Книга (журнал) учета трудовых книжек

Каждый наниматель при работе с кадровыми документами должен вести журнал учета трудовых книжек (скачать образец можно в конце данной статьи). Эта учетная книга ведения трудовых книжек подлежит заполнению предприятиями и ИП любого масштаба. Главным критерием необходимости оформления журнала ведения трудовых книжек выступает наличие наемных работников (хотя бы 1 сотрудника).

Назначение журнала регистрации движения трудовых книжек

При приеме человека на вакантную должность работодатель заполняет его трудовую книжку. После внесения кадровых сведений этот формуляр остается на хранении у нанимателя.

C:\Users\Вова\Desktop\БУХГУРУ\сентябрь 2018\Журнал учета трудовых книжек (скачать образец) ВЕБ\kniga-zhurnal-ucheta-trudovyh-knizhek.png

В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек. Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2003 г. № 225.

Учет должно вести как по книжкам, полученным от работников, так и по чистым формам, которые закуплены компанией для заведения на имя новопринятых сотрудников без рабочего стажа.

Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным. Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.

Также см. «Реализация трудовых книжек сотрудникам: проводки».

Как заполнять журнал

Унифицированный образец книги учета трудовых книжек скачать можно в конце этой статьи, а его образец закреплён постановлением от 10.10.2003 г. № 69. Минтруд в данном инструкционном материале приводит порядок оформления учетного журнала.

Страницы типового образца журнала регистрации трудовых книжек содержат 13 граф:

C:\Users\Вова\Desktop\БУХГУРУ\сентябрь 2018\Журнал учета трудовых книжек (скачать образец) ВЕБ\kniga-zhurnal-ucheta-trudovyh-knizhek-obrazets.png

РеквизитКак заполнять
Колонка № 1Предназначена для проставления порядковой нумерации. Здесь фиксируют номера в хронологическом порядке. Данные отражают по имеющимся на хранении у компании трудовым книжкам и незаполненным вкладышам к ним.
Графы 2-4 журнала учета трудовых книжекОтведены для обозначения даты поступления к работодателю очередного кадрового формуляра (вписываемая дата должна совпадать с моментом приема на должность или днем открытия новой трудовой)
Колонка № 5Указывают Ф.И.О. владельца трудовой
Графа 6Фиксируют серию и номер регистрируемых бланков
Графа 7 журнала регистрации трудовых книжекСодержит набор информации о занимаемой должности владельцем трудовой
Колонка 8Обозначает структурное подразделение, в котором трудоустроен сотрудник
Графа 9Раскрывает реквизиты приказа о приеме человека на вакантное место
Колонка 10Кадровый инспектор своей подписью подтверждает факт приема документов на ответственное хранение
Графа 11Обозначает данные учета трудовых книжек, связанные с полученным работодателем денежного возмещения стоимости чистого бланка трудовой от принятого работника без официального стажа
Последние колонкиОтведены для фиксации сведений о движении документации уволенных работников: здесь вписывают дату возврата формуляра его владельцу, ставят подпись работника, удостоверяющую факт выдачи ему трудовой книжки.

Как вести журнал

Обязательства по организации достоверного учета трудовых книжек на предприятии возложены на работодателя нормами правительственного постановления от 16.04.2003 г. № 225.

Согласно действующим правилам заполнения книги движения трудовых книжек, чистый экземпляр учетного журнала может быть куплен в магазине канцтоваров, заказан в типографии или распечатан самостоятельно.

Подготовленный образец книги регистрации трудовых книжек должен быть подписан – указывают его наименование и приводят данные, идентифицирующие работодателя.

При открытии нового образца журнала выдачи трудовых книжек на его титульном листе необходимо проставить дату открытия учетной книги. А при исчерпании запаса чистых листов журнал закрывают. При этом соответствующую дату этой операции фиксируют на обложке – титульном листе книга учета движения трудовых книжек.

Ваш образец заполнения книги учета движения трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям по оформлению данного учетного регистра:

  • важный момент, как прошить книгу учета движения трудовых книжек: переплет должен быть твердым;
  • страницы нумеруют и шнуруют для исключения возможности несанкционированного изъятия заполненных листов;
  • есть особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых книжек: руководитель фирмы проставляет удостоверительную надпись, рядом с которой указывает количество страниц в документе.

Внесение информации в рассматриваемый учетный регистр производят при каждом случае приема штатных работников и при расторжении договоров с сотрудниками.

Персональные данные владельцев трудовых книжек вносятся в документ без сокращений.

Дату увольнения в реестре трудовых книжек обозначают как последний рабочий день владельца формуляра или как день пересылки трудовой по почте. В последнем случае обязательно должны быть приложены квитанции об отправке письма и согласие работника на такой способ получения бумаг.

Также см. «Отправка трудовой книжки по почте при увольнении».

Поле для подписи работника может содержать:

  • подпись получателя трудовой книжки;
  • пустое место, если работник не явился для получения документов;
  • реквизиты акта об отказе в росписи.
Учтите, что законодательно закреплен срок хранения заполненного бланка журнала учета трудовых книжек – 75 лет.

Книга лежит на хранении у должностного лица, которое назначено ответственным за ее заполнение. При неправильном оформлении регистра наказание назначают по нормам ст. 5.27 КоАП РФ.

С нашего сайта бесплатно скачать журнал учета движения трудовых книжек можно по прямой ссылке здесь.

 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Загрузка…