ней присутствуют, также могут использоваться дополнительные вкладыши – если место в каком-то разделе закончилось, но есть необходимость в продолжении записей.

Документ хранят в организации, где на данный момент трудится работник. Заполняет его работодатель.

Если человек впервые куда-то трудоустроен и пока не имеет книжки, то работодатель должен ее завести. При увольнении книжку отдают сотруднику на руки.

Также см. «Как завести трудовую книжку впервые».

Оформление списания

Ситуации, в которых по каким-то причинам может потребоваться списание книжек, достаточно редки, но иногда всё же возникают. Четкого регламента по этому поводу нет, однако сделать всё равно придется, чтобы не столкнуться с негативными последствиями в будущем.

Причиной для списания может быть порча самой книжки и ее бланка либо вкладыша. При этом обстоятельства могут быть очень разными – начиная от ошибки кадрового сотрудника и заканчивая стихийным бедствием. Например, пожаром в помещениях, где хранили книжки. В любом случае, нужно выполнить все необходимые действия и проводки по списанию трудовых книжек.

ИНФОРМАЦИЯ

При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую их следует списать с забалансового счета – Кт 006.

Есть определенный порядок, указывающий, как именно должно проводиться списание.

Также см. «Реализация трудовых книжек сотрудникам: проводки».

Учитывая статус рассматриваемых документов, необходимо предварительно созвать специальную комиссию, которая подтвердит, что книжки действительно необходимо списать, а также проконтролирует этот процесс. При этом учтите что:

  • состав комиссии не предусмотрен законодательно, поэтому организация вправе самостоятельно принимать решение по данному вопросу: для определения лиц, которые будут участвовать в комиссии, можно использовать локальные акты в качестве основания либо отдельно издать соответствующий приказ;
  • комиссия проводит инвентаризацию документов, а также присутствует непосредственно во время их уничтожения;
  • после окончания всех действий заполняют акт, подтверждающий эту процедуру. Можно использовать произвольную форму.

Далее показан образец акта на списание трудовых книжек:

 

                                                               Утверждаю

                                                       Генеральный директор

                                                            ООО «Гуру»

                                                      Краснов   В.В. Краснов

                                                                                            (подпись)

                                                                                                                                     01.10.2018

                                                     (дата утверждения)

 

АКТ

о списании трудовых книжек

 

Составлен комиссией, назначенной приказом генерального директора ООО «Гуру» от 27.09.2018 № 032, в составе:

·         председателя комиссии – начальника отдела кадров И.Ю. Сидорова;

·         членов комиссии – начальника юридического отдела Н.Т. Марфиной;

·         специалиста отдела кадров – И.Н. Зотова.

Настоящий Акт свидетельствует о том, что указанной комиссией в соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», 01.10.2018 были списаны и уничтожены (измельчены с помощью шредера) следующие испорченные в результате неправильного заполнения бланки:

·         трудовой книжки – 1 (один) бланк (серия ТК-V № 123784);

·         вкладыша в трудовую книжку – 1 (один) бланк (серия AT ВТ № 441177).

Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении.

 

Подписи членов комиссии:

 

Председатель комиссии            Сидорова             Ю.И. Сидорова

(подпись)

 

Члены комиссии:                        Марфина             Н.Т. Марфина

(подпись)

 

Зотов                   И.Н. Зотов

(подпись)

 

Для того чтобы уничтожить книжки, обычно используют специальный аппарат, который измельчает бумаги – так называемый шредер. Однако нет какого-то закона, обязывающего организацию в обязательном порядке иметь такую технику, поэтому при ее отсутствии можно воспользоваться другими вариантами. Допустимо:

  • сожжение бумаг в специально отведенном месте;
  • измельчение их ножницами вручную.

Также можно воспользоваться услугами специальных фирм, которые готовы уничтожить большие объемы документов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Загрузка…