Смотрите также
×
Для чего нужен и как ведется журнал…
Как оформить личное дело работника
Автор:

Как сделать опись дел по личному составу

Для обеспечения полноценного учета и сохранности документов по персоналу необходимо ежегодно составлять опись дел по личному составу предприятия. Официальных требований ни к форме, ни к содержанию такого регистра не установлено, поэтому коммерческие компании вправе самостоятельно определять его параметры. Вместе с тем, наличие подобного реестра обязательно.

Нормативная база, закрепляющая обязательность вести опись дел

Основным документом, предписывающим компаниям обязательно регистрировать документацию по личному составу, выступают Правила, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. В них организациям предписывается:

  1. Проводить ежегодную экспертизу ценности документов (п. 4.11 Правил).
  2. На основе проведенной оценки формировать описи дел по личному составу и обеспечивать их сохранность (п. 4.12 Правил).
Описи должны составлять все компании, независимо от того, являются ли они источниками формирования госархивов.

Правила составления описей дел по личному составу

Документы по личному составу должны быть непосредственно связаны с оформлением и регламентацией трудовых отношений сотрудника и нанимателя. Не относятся к данной категории документации (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):

  • распоряжения руководителя, поступившие в службу персонала для выполнения, или иные документы организационно-распорядительного характера;
  • переписка, связанная с регулированием трудовых отношений;
  • организационно-правовая документация (инструкции; положения).
Все журналы для регистрации и учета включаются в состав документации по личному составу и должны быть поименованы в описи.

Лучше проводить составление 1 описи дел по личному составу за каждый год, однако, если компания небольшая и имеет незначительный объем документооборота, возможно делать 1 подобный реестр за несколько лет. Законодательно не регламентировано составлять ли одну опись на все виды документов или делать отдельную под каждую категорию документации. Организации придется самой принимать такое решение. Для коммерческих компаний, не являющихся источником формирования госархивов, необходимо оформлять опись не менее чем в 3 экземплярах (п. 5.5 Правил). Регистрировать опись в каком-либо журнале при оформлении не нужно, ее зарегистрируют и присвоят номер при помещении в архив.

Форма описи и порядок ее заполнения

В качестве бланка описи дел по личному составу, рекомендуется использовать форму из Приложения № 15 к приказу № 526.

Законченная опись подписывается ответственным за ее заполнение работником и сотрудником архива. Ниже представлен образец заполнения описи дел по личному составу компании.

Особенности составления описи личных дел сотрудников

Если компания накапливает документацию по каждому сотруднику в отдельных папках, ей необходимо обеспечить учет личных дел работников и их сохранность. Опись составляется по тем же правилам, единственное отличие заключается в том, что в качестве заголовков таких дел указывается ФИО сотрудника. Ниже приведен образец описи дел по личному составу на конкретных работников.

Подобные бланки могут быть организованы в течение года в виде журнала, состоящего из сшитых листов описи. В этом случае все листы описи нумеруются, сшитый журнал заверяется подписью и печатью ответственного лица.

Согласование и утверждение описи в коммерческой компании

В большинстве компаний, поскольку они не участвуют в формировании госархива, описи дел по личному составу согласуются только специально созданной для этого экспертной комиссией. Она оценивает описи после проведения экспертизы ценности документов. В совсем маленьких организациях описи по итогам года могут сразу подаваться на подпись директору.

В результате 3 экземпляра утвержденной руководителем распределяются:

  • один в ответственный за составление отдел;
  • один помещается непосредственно в первое дело;
  • последний остается у работника архива для текущей работы.